Mindful Productivity: So bist du produktiv ohne auszubrennen

Joel Kaczmarek: Hallo Leute, mein Name ist Joel Kaczmarek. Ich bin der Geschäftsführer von digital kompakt und heute dieses Thema sage ich dir, wird der Knaller für dich, weil ganz ehrlich, es betrifft uns alle. Und der liebe Bernd, Bernd Kopin, mit dem ich heute diese Podcast-Folge aufnehme, der ist CEO bei Bridgeflow und der ist genau darauf spezialisiert, dir daraus zu helfen, nämlich wir reden über Mindful Productivity. Was heißt das? Wir wollen dir zeigen, wie du produktiv sein kannst, ohne auszubrennen. Weil wir kennen das ja alle, wir werden den Podcast eröffnen, mal so die Herausforderungen zu skizzieren, wie wir alle irgendwie nur am Hustlen sind und so Burn-On haben und was es auch mit unserer Firma eigentlich bisher schon so gemacht hat, weil die Firmen verändern sich ja auch, seit Corona hat sich ganz, ganz viel getan und da wollen wir dir raushelfen, indem wir dir ein paar Tipps geben, was kann man eigentlich als Individuum tun, um produktiv zu sein und trotzdem nicht dabei kaputt zu gehen und wie kann man eigentlich besser im Team miteinander zusammen arbeiten. So, nach hinten raus gibt es auch noch ein paar coole Hacks. Also ich glaube, die Folge hat es so richtig in sich heute. Und vielleicht auch kurzer Satz, wie Bernd und ich uns jetzt kennengelernt haben. Wir sind beide nämlich ziemliche Fans von Produktivität und haben uns auch über Asana kennengelernt. Weil wir sind mit digital kompakt Asana-User. Der liebe Bernd ist dort Heavy-User und hat mir gesagt, ey komm, lass doch mal eine Dreiecksbeziehung aufmachen. Asana ist also auch der liebe Sponsor von dem heutigen Podcast, weil die Jungs und Mädels haben es total gut verstanden. Genau das, worüber wir heute reden, nämlich umzusetzen, dass man ein sehr mächtiges Tool hat, mit dem man sehr produktiv ist, ohne dabei zu kaputt zu gehen, weil man gar nicht weiß, was eigentlich wo ist. Ich kann euch schon mal vorne wegnehmen. Wir haben versucht, es abzulösen. Es geht gar nicht, weil es einfach sehr, sehr gut ist. Und dazu dann später mal mehr. So, aber jetzt lieber Bernd, erstmal schön, dass du da bist. Moin, moin.

Bernd Kopin: Moin, moin. Freut mich sehr, hier zu sein.

Joel Kaczmarek: Erzähl mal kurz einen Schwenk zu dir. Wie bist du eigentlich zu deinem Thema gekommen? Was macht ihr so als Company? Ich glaube, das ist mal ganz interessant für die HörerInnen als erstes zu verstehen.

Bernd Kopin: Ja, sehr gerne, genau. Also, ich muss ein bisschen ausholen dafür. Es ist eine lange Geschichte, ich versuche sie zusammenzufassen. Also vielleicht kurz, was machen wir? Ich bin Gründer von Bridgelow. Wie du schon gesagt hast, Bridgeflow unterstützt Firmen dabei, besser zusammenzuarbeiten im Team. Das ist einmal das Tooling. Da haben wir uns auf Asana spezialisiert, sind dort Partner. Das heißt, wir helfen bei der Auswahl der richtigen Lizenzen, dann bei der Einführung von den Tool-Trainings, auch Integration mit einem Tool-Stack. Es wird ja immer komplexer. Und dann haben wir halt auch eine ganze Menge an Experten, die auch besseres Arbeiten in dem Tool auch unterstützen. Also wie mache ich OKRs besser? Wie mache ich Projektmanagement besser? Taskmanagement? All das, was man quasi im Unternehmen braucht. Da stützen wir immer mit dem Fokus natürlich aufs Tooling. Aber selbst wenn du noch ohne Tool unterwegs bist, sind wir da Experten zu helfen. Ich habe selber mehrere Unternehmen gegründet und hatte immer den Schmerzpunkt, das war damals, ich habe eine Band gehabt. Wir haben eigene Band Contests damals organisiert und irgendwann ist daraus eine Agentur entstanden. Weil wir gesagt haben, hey, wir können das selber besser, uns Konzerte organisieren, wir werden es selber organisieren. Und damals schon das Problem gehabt, das war glaube ich, wann fing das an? 2007, 2008 rum, dass wir Excel genutzt haben. Und Excel, ja, weißt du ja, ist nicht unbedingt das beste Projektmanagement-Tool. Wir hatten damals sogar noch einen lokalen Server. Ich glaube, Dropbox kam gerade oder Google Drive gab es noch gar nicht. Da haben wir irgendwie lokale Server gehabt und haben irgendwie gedacht, das muss doch besser gehen. Das hat mich seitdem nicht mehr losgelassen. Und ich habe dann bei auch den anderen Unternehmen, die ich danach gegründet habe, immer nach Alternativen gesucht und habe mir dann jedes Tool, was auf diesen Markt kam und immer, wenn was Neues rauskam, hab ich mir angeguckt, hab mich da reingenerdet, da gab's ja Monday, Asana, Smartsheets, Podio, Trello oder Jira, da gab's ja, und mittlerweile gibt's ja noch viel, viel mehr, hab mich da total reingenerdet und hab irgendwann für mich festgestellt, Moment mal, das funktioniert, ja, mir macht das Spaß, ich kann das. Und es sind immer mehr Leute auf mich zugekommen und haben gefragt, hey Bernd, kannst du das irgendwie, ich habe gehört und auch gesehen, ihr organisiert euch da mit so Tools, kannst du das nicht bei uns auch machen? Und dann irgendwann auch gemerkt, Moment mal, die dritte Komponente, Leute würden mir dafür auch Geld bezahlen, um eben besseres Arbeiten mit Tools zu ermöglichen. Und dann hat es irgendwann einen Klick gemacht und ich habe entschieden, 2020 Bridgelow als GmbH zu gründen. Jetzt sind wir mittlerweile in Europa der größte Partner für Asana und helfen da Unternehmen, aber auch auf der ganzen Welt.

Joel Kaczmarek: Ja, das ist ganz lustig. Ich habe die Tage mit Andrea Ballschuh einen Podcast aufgenommen. Der kommt erst ein bisschen später, also dürfen sich die HörerInnen noch gedulden. Die macht hier das Frühstücksfernsehen beim ZDF, volle Kanne. Und die hat es ganz geil auf so eine Formel runtergebracht. Die hat gesagt, naja, man ist beruflich dann am besten, wenn man irgendwie die eigenen Werte darin wiederfindet, wenn man Spaß daran hat und Talente dafür hat. Also kommt bei dir offensichtlich alles zusammen, hast irgendwie ein Talent dafür, hast Spaß an der Sache. Und es zahlt auch noch deine Werte ein. Gut. Und dann lass uns doch mal, wie angedroht, diese Herausforderung skizzieren. Weil ich glaube, wenn wir das mal erzählt haben, dann haben wir hier 90% Zuhörquote und Durchhörquote, weil sich jeder drin wiederfindet. Wie würdest du denn so draußen beschreiben, was da gerade so los ist?

Bernd Kopin: Also es gibt, glaube ich, zwei Schichten. Auf der einen Seite das Individuum, ich. Wie organisiere ich mich als Mensch? Egal, ob jetzt privat oder vor allem in der Arbeit. Wie gehe ich an Arbeit ran? Wie gehe ich an Projekte ran, an Organisationen? Und auf der anderen Seite eben das Thema Teamwork, Teamarbeit, Unternehmen. Wie organisieren sich Unternehmen? Ich glaube, beides ist fundamental kaputt gegangen in den letzten Jahren. Ich glaube, vor allem Corona war da nochmal ein Katalysator, der da nochmal sehr, sehr viel Öl ins Feuer gegossen hat. Und ich glaube, wenn ich es jetzt auf einen Satz runterbrechen müsste, würde ich sagen, dass wir auch getrieben durch viele Best Practices und Methodiken, die es ja auch seit Jahren schon gibt, dass wir uns organisieren, als wären wir Maschinen. Also im Endeffekt versuchen wir, alles immer schneller, in immer kürzerer Zeit, mit immer mehr Output zu machen. Und so funktionieren Maschinen. Maschinen werden optimiert, werden so gebaut. Und Mensch funktioniert aber nicht so. Und ich glaube, das ist so ein Dilemma. Ich habe vielleicht nochmal da kurz ausgeholt. Ich habe 2012 war das, glaube ich, ist mir das Buch Getting Things Done von David Allen empfohlen worden. Das habe ich gelesen und ich übertreibe nicht, wenn ich sage, dass es mein Produktivitätsleben fundamental ins Bessere verändert hat. Ich habe sehr, sehr viel dadurch gelernt, habe sehr viel Effizienzsteigerung in mein tägliches Leben reingebracht und bin da auch zu so einem Freak geworden, der dann auch meine komplette Arbeit danach ausgerichtet hat und habe seitdem alle Bücher gelesen und Methodiken ausprobiert, die es eigentlich auch dazu gibt, jetzt neben den ganzen Tools, wo ich ja eben arbeite. zu Bridge Lovers erzählt habe. Und ich glaube, mittlerweile kommen viele Menschen an den Punkt, dass sie merken, ich bin keine Maschine. Also schau dir mal so einen typischen Arbeitsalltag an. Geht dir wahrscheinlich genauso. Ich ertappe mich ja auch noch oft genug dabei. Während wir hier reden oder während du jetzt auch die Zuhörer den Podcast hören, vielleicht sind sie gerade irgendwie stehen an der Schlange im Rewe oder sitzen in der U-Bahn, während wir reden und man zuhört, kommen drei E-Mails rein, die ich nebenher lese. Irgendwie Slack geht verrückt mit den ganzen Notifications und gleichzeitig fallen mir noch Dinge ein, die ich für die Arbeit machen muss. Und ja, jetzt spulst du wahrscheinlich nochmal zehn Sekunden zurück den Podcast und hörst dir nochmal an, was wir gerade gesprochen haben, weil du gerade nicht aufmerksam warst. Und wir sind einfach in so einer toxischen Hyperaktivität, so ein Busyness-Syndrom, wie ich dazu immer sage. Und das ist nicht nur wahnsinnig unproduktiv, also eigentlich genau das Gegenteil von dem, was die ganzen Methodiken sagen. uns weismachen wollen, sondern es macht auch krank. Es ist auch nicht gesund. Du hast es eingangs schon gesagt, Burn On ist gerade so ein aktuelles Thema. Da gibt es auch ein wahnsinnig spannendes Buch zu, was, glaube ich, erst letztes Jahr herausgekommen ist von von zwei Psychotherapeuten, die quasi festgestellt haben, es gibt noch was vor dem Burnout. Also Leute, die zusammenbrechen und gar nicht mehr können, sind viele, auch in meiner Bubble, erkenne ich das ganz viel, so Leute, die ständig brennen, aber immer weiter brennen. Die Kerze hört irgendwie nicht auf. Die wird nicht kleiner, weil die Leute irgendwie gerade noch so die Kurve kriegen, aber trotzdem dieses ungesunde Burn-on haben, ständig gestresst sind, ja, keine Pausen machen, multitasken und am Ende nicht produktiv sind. Und ich glaube, nochmal zurück auf das Eingangsstatement, eine Maschine funktioniert so, aber ein Mensch verbraucht sich dann irgendwann. Und es muss einfach auf einer individuellen Ebene besser gehen. Und ich glaube, das ist jetzt auch so ein Aufwachen, was viele haben.

Joel Kaczmarek: Ja, es ist ganz krass. Also ich erinnere mich, ich habe vor kurzem mit einer jungen Gründerin mich unterhalten und da meinte die, ey Joel, in meinem Umfeld sind alle auf einmal so kaputt. Und ich sage, wieso, was meinst du denn? Ja, die nehmen alle Drogen. Und ich sage, wie, die nehmen alle Drogen? Ja, das ist alles so eine Power. Du hast es in unserem Vorgespräch, hast es so Hustle-Kultur genannt, so eine Hustle-Kultur. Und dann nehmen die wohl alle, das fand ich total ulkig, LSD. Ich hab immer gedacht, damit kommt man auf so einen Trip oder so. Und das fand ich sehr bedenklich, fand ich sehr traurig, dass die Leute halt da draußen, also ich meine, es gibt es glaube ich immer, dass Leute sich mit Stoffen putschen, aber dass man quasi auf so einem ungewohnten Niveau ist, dass man schon nicht mehr so das normale Benzin, nämlich, weiß ich, gesunde Nahrung einwirft, sondern schon so das Lachgas, wenn ich an diese ganzen Rennfilme denke. Das fand ich halt krass und ich glaube so dieses, was du gerade erzählt hast, Multitasking, always on, steckt ja da drin. Also ich hab von so vielen Leuten, also Gott bewahre, es ist ja nicht jeder, der gleich Drogen nimmt, ja, aber so viele Menschen, die ich kenne, erzählen halt immer, dass sie während sie einen Netflix-Film gucken, auf der Couch oder auf dem Handy surfen oder gucken Fußball und währenddessen auch TikTok. Da geht ja der Kopf irgendwie kaputt bei. Ja, genau.

Bernd Kopin: Und ich finde, das Schlimme ist, dass das als normal angesehen wird. Also ich glaube, es gibt keinen mehr, der sagt, ja, ich habe mir jetzt letztes Mal den Film angeguckt und nicht währenddessen Instagram und TikTok aufgemacht. Also ich glaube, das gibt es noch ganz selten oder nur noch ganz selten. Und das ist wirklich krank, wenn man da mal drüber nachdenkt, wenn man das gar nicht realisiert. Und wenn man dann zum Beispiel wie ich als jemand da so ein bisschen kritischer draufguckt, ich war ja auch in dieser Falle, ich war ja auch eine Maschine. Und ich schaue dann auch so ein bisschen kritischer darauf. Ich gebe dir ein anderes Beispiel. Auch hier werden sich wahrscheinlich 99 Prozent der Zuhörer jetzt ertappt fühlen, das Handy als Wecker zu nutzen, das iPhone oder das Smartphone als Wecker zu nutzen. Würde ich absolut nicht machen, weil das Erste, was du morgens machst, ist in den Bildschirm zu gucken. Erstmal das Licht, dann gleichzeitig hast du dann Notifications auf dem Handy, checkst deine E-Mails und bist im Kopf schon sofort in diesem Burn-On-Modus wieder oder diesem Hustle-Modus. Und ich habe ja auch sehr viele Workshops dazu gegeben und habe mal eine Gruppe, es waren so 20 Menschen, die in so einem internationalen Konzern gearbeitet haben. Da habe ich gesagt, kauft euch doch einfach mal einen analogen Wecker und probiert das mal für zwei Wochen aus. Und danach hat mir jemand nach drei Wochen geschrieben und gesagt, Bernd, das hat mein Leben verändert. Ich bin morgens nicht mehr direkt im Kopf bei der Arbeit, sondern ich wache einfach auf und gehe dann erstmal duschen oder frühstücken, aber ich schaue nicht ins Handy. Und das ist einfach Normalität geworden für viele von uns und wir merken das gar nicht, dass wir da ständig in diesem Loop sind, in dieser Hustle-Kultur und gar nicht rauskommen.

Joel Kaczmarek: Ja, neulich habe ich mal so ein Kurzvideo gesehen, da hat einer mal so eine Messung durchgeführt, wenn dein Smartphone neben deinem Bett liegt, wie viel Strahlung das abgibt. Und die meiste gibt es ab, wenn du es im Flugzeugmodus an den Strom gestöpselt neben deinem Bett hast. Das ist mit einer der höchsten Strahlungsquellen. Also es kommt ja auch nochmal on top.

Bernd Kopin: Und ich glaube, wenn man sich auch selber ertappen kann, ist Nervosität, Unruhe. Wenn ich mich nicht mehr konzentrieren kann, kann ich einen Film ohne TikTok aufzumachen durchgucken. Zähne knirschen ist was, was viele Menschen haben auch tagsüber erlebt. Oder Magenprobleme, Müdigkeit, das sind alles so Dinge, wo man sich auch mal so ein bisschen fragt, wo kommt denn das eigentlich her? Und auch das wird mittlerweile, habe ich so mitbekommen, schon fast als Normalität wahrgenommen. Ja, ich war beim Kieferdopäden, habe mir diese Schiene geholt. Oder ja, ich bin halt die ganze Zeit nervös. Also da wird auch wenig reflektiert.

Joel Kaczmarek: Ja und die Menschen sind glaube ich langweilig nicht mehr gewohnt, was total wichtig fürs Gehirn ist. Neulich habe ich so eine Studie irgendwo aufgeschnappt, 50 oder 60 Prozent nutzen das Handy auf dem Klo. Also nicht mal beim Kacken auf gut Deutsch verzichtest du darauf, dich zu entkoppeln. Plus, wobei ich mich so ertappt habe in deiner Beschreibung der Situation ist, ich habe auch so das Gefühl, dass ich immer weniger Zeit habe für Dinge. Also das, was wir früher vielleicht in sechs Monaten entwickelt hätten, entwickeln wir jetzt in einem. Dass man sich so ein bisschen verfolgt fühlt. und ich sage auch mal, es gibt ja diesen schönen Satz, busy is the new stupid, es gibt so eine toxic busyness, dass die Leute sich beschäftigt fühlen, um auch das Gefühl zu haben, von der Stelle zu kommen, dass sie was tun. Also draußen ist überall Krise, dort ein Krieg, dort ein Krieg, die Börsen stutzen ab, die Energiekrise, ach du Scheiße, alles fliegt uns um die Ohren, Wirtschaftsverlust, es geht rüber bergab, Rezessionen. Oh Gott, oh Gott, oh Gott. Und dann habe ich so den Eindruck, ganz viele Leute sind einfach beschäftigt, also beschäftigen sich einfach, egal ob es Sinn macht oder nicht, um das Gefühl zu haben, man geht dagegen an. Das ist so, wie sich das anfühlt.

Bernd Kopin: Und dann machst du abends den Laptop zu und fragst dich, was habe ich heute eigentlich gemacht? Also ich war busy. Ich habe Slack-Nachrichten beantwortet, ich habe E-Mails beantwortet und saß in drei Meetings, aber was habe ich heute eigentlich gemacht? Das ist auch ein Feedback, was ich sehr oft in Workshops oder auch von Kunden bekomme, so ja, irgendwie mache ich die ganze Zeit was, ich bin die ganze Zeit am Arbeiten, aber wirklich produktiv bin ich nicht. und auch was du sagst, kann ich nur wiedergeben, dass viele Leute auch länger für Dinge brauchen.

Joel Kaczmarek: Ich habe die Tage mal einen schönen Satz gesagt bekommen, da meinte jemand zu mir, ja Joel, ich habe das Gefühl, du machst immer mehr, aber du kommst nicht so ins Ernten und das ist wahrscheinlich bei vielen da draußen los, dass sie das Gefühl haben, sie tun so viel wie noch nie. Aber sie ernten eigentlich nichts Gutes davon, sondern sind eigentlich nur im Arsch. Das ist ja eine schöne Brücke, um mal zu Organisationen rüberzugehen. Dann haben wir quasi die zwei Problemfaktoren der Problemwelt, die gerade so herrscht, abgefrühstückt. Das eine ist das, was man so persönlich, was wir gerade so beschrieben haben, wie es sich für einen selbst anfühlt. Und das andere ist aber auch die Organisation. Mein Freund Christian Bretlow bei uns aus dem Business Club, Makers und Shakers, der hat mal so schön gesagt, ey Joel, guck mal alleine, wie Microsoft dein Leben mittlerweile shapet. Weil alle Organisationen fügen das ein. Und wenn du dann Outlook hast und hier irgendwie Teams Weißt du, es gibt Leute, wenn sich da ein Button ändert, ist bei denen schon die halbe Welt zusammengebrochen. Also wir richten das alles so krass nach diesen Tools aus, um nur mal ein Beispiel zu nennen. Ich glaube, du hast es noch viel, viel besser, wenn es an Organisationen geht.

Bernd Kopin: Ja, ich würde nochmal einen Schritt zurückgehen. Wenn du mal schaust, eine Friseurin oder ein Maler, Menschen, die Berufe haben, die man messen kann, die können viel einfacher sagen, ich war heute produktiv, ich habe heute mein Ziel erreicht. Du und ich oder auch viele der Zuhörer, die Wissensarbeiter sind, können nicht einfach messen, was war denn heute mein Output. Also waren jetzt drei Meetings besser als fünf Meetings? War jetzt dieser Report besser als der andere Report? Also es ist wahnsinnig, wahnsinnig schwer zu messen. Und wie messen wir es dann? Mit Quantität. Also genau das, was du gesagt hast. Es geht gar nicht mehr um die Qualität. Habe ich jetzt die Haare schön geschnitten? Habe ich die Wand fertig gemalt? Sind da vielleicht noch Flecken drauf? Das kann man messen. Aber kann man jetzt messen, ob das Meeting den richtigen Output hatte? Nicht immer. Das heißt, da fängt es eigentlich schon an, so ein bisschen auch die Wurzel, wo das in Unternehmen herkommt. Und es gibt eine ganz interessante Studie. Die kann ich auch noch gerne nochmal für die Shownotes nochmal teilen. Die rausgefunden hat, dass mindestens 60 Prozent unserer Zeit auf der Arbeit in der Organisation verschwendet sind. Work about work wird das da genannt. Also quasi damit beschäftigt sind, in Meetings Informationen zusammenzusuchen oder Updates zu geben. sich Dokumente zusammenzusuchen oder jemanden zu fragen, wo ist eigentlich das, was macht eigentlich wer? und der Rest, die restlichen 40 Prozent sind fast nur noch dafür da, eigentlich daran zu arbeiten, wofür wir eingestellt wurden, also beispielsweise im Vertrieb oder im Marketing und diese, das wird jährlich erhoben, diese Zahl und das hat sich über die Corona-Zeit, hat sich das ja weiter verschlimmert, also dass wir viel länger im Büro sitzen oder auch im Homeoffice während der Corona-Zeit. Da war ja sowieso der Bruch zwischen Arbeit und Privat ist ja da sowieso noch mal viel mehr verschwommen. Das war ja dann noch mal schwieriger. Aber jetzt, wo auch viele Menschen wieder im Büro arbeiten, arbeiten wir länger, eben weil wir so viel Zeit verschwenden und uns nicht auf die richtigen Dinge fokussieren. Und auch da noch mal, während wir jetzt hier den Podcast machen, hast du wahrscheinlich drei, vier Slack-Nachrichten bekommen, fünf E-Mails. Viele Leute hören in Meetings gar nicht mehr zu und sind dann ständig hyperaktiv. Switchen zwischen den E-Mails und was im Meeting gesagt wird, vor allem wenn es digital ist. und wie oft erkenne ich Leute, die dann quasi während ich mit ihnen rede mit den Augen irgendwo was lesen, wo man weiß, die Person ist gar nicht voll und ganz da. Und wie soll dann, wie soll eine Person noch produktiv sein und nicht ausbrennen? Und es gibt von UC Berkeley ein ganz interessantes Zitat von Dr. Sehar Youssef, der ist Cognitive Neuroscientist, der mal gesagt hat, Multitasking is a myth. Every time you make a switch, you pay a tax on both your time and energy. Und das hat so krass mit mir resoniert, weil wenn du mal reflektierst, wenn du jetzt quasi an einer Sache arbeitest, dann kurz auf dein TikTok guckst, dann kurz ein E-Mail liest und dann bist du wieder zurück. Das wissen wir alle, wie lange es braucht, sich wieder da rein zu fokussieren. Aber eigentlich geht das noch viel, viel, viel tiefer. Du bist weniger konzentriert, deine Qualität nimmt ab, deine Energie nimmt ab. Und wie soll man da eigentlich noch produktiv sein? Und da sind eigentlich die Kulturen, die wir heutzutage haben, die Unternehmenskulturen. Meiner Meinung nach ganz, ganz, ganz schlecht aufgebaut. Wie du auch sagst, aufs Tooling. Also Microsoft Teams zum Beispiel oder Slack, die sind ja darauf ausgerichtet, dass du das ständig aufmachst. Irgendwie Töne, Badges, Sounds, Farben, Rot, Warmfarbe. Die wollen ja, dass du viel Zeit da drin verbringst. Und ich glaube, da sind viele Organisationen, haben das noch nicht reflektiert, dass wir so gefangen sind und eigentlich viel besser uns als Team auch organisieren können.

Joel Kaczmarek: Ja, weil ich meine, es greift ja auch so diese, wie sagt man, Zoom-Fatigue oder Fatiguee durch. Also dieses Remote-Fatigue sein, dass man halt auch viele Meetings so back-to-back hat. Und ich frage mich dann ganz oft auch, warum ist es bei mir eigentlich so viel anstrengender als bei meinen Eltern noch? Wenn ich immer so die Zeit meiner Eltern denke, bei Papa hieß es immer noch, die Firma, man geht in die Firma. Und dann gab es vielleicht mal ein Fax, das war so das höchste der Gefühle, aber da gab es ja nicht zu Hause noch. E-Mails lesen, always on. Und ich weiß manchmal auch gar nicht, ob das immer so gut ist, wenn man irgendwie Homeoffice macht und dann quasi der Kollege gefühlt nur einen Call entfernt ist. Aber ich gebe dir total recht, dieses ganze Thema Post-Corona-Effekte, so könnte man das ja zusammenfassen, das hat halt richtig reingehauen. Ja, absolut. Und deswegen, ich merke es auf allen Ebenen, also Punkt, braucht man gar nicht viel mehr zu sagen.

Bernd Kopin: Ja, und ich glaube manchmal, wenn ich das so bildlich beschreiben müsste, dann fühlt sich das manchmal so an, als hätte mir so ein Affen im Kopf und ganz viele lose Enden, ja, also ein loses End ist irgendwie, dass du an deinen Podcast denkst, wer ist mein nächster Gast, dann irgendwie, was koche ich heute Abend, dann Strategie für nächstes Quartal und so weiter und so fort und der zieht halt ständig an diesen Strängen der Affen, ohne dass du es irgendwie kontrollieren kannst, das heißt, unser Kopf ist auch ständig irgendwie Und reaktiv reagieren wir, was unser Unterbewusstsein, was dieser Affe eigentlich gerade zieht, weil wir gar keinen Ort haben und auch gar keinen wirklichen Prozess, uns da Ruhe in den Kopf zu bringen. Ich glaube, am Ende muss es dahin kommen, dass wir Ruhe in Organisationen bringen und auch Ruhe in die Köpfe der Individuen. Und das Beispiel mit deinem Vater sehe ich bei meinem Vater auch so, dass der irgendwie so gefühlt ein bisschen ruhiger aus der Arbeit nach Hause kommt abends oder auch während der Arbeit so ein bisschen ist. Und das würde ich mir auch für viele aus unserer Generation und der Wissensarbeiter, die sehr viel Digitalarbeiten wünschen.

Joel Kaczmarek: Ja, mir ging es auch so, als ich dieses Buch gelesen habe, ich bin noch immer nicht ganz durch, ich habe es bei einem Drittel irgendwie beendet, das habe ich bei ganz vielen Büchern, das ist so eine Marotte leider von mir, von Cal Newport, Deep Work, wo er einem die erste Hälfte des Buches nur erklärt, warum es irgendwie total dumm ist, das zu tun, so zu arbeiten, wie du es gerade skizziert hast. und das glaubt man dann total, ja, denkst du, ja stimmt, das hat man total recht, ich würde auch gerne mal drei Tage lang nur eine Sache machen können und mich da voll drauf fokussieren und das einmal ordentlich fertig machen, aber nein, da kommen ja irgendwie 70 E-Mails und so und so viel das und jenes und welches dazu, ja. Gut, aber okay, wir haben jetzt ein bisschen mehr Zeit uns dafür gelassen, darüber zu reden, weil ich glaube, das ist einfach für Leute auch mal wertvoll, das zu hören. Also, dass es auch anderen Menschen so geht und wie es sich anfühlt, dass man sich dann wiederfindet. Jetzt ist natürlich die spannende Frage, was kann ich denn als Individuum tun, um dem zu entkommen?

Bernd Kopin: Ja, ich muss nochmal zurückgehen auf das Beispiel von unseren Vätern, wie die eigentlich arbeiten. Und ich glaube, es sind Zwei Dinge, die wir besser machen können, die wir von denen lernen können, die wir auch in unsere Arbeitsalltage einbringen können. Das ist auf der einen Seite, und das klingt jetzt, das ist auch übrigens ein Tipp von Colin Newport, der hat jetzt gerade ein neues Buch rausgebracht, Slow Productivity nennt sich das. Was ich von ihm mitgenommen habe, Deep Work hat ja auch schon die gleiche Kerbe geschlagen. Mach weniger, Und mach es langsamer. Und das klingt jetzt erstmal für alle, die GTD gelesen haben, 5am Club und wie diese ganzen Produktivitätsbücher einfach heißen, erstmal so krass kontraproduktiv. Moment mal, ich will doch mehr schaffen und ich will doch produktiver sein und nicht weniger und langsamer arbeiten. Aber genau das bringt mich nochmal, was ich eingangs gesagt habe, dass wir uns wie eine Maschine organisieren und dann ausbrennen oder eigentlich die ganze Zeit weiterbrennen. Und stell dir mal vor, du hättest ständig dein höchstes Energielevel, du würdest ständig gut gelaunt und ohne Stress zur Arbeit gehen oder an deiner Arbeit arbeiten. wie viel produktiver du wirst. Und was ich zum Beispiel bei mir jetzt angefangen habe einzubauen, auch viele Kunden machen, um zum Beispiel weniger zu machen, ist, wenn ich jetzt zum Beispiel ein neues Projekt starte, erstmal nochmal innehalten und zu überlegen, Moment mal, wie lange glaube ich denn eigentlich, dass ich brauche, um dieses Projekt zu beenden? Wie viele Stunden stecken dahinter? Und wann habe ich denn überhaupt in meinem Kalender Zeit, diese Stunden zu blocken? Und dann verdopple ich das. Und dann ist die Frage nach, kann ich dieses Projekt eigentlich machen? Habe ich da überhaupt genug Zeit für? Muss ich irgendwas anderes depriorisieren oder muss ich vielleicht anders aufteilen oder dem Projekt mehr Zeit geben? Du hast ja auch anfangs gesagt, dass du viel länger aktuell für Dinge brauchst als früher. Und ich kann dir sagen, woran das liegt, weil wir uns absolut überschätzen. Wir denken, wir könnten diese ganzen Projekte in viel weniger Zeit machen. Ich würde es verdoppeln. Und die Länge des Projektes, aber auch die Länge der einzelnen Aufgaben verdoppeln und dann gucken, würde dieses Projekt immer noch starten, ja oder nein? Ist die Einschätzung immer noch korrekt? Um sich das bildlich vorzustellen, gibt es die sogenannte Iceberg-Visualisierung. Also du stellst dir einfach einen Eisberg vor, der im Meer schwimmt und du siehst halt die Spitze. und das ist das, was wir eigentlich denken, dass das Projekt ist. Aber darunter ist ja eigentlich der richtige Eisberg, was wir nicht sehen. Jede E-Mail, jedes Meeting, jede Task, die du für dieses Projekt lostrittst, die triggert irgendwas. Eine E-Mail kann eine Kaskade an E-Mail-Back-and-Forth lostreten. Ein Meeting kann neue Aufgaben lostreten. Also das können wir beim Start des Projektes gar nicht wirklich antizipieren. Und das führt dann dazu, dass wir uns unterschätzen und dass du dann sagst, oh nein, jetzt habe ich noch irgendwie die zwei, drei Projekte, jetzt kommt noch was dazu, noch ein Podcast, noch ein Noch eine Webseite. Und wenn man das macht, dann fängt man an, an weniger Sachen zu arbeiten und kann die, an denen man sich dann, die man dann arbeitet, für die man sich dann entschieden hat, da kann man sich dann auch mal mehr Zeit im Kalender blocken. Ja, dieses, dieses bekannte Time-Blocking, was ja viele machen. Nur ich glaube einfach, viele Leute machen das, machen das sehr falsch.

Joel Kaczmarek: Aber wie kannst du Leuten, die jetzt vielleicht auch nicht selbstständig sind und nicht alles selbst entscheiden können, was sie tun, sag ich mal, das Werkzeug an die Hand geben? Die können ja jetzt nicht zu ihren Chefs gehen und sagen, ja, pass mal auf, der Bert hat gesagt, mach weniger und langsamer als der Chef. Ich bin heute um fünf raus und erst mal nur das halbe Pensum. Ja, danke, tschüss. Richtig, richtig.

Bernd Kopin: Also es ist eine berechtigte Frage. Und ich glaube, da würde ich, springe ich schon irgendwie zu dem zweiten Themenblock, ist das Thema Tooling. Aber es ist unabhängig vom Thema Tooling. Ich glaube, das Thema Transparenz ist hier ganz wichtig. Also wenn meine Vorgesetzte Transparenz, also Einsicht darüber hat, was ich eigentlich alles auf der Kette habe und was aus diesen einzelnen Projekten eigentlich entsteht an Follow-ups, an Aufgaben, an E-Mails und das zwei-, dreimal gesehen hat, dann fragt sich die Person wirklich, okay, ich kann jetzt hier belegen, schau mal, das sind alle Sachen, die ich machen muss, welches Projekt soll ich denn pausieren, um eben dieses neue Projekt, was du mir gerade gegeben hast, zu machen. Also Visibilität zu schaffen. auf Projekten und dann auch ein Verständnis für den Backlog zu schaffen. Ich habe ja eingangs gesagt, wir können unsere Arbeit nicht messen. Also als Knowledge Worker können wir nicht wirklich messen unseren Output. Und dann denkt man, ach komm, hier die zwei Projekte hat der Joel, dann gebe ich ihm jetzt auch ein drittes drauf. Aber wenn ich sehe, was dahinter steht, und das hat sich dann auch irgendwann mal eingependelt, dass du nach zwei, drei Projekten auch gute Erfahrungswerte hast, ist es denn wirklich doppelt so? Meinetwegen ist es ja nicht alles schwarz-weiß. Es kann ja auch manchmal sein, dass es ein Drittel so lang ist. Manchmal kann es ja auch doppelt so lang sein. dreifach so lang, aber dass man da gute Werte hat, um das einzuschätzen, das ist oft ein guter Faktor dazu zu sagen, hey, lass uns bitte nochmal hinsetzen und überleg dir bitte, ob wir noch ein Projekt dazu machen wollen, weil das und das leidet darunter und hier ist die Visibilität. Und warum haben Chefs oft diese Visibilität nicht? Weil sie in E-Mails, in Teams-Nachrichten und in irgendwelchen Google-Docs und Excel-Listen vergraben ist und man das überhaupt nicht einschätzen kann, überhaupt keine Übersicht hat über die Projekte und wie weit die sind.

Joel Kaczmarek: Können wir ja gleich nochmal vertiefen, wenn wir aufs Tooling eingehen. Was sind denn sonst noch so deine Tipps, weil wir, wie gesagt, bei dem Punkt eigentlich stehen geblieben sind, was kann ich als Individuum tun? Also weniger und langsamer, okay. Nicht ganz so einfach und nicht gerade eine geile Empfehlung, wenn man sich eigentlich von gehasselt fühlt und gehetzt, aber irgendwie versteht man es ja.

Bernd Kopin: Genau, also ich würde ein ganz konkreter Tipp, den man jetzt ab sofort umsetzen kann. Schau dir mal deinen Kalender an und schau mal an, ob du Pausen, meinetwegen nur 15 Minuten, kleine Blocker zwischen den zwei Terminen hast. Also du hast ein Meeting um neun, dann hast du das nächste Meeting um zehn, das nächste Meeting um elf und dann ist Lunch. Hast du dazwischen Zeit? Oft nicht, ja. Die Leute hetzen von Meeting zu Meeting zu Meeting. Ich glaube, das hatten wir eingangs auch kurz besprochen, dass man überhaupt keine Zeit hat, das zu verarbeiten, aber auch ein Follow-up zu machen. Das heißt konsequent. Also Colin Newport geht sogar so weit und sagt, stell dir die gleiche Zeit, die das Meeting oder diese Task, die du im Kalender hast, nochmal als Puffer danach ein. Stunde Meeting, Stunde Puffer, Stunde Meeting, Stunde Puffer. Und dann merkst du, auf einmal hast du nicht mehr acht Stunden, die du vollballern kannst, sondern nur noch vier Stunden, weil der Rest für Puffer ist. Das ist natürlich jetzt eine sehr extreme Art und Weise. Ich habe auch angefangen, mal 15 Minuten Blocker zu machen. Mittlerweile traue ich mich, 30 Minuten Blocker zu machen. Und auch das bringt so viel mehr Fokus in meinen Arbeitsalltag, weil ich auf einmal mal durchatmen kann nach dem Meeting, nochmal kurz Revue passieren kann, okay, was sind eigentlich meine nächsten Schritte aus dem Meeting, dann kann ich direkt abarbeiten, habe immer noch genug Zeit, mir einen Kaffee zu machen, eine Banane zu essen, vielleicht mal kurz an die frische Luft zu gehen und dann ins nächste Meeting zu gehen. Und das klingt, wie du auch sagst, das klingt so einfach, wir machen es aber nicht. Und wenn du deinen Kalender aber eh schon für Timeblocking nutzt, Dann nutzt das aktiv, um nochmal einen Blocker reinzustellen nach jedem Termin. Egal, ob es ein Termin mit dir selbst ist, ob du einen Report schreibst oder ob du in einem Meeting sitzt. Das ist wahnsinnig, wahnsinnig wichtig und das kannst du ab sofort. Schau dir nächste Woche einen Kalender an und block dir auch eine andere Farbe. Ich mache das in so einem attraktiven Blau, dass ich dann richtig Bock auch habe, mir das rauszublocken.

Joel Kaczmarek: Ja, aber es ist auch ganz komisch. Also man trifft ja manchmal Firmