Was zeichnet einen innovativen Remote Prozess aus?

Ruppert Bodmeier: Herzlich willkommen zu einem neuen Innovation Hack mit Digital Kompakt. Mein Name ist Ruppert Bodmeier, ich bin Co-Gründer von Disrooptive und wir helfen im Grunde Unternehmen auf völlig neue Lösungsansätze und Ideen zu kommen.

Und in der heutigen Innovation Hack-Folge soll sich alles rund um das Thema Remote-Prozess drehen. Die Pandemie hat uns irgendwie an der Hand und es ist jetzt irgendwie auch kein großer Ausblick, dass das jetzt in den nächsten Wochen besser wird. Aber davon mal unabhängig, selbst wenn die Pandemie vorbei ist, dann werden sich schon ein paar grundlegende Dinge in der Zusammenarbeit ändern. Viel mehr Leute werden den Anspruch haben, dass sie von zu Hause arbeiten wollen. Man wird viel mehr über mehrere Standorte hinweg die Arbeit koordinieren müssen. und da stellt sich natürlich die Frage, wie muss man denn einen Remote-Prozess denn aufsetzen? Wie kann denn ein Remote Sprint aussehen und was ist essentiell, damit dieser herausragend gut funktioniert? Darüber soll sich die heutige Folge drehen. und dann lasst uns mal die 1. Es gibt drei wesentliche Elemente, die einen Remote-Prozess auszeichnen. 1. Er muss dezentral sein. 2. Er muss asynchron sein. 3. Er muss autark sein. Was heißt das? Dezentral bedeutet über mehrere Standorte hinweg. Asynchron bedeutet, dass das nicht parallel passieren muss, sondern dass das zu unterschiedlichen Zeiten passieren kann.

Die eine Person arbeitet am Montag daran, die andere Person am Dienstag, eine andere Person verteilt über Montag, Dienstag und Mittwoch. Und autark bedeutet, jeder in seinem eigenen Arbeitstempo und eben mit der Zeit investiert, das einem eben zur Verfügung stellt. Wie setzt man dann einen Remote-Prozess auf, der dezentral, asynchron und autark ist? Das heißt, man muss im Grunde Routen festlegen. Zum Beispiel die Routen, die wir für unseren Remote-Prozess festgelegt haben. Erster Schritt, was ist die Kundenperspektive zu einem bestimmten Thema oder einer Herausforderung? Zweiter Schritt ist, was für Beispiele anderer Branchen sollten wir uns anschauen, die ähnliche Probleme schon mal gelöst haben. Dritter Schritt ist, wie können wir mit einem ausgewählten Problem plus die Kombination an anderen Branchenlösungen es so adaptieren, dass es für unsere Branche funktioniert. Und vierter Schritt ist, wie könnten diese Hypothesen, die wir aufstellen, im Detail aussehen. Das heißt Vier Routen, die wir abgehen. Jede Route legen wir einzelne Schritte fest. Zum Beispiel die Route 1, die Erarbeitung der Kundenperspektive, sind exakt vier Schritte. Und für jeden einzelnen Schritt haben wir eine eigene Arbeitsvorlage definiert, wo klar ist, welche Inhalte müssen beispielsweise in Schritt 1 von Route 1 erarbeitet werden, sodass immer jedem klar ist, was passieren muss. Und so dekliniert man das. komplett durch.

Wir haben insgesamt für alle vier Routen, die wir für einen Prozess erarbeitet haben, in der Summe ungefähr 15 Arbeitsschritte definiert. Und so geht man peu a peu voran. Das bringt uns gleich zur dritten Frage. Das heißt, wie setzt man so eine beispielhafte Route auf? Das sind sechs Themenpunkte, die ihr abarbeiten müsst.

Erster Themenpunkt ist, ihr braucht insgesamt ein Thema. Das heißt, welche Themen habt ihr heute bei der Organisation, mit denen ihr euch beschäftigen müsst? und welche von diesen Themen haben eine hohe Dringlichkeit. Wenn ihr so vorgeht, dann kriegt ihr in der Regel immer ein Thema, mit dem ihr auch eine hohe Aufmerksamkeit der Organisation bekommt und damit auch eine Bereitschaft, eben eine solche Route aufzusetzen.

