Trotzt Corona am Ball bleiben: Remote Innovation

Ruppert Bodmeier: Herzlich willkommen zu einem neuen Innovation Hack mit Digital Kompakt. Mein Name ist Ruppert Bodmeier, ich bin Co-Gründer von Disrooptive.com und wir helfen Unternehmen in radikal kurzer Zeit disruptive Innovationen zu entwickeln und wir haben uns dazu entschlossen aufgrund eben der aktuellen Corona-Krise eine Sonderausgabe aufzunehmen. und bevor ich mit der eigentlichen Folge anfange, hoffe ich erst einmal, dass es euch allen gut geht, dass es vor allem euren Familien gut geht.

Und bei aller wirtschaftlichen Liebe, vielleicht ist der Virus jetzt auch eine Chance, sich nochmal darauf zu besinnen, was wirklich im Leben wichtig ist. Ich denke, es gibt nichts Wichtigeres, dafür Sorge zu tragen, dass die Menschen, die man liebt, dass denen nichts passiert. Und das sollte, glaube ich, so heute unser Hauptaugenmerk bei allem, was wir machen und wie wir handeln, eben sein. Und wie immer, wenn der Wind der Krise weht, dann bauen manche Menschen eben Mauern auf. und andere Windmühlen. Aber wie baue ich denn weiterhin Windmühlen auf, wenn alles runterfährt, wenn alle ins Homeoffice gehen? Das heißt, wie kann denn ein Innovationsprozess remote funktionieren? Wie muss der aufgesetzt werden? Wie kann ich denn Themen weiter anschieben, damit ich auch weiterhin irgendwie auf Spur bleibe, an der Zukunft des Unternehmens arbeiten kann, gerade in Krisenzeiten vielleicht sogar noch wichtiger denn je, damit, wenn sozusagen alles wieder hochfährt und wir hoffentlich die Krise bald wieder überstanden haben, dass man vielleicht im Idealfall vielleicht sogar mit einem großen Vorsprung aus dem Startblock wieder herauskommt, weil man hat eben die Themen nicht links liegen lassen. Darum dreht sich unsere heute Folge, wie setze ich einen Innovationsprozess remote auf, wie funktioniert das und wie kann es mir helfen, Dinge weiter voranzutreiben.

Insofern, ich freue mich auf die heutige Folge. Wie funktioniert denn ein total schneller Innovationsprozess, der remote abläuft und der einfach auch Menschen ermächtigt, die das nicht grundsätzlich anwenden? Um eben das mal auf den Punkt zu bringen, müssen wir uns eigentlich bestehende Innovationsprozesse einmal angucken. Das sind klassischerweise vor allem eben Design Thinking, die in der Regel via Workshop-Formate eben ablaufen oder eben auch Google Sprints. Und mein Problem mit diesen Formaten ist einfach erstens, dass gerade Design Thinking von der Grundidee natürlich total richtig ist, kommt vom Problem, Brainstorme, Bauschnellen Prototypen, aber dass die auftreten. Ausführung teilweise so massiv von den Leuten abhängt, die diesen Workshop leiten, dass es total entscheidend ist, welche Methoden kommen da eben zum Einsatz. Es gab schon so viele Design Thinking Workshops, wo die Leute gesagt haben, war total unterhaltsam, hat echt Spaß gebracht, aber irgendwie diese Lösungen, die sind für mich nicht greifbar. haben eine total hohe Flughöhe, das heißt eben irgendwo, dass man da eben einen pragmatischen Ansatz hat, der irgendwie sich schnell umsetzen lässt, das fehlt mir total in diesem Format und dass es vor allem eben auch als Workshop-Format vorwiegend eben funktioniert und umgesetzt wird, was ja in Zeiten von Corona super schwierig ist und damit keine wirkliche Alternative darstellt. Da hat mir das Google Sprint Format schon deutlich besser gefallen, weil es viel pragmatischer ist, viel produktbezogener ist. Wir haben das auch schon zigfach angewendet und die Ergebnisse, die dabei herauskamen, waren auch immer deutlich realistischer.

Das hat mir gut gefallen, aber es ist einfach ein Prozess, der wirklich einfach Experten braucht. Also Leute, die eine Profession haben, meinetwegen für UX-Design, Leute, die eine Profession haben, für so Interface-Designer eben aufzubauen. Das heißt, in der Regel gibt es eine Reihe von Organisationen, wo dann halt fünf bis acht Leute diese Sprints immer operativ durchführen. Aber wie sollen denn acht Leute teilweise eine Organisation von tausend Menschen oder mehr wirklich transformieren? Und oftmals sind diese Leute dann einfach der Flaschenhals, weil dort dann all da die Themen sich aufstapeln und die gar nicht hinterherkommen, eben diese Themen abzuarbeiten und gleichzeitig sind das Lösungen, die diese fünf bis zehn Personen halt immer erarbeiten und es ist im Grunde keine Lösung, die gesamtorganisatorisch entwickelt wurde, was es dann später wieder schwierig macht, die Dinge durchzusetzen.

Das sind so meine grundsätzlichen Probleme mit den Formaten, die es heute geht. Wie macht man es aber anders? Wie kann ich denn einen Innovationsprozess so aufsetzen, dass er a. gesamtorganisatorisch abläuft, b. dass er eben nicht nur von Expertise, Experten ausgeführt werden kann und C, dass diese nicht nur eben in Workshop-Formaten oder in Formaten, wo ich zusammen sein muss, abgelaufen können, sondern dass sie sich im Grunde prozessual in Arbeitspakete verteilen lassen, sodass diese remote ablaufen können. Das ist es, worum es sich heute dreht und da wollen wir eben unseren Beitrag beileisten. Um einen Innovationsprozess remote aufzusetzen, muss man sich grundsätzlich im Klaren sein, was ist eigentlich die Herangehensweise. Das heißt, wir haben ein Problem und dieses Problem wollen wir eben zerlegen und wollen es eben lösen und am Ende soll meinetwegen ein Prototyp rauskommen.

Wenn das das Commitment ist, dann weiß ich, okay, ich definiere ein Problem und am Ende habe ich eben einen Prototypen. Und den Weg dorthin muss ich in klaren Teilschritten zerlegen. Und in Teilschritte meine ich nicht Tag 1, Tag 2, Tag 3, sondern ich meine, welche 5 Schritte braucht es, um zu diesem Ziel hinzukommen. Bei uns ist es, wir sammeln Pain Points. So viele wie wir nur können, auf Basis des Themas, das wir ausgewählt haben. Das ist für uns Schritt 2. Schritt 2 ist, wir suchen nach Lösungen außerhalb anderer Branchen, die dieses Problem schon mal gelöst haben. Schritt 3 ist, wir zerlegen diese Lösungen, die am Markt existieren, in ihre Teilkomponenten.

Wir bereiten die Informationen auf, wir führen die Kunden durch den Prozess, wir interagieren mit den Kunden. Schritt 4 ist, wir kombinieren diese einzelnen Teillösungen, wir nennen die Erfolgsprinzipien, zu neuen Lösungsansätzen und adaptieren das auf unsere Branche. Und Schritt 5 ist, wir scribbeln erste Prototypansätze, wie konkret diese Lösung im Detail aussehen könnte und danach verproben wir das, was theoretisch wieder ein sechster Schritt ist. Man muss diese Schritte einfach zerlegen, die muss ein unabhängig eben von Tag, Zeit und Ort sein.

Sonst kann ich nicht einen Remote-Prozess eben aufsetzen. Deswegen immer überlegen, was ist der Startpunkt, was ist der Endpunkt, was passiert eigentlich dazwischen und wie lassen sich diese so clustern, dass man immer sagt, danach habe ich einen abgeschlossenen Schritt. Diese sind wichtig, weil immer nach diesen Teilschritten Gruppen wieder zusammenkommen können, um eben zu besprechen, was haben wir. Das heißt, nach Schritt 1 verteilen wir das Thema und sagen, jeder von euch sammelt jetzt die größten Pain-Points, die Kunden haben.

Die Leute gehen auseinander, haben dort Arbeitsvorlagen, sammeln so viele Pain-Points, wie sie finden können, tun das an einer Person, die eben das alles koordiniert zusammenbringt. sammelt alle Pain Points, clustert die nach inhaltlicher Zusammengehörigkeit und danach kommt man eben wieder zusammen als Gruppe für 15 oder 30 Minuten, guckt an, welche Cluster haben sich gebildet, welche Probleme haben wir gefunden, sind da Probleme dabei, die wir stark genug finden oder nicht stark genug finden, das heißt, wir bewerten diese, priorisieren sie, Probleme, die nicht stark genug sind, fliegen wieder raus, danach kann nochmal eine Schleife irgendwie erfahren, wir sagen so, hey, wir drehen diese Runde nochmal, jetzt haben nochmal alle zwei Stunden Zeit, irgendwie so viele Pain-Points wie möglich zu sammeln, Leute gehen wieder auseinander, sammeln die Pain-Points nach einem strukturierten Verfahren in einer bestimmten Vorlage, tun das an eine Person wieder zurückschicken, die das koordiniert und dann wird das Ganze geschärft. Und das macht man so lange, bis man zufrieden ist mit Schritt 1. Und so geht man jeden weiteren Schritt weiter. Grundsätzlich ein zweites Thema, was dabei wichtig ist. Nehmen wir mal an, wir haben jetzt eben unsere Vorgehensweise in 5 Schritte unterteilt. Dann darf ein einzelner Schritt einfach nicht zu mächtig sein, sondern ich muss diese in Teilaufgaben unterteilen. Das ist nämlich das Atomisieren von Alltagsaufgaben für ein klares Verständnis. Das heißt Wenn man Mitarbeitern komplett neue Aufgaben auf den Tisch legt, die vom Alltag deutlich abweichen, sind die meisten Menschen in der Regel erstmal einmal überfordert. Das heißt einfach, wenn man jahrelang stoisch einem Prozess folgt und diesen auf einmal hinterfragen soll, dann führt das zunächst natürlich erstmal zu Denkblockaden. Wenn ich zu Leuten hingehe und sage, hey, denk doch mal out of the box, dann stehen die Leute einfach erstmal wie Ochs vom Berge, wie out of the box und was heißt das überhaupt? und was will der denn da von mir? Wenn ich aber zu Leuten zugehe und sage, recherchiert nach Unternehmen, die ein ähnliches Problem auf eine völlig neue Art gelöst haben im Vergleich zum eigenen Unternehmen, beschreibt, was diese Lösungen auszeichnet, warum diese Kunden so gerne nutzen, überlegt euch, was dies für unsere eigene Branche bedeuten kann und wie wir das für uns nutzen können. dann überfordert das niemand.

Sechs Jahre Recherche habe ich schon hundertmal gemacht. Okay, gut, ich darf jetzt nicht nach Unternehmen in meiner Branche, okay, macht es ein bisschen schwieriger, muss ich halt ein bisschen mehr nachgucken. Aber das ist einfach ein Übersetzen von out of the box in Alltagsaufgaben, die jeder schon mal gemacht hat. Das ist astreines Deutsch, kein Denglisch, keine Fachbegriffe und als Ergebnis kriegt man trotzdem out of the box gedachte Lösungen. Das zeigt, wie man diese Themen viel leichter eben auch angehen kann. Das nächste große wichtige Thema ist, wenn man einen Innovationsprozess remote aussetzen möchte, dass man für jeden einzelnen Teilschritt eine eigene Arbeitsvorlage hat. Das heißt, anstatt irgendwelche Präsentationen irgendwie in der ganzen Organisation zu erdrücken, haben wir zum Beispiel für jeden einzelnen Arbeitsschritt in unserem eigenen Rapid Innovation Framework eine eigene Arbeitsvorlage erarbeitet. Das heißt, alles was Mitarbeiter noch machen müssen, ist pro Schritt das jeweilige Template mit Inhalten zu befüllen. Es ist ja eh schon schwierig genug, völlig neue Lösungsansätze zu entwickeln, daher sollte sich niemand mehr auch noch Gedanken darum machen müssen, wie man diese Ergebnisse herleitet oder aufbereitet oder geschweige denn für jedes Thema wieder eine völlig neue Präsentation zu bauen. Und gleichzeitig ergibt sich dadurch einfach eine Reihe von Vorteilen. Das heißt, Mitarbeiter investieren ihre Zeit in Themen, die wirklich wichtig sind, wie die Inhalte. Gleichzeitig lassen sich durch die immer gleiche Aufbereitung der einzelnen Arbeitsschritte auch verschiedene Lösungsansätze miteinander vergleichen. Niemand muss mehr Zeit und geistige Energie reinstecken, wie die einzelnen Lösungen erarbeitet oder aufbereitet wurden. Diese lassen sich also ohne großen Zeitaufwand vergleichen. sofort erfassen.

Der Kontext dabei ist immer völlig klar. Das spart Zeit und Mühe, die man stattdessen in die Entscheidungsfindung und die Schärfung der Lösungsansätze stecken kann. Lasst es mich noch einmal ganz kurz zusammenfassen, was wir bisher eigentlich uns gemeinsam erarbeitet haben. Das heißt, überlegt euch, was ist euer Startpunkt, was ist euer Endpunkt, also mit was für Ergebnissen wollt ihr rausgehen und in welche größeren Teilschritte lässt sich das zerlegen. Bei uns sind es beispielsweise fünf große Teilschritte. Das zweite, was ihr bedenken müsst, wie lässt sich ein Teilschritt in weitere Unterpunkte unterteilen? Denkt an das Out-of-the-Box-Beispiel. Sagt nicht, denkt Out-of-the-Box oder recherchiert, sondern unterteilt das in drei konkrete Aufgabenstellungen, die so formuliert sind wie eine klassische Alltagsaufgabe. Und das dritte ist, für jede kleineren Teilschritte, die ihr habt, macht bitte eine Arbeitsvorlage, sodass Leute nicht darüber nachdenken müssen, wie sie es aufbereiten, dass da nicht ein Kuddelmuddel zurückkommt. Der eine macht mit PowerPoint, der andere macht mit Keynote, der eine baut seine Folie so auf, jemand anders macht es auf dem Blatt Papier, sondern dass man sich auf ein einheitliches Format eben konzentriert. Das sind die drei Teilaspekte, wie das eben dann funktioniert. Jetzt haben wir ja die Basis gelernt, wie man einen Remote-Prozess aufsetzt, was es dafür braucht. Teilschritte, Unterpunkte und Arbeitsvorlagen. Und dann ist man eben in der Lage, konkret Arbeitspakete zu schnüren. Bei uns sieht das zum Beispiel so aus. In Teilschritt 3 wissen wir, wir wollen diese vier Dinge machen.

Für das erste muss diese Frage beantwortet werden. Dafür gibt es eine eigene Arbeitsvorlage. Wir verteilen sie an vier, fünf, sechs, sieben Leute, je nachdem, wie viele involviert sind. erklären kurz den Arbeitsschritt und geben jedem die Vorlage, wir gehen auseinander als Team, machen einen Termin aus, an dem wir uns wieder treffen wollen, das kann manchmal am gleichen Tag sein, manchmal kann es am nächsten Tag sein, wenn es anders zeitlich nicht geht, kann es sogar erst der übernächste Tag sein, aber auf jeden Fall müssen alle Leute bis dahin diesen einzelnen Teilschritt eben erarbeitet haben. Diese Ergebnisse eben wieder an jemanden liefern, wir bereiten diese final auf, kommen als Gruppe zusammen, gucken, was wir als Gruppe eben gesammelt haben, priorisieren diese nach einem geordneten Verfahren und gehen dann zum nächsten Teilschritt, wo es wieder die nächste klar formulierte Aufgabestellung gibt, mit eben einer klaren Einrichtung. Und so ziehen wir das durch. Bei uns ist das in unserem Rapid Innovation Framework haben wir fünf Schritte. Wir haben jeden Teilschritt in ungefähr vier kleineren Teilschritten unterteilt. Vier mal fünf, das heißt, wir können einfach 20 Schritte, die wir gesamt gehen müssen als Gruppe, um eben zu einem Ergebnis haben, nämlich zu einem Best-of-Click-Prototypen. Und das gibt einfach Menschenorientierung. Wir wissen immer jederzeit, wo wir stehen. Wir wissen, wie weit wir noch hingehen müssen und so weiter. Das ist einem Scrum-Prozess nicht so unähnlich. Das kann man ähnlich aufziehen. Frühmorgens trifft man sich, man verteilt eben das laufende Arbeitspaket. Man macht eben eine Feedback-Schleife wieder, wo man sich wieder zusammenkommt als Team und geht von dort aus dann wieder weiter. Und das bringt unglaublich viel Spaß. Es ist super effektiv. Jeder findet am Tag irgendwo 15 oder 20 Minuten, wo man sich mal mit so einem Thema beschäftigen kann. Gleichzeitig ist die Luft groß genug, dass man vielleicht irgendwelche Verknüpfungen machen kann, weil man noch irgendwo irgendwas liest und dadurch kommt eine unglaubliche Qualität zustande.

Insofern bleibt gesund, passt auf euch auf, passt auf eure Familien auf und baut weiter fleißig funktionierende Windmühlen.