Der zweite Themenschwerpunkt ist, ihr müsst für dieses Thema ein exaktes Briefing erstellen. Das heißt, was ist die Aufgabenstellung, was ist das Ziel, warum gibt es dieses Projekt, was erwarten wir an Ergebnissen und was wollen wir insgesamt an Wert damit in der Organisation schaffen.

Dritter Themenschwerpunkt, verantwortlich knüpfen. Wer exakt hat für diesen Remote-Prozess den Hut auf und wer hat exakt für dieses Thema den Hut auf, damit man immer weiß, an welche Person man sich eben wenden kann.

Vierter Themenschwerpunkt, ich muss die erste Gruppe für die erste Route festlegen. Als Erinnerung, unsere erste Route ist die Kundenperspektive. Das heißt, wir setzen dann eben für diese Route beispielsweise eine Gruppe von zehn Leuten auf und diese zehn Leute erarbeiten nichts anderes als die Kundenperspektive und jeder dieser einzelnen Personen geht die ersten vier Schritte eben der ersten Route ab.

Dann als fünften Themenschwerpunkt, lege ich noch ein Startdatum fest, meinetwegen kommender Montag.

Und ich lege dann als sechster Teamschwerpunkt noch eben einen Endpunkt fest, meinetwegen bis Ende der Woche müssen alle die erste Route mit der Erarbeitung der Kundenperspektive durchgegangen sein. Und dann lasse ich die Leute los und laufen und ist in ihrem Tempo autark, Asynchron, wann immer sie Zeit haben und dezentral, von immer, wo immer sie auch arbeiten, los und eben die Inhalte erarbeiten. Soll jetzt Fasel der Ruppe, der permanent immer irgendwas von Routen und man steht da irgendwie Ochs vom Berg, was meint denn der jetzt da wieder damit? Das bringt uns jetzt nämlich zur vierten und letzten essentiellen Frage. Wie kann denn eine solche beispielhafte Route aussehen? Nochmal kurze Erinnerung, unser Remote-Prozess. Unser Framework Rapid Innovation besteht aus vier Routen. Erste Route Kundenperspektive erarbeiten. Zweite Route Lösungsbeispiele anderer Branchen, die so ein Thema schon mal angegangen sind. Dritte Route ist Innovation durch Rekombination.

Also wir können ja ein Problem mit Beispielen anderer Branchen so adaptieren, dass für uns ein Schuh draus wird. Und vierte Route ist, wie können wir diese Lösungen so detaillieren, um damit ein frühes Gefühl dafür zu kriegen, wie könnte das wirklich im Detail aussehen. Die erste Route, die Kundenperspektive, habe ich euch erzählt, gehen wir vier Schritte ab. Das heißt, wir haben ein Briefing aufgesetzt, wir haben die Aufgabenstellung klar formuliert, wir haben die Ziele von dem Projekt formuliert, das geben wir den Leuten mit. Und dann verlangen wir vier Schritte ab, für jeden Schritt gibt es eine Arbeitsvorlage und Schritt 1 von Route 1 ist, du hast 5 Minuten Zeit, dir so viele Kunden-Payments wie nur irgendwie möglich zu sammeln, auf Basis der Aufgabenstellung, die wir euch rüber geschickt haben. 5 Minuten Zeit, starte jetzt und so bereitest du die Payments auf. Dann, nach weiteren 5 Minuten, sagen wir ihnen, von all den Payments, die du gesammelt hast, Wähle einen Painpoint aus, den du für essentiell schwerwiegend hältst und exakt den trägst du dann in die Vorlage von Schritt 2 ein. Das heißt, erst machen wir den Baum groß auf, viele Painpoints sammeln, dann setzen wir einen qualitativen Filter im Sinne von, bitte nimm nur wirklich Hardcore-Painpoints raus, damit das, was wir angehen wollen, wirklich relevant ist.

Danach erfolgt der dritte Schritt. Basierend auf dem Pain-Point, den du ausgewählt hast, stelle so viele Wie-Können-Wir-Fragen aus Perspektive der Kunden, wie man diesen Pain-Point lösen könnte. Zum Beispiel, wie können wir Kunden besser an die Hand nehmen, sodass sie nicht lost sind. Wie können wir Kunden die Informationen besser aufbereiten, sodass sie sofort verstehen. Du hast wieder Fakten. Fünf Minuten Zeit, zu viele Wie-Können-Wir-Fragen zu sammeln, wie du möchtest. Und hier hast du wieder im dritten Schritt die Arbeitsvorlage, wie du die aufbereitest. Go. Und dann kommt der vierte und letzte Schritt in der ersten Route. Wähle von all deinen gesammelten WKW-Fragen exakt die WKW-Frage aus, die du für Abstand am besten hältst.

Und für die Auswahl hast du wieder fünf Minuten Zeit. Und die trägst du bitte hier ein und das finale Ergebnis schickst du an den Projektverantwortlichen oder die Projektverantwortliche von eben diesem Thema und dann hast du auch schon deine Wochenarbeit erledigt. Das war's im Kern. Das heißt, lasst es mich noch einmal kurz zusammenfassen. Worauf kommt es an bei einem Remote-Prozess? Erstens, er muss dezentral, asynchron und autark sein. Wie setzt man den auf? Ihr müsst ganz klar die Routen festlegen. Unsere Kundenperspektive, Beispiele anderer Branchen, Innovation durch Rekombination, Lösungshypothesen detaillieren. Pro Route legt ihr immer einzelne Schritte fest und für jeden einzelnen Schritt eine einzelne Vorlage. Dritter Themenschwerpunkt, Themasetzen, die wichtig sind in der Organisation, damit ihr Commitment bekommt. Briefing aufsetzen, Aufgabenstellung, Ziel, Beschreibung etc. Drittens, Verantwortlichkeiten definieren. Viertens, Gruppe zumindest schon mal für die erste Route und die ersten vier Schritte festlegen. Dann fünfter Schritt, Vorlagen. Startdatum festlegen, sechster Schritt, Startendpunkt festlegen, also bis wann müssen die Leute liefern. Und die vierte essentielle Frage ist, wie sieht so eine beispielhafte Route aus? Ich habe für unseren Remote-Prozess, für die erste Route, die wir gehen, mal die einzelnen Schritte kurz durchdekliniert. Fünf Minuten Zeit, um basierend auf der Aufgabenstellung so viele Kunden-Pain-Points wie möglich zu sammeln. Danach fünf Minuten, um einen Pain-Point auszuwählen. Weitere fünf Minuten, so viele WKW- Basierend auf dem ausgewählten Pellenpoint eben erarbeiten und dann nochmal fünf Minuten den mit Abstand beste Frageformulierung, WKW-Frage auswählen, mit der man glaubt, dieses Thema wirklich angehen zu können.

Das machen beispielsweise innerhalb einer Woche 10, 20, 30 Leute aus irgendwelchen Abteilungen querfeldein so divers wie möglich, so viele Blickwinkel wie möglich einsammeln. Und all diese Personen arbeiten diese 20 Minuten verteilt über die gesamte Woche ab, schicken das Ende der Woche an eben die Projektverantwortliche oder den Projektverantwortlichen und die Personen beginnen dann all diese Perspektiven zu sammeln, zu clustern, nach inhaltlichen Gemeinsamkeitensuchungen und so lässt sich innerhalb kürzester Zeit aus verschiedensten Ebenen aus der Organisation heraus ganzheitlich ein Thema beleuchten und in kleinere Teilprobleme zerlegen. Und das ist im Grunde nur die erste Route mit den ersten vier Schritten, wie zum Beispiel unser Prozess abläuft und ich hoffe, euch hat das mal eine Inspiration gegeben, wie ein solcher Remote-Prozess und Sprint aussehen kann. Wie immer bei Fragen super gerne melden, wie immer, ihr habt irgendwelche Wünsche, Themen, mit denen ihr euch rumschlägt, bitte gerne an Joel oder mich wenden und wir versuchen dann diese Themen auch immer gerne aufzugreifen.

Ansonsten hoffe ich, dass es euch mal wieder massiv weitergeholfen hat, dass da gute Tipps für euch dabei waren und dann sehen wir uns beim nächsten Mal wieder beim nächsten Podcast. Freue mich schon, wenn ihr wieder einschaltet. Bis dann! Und tschüss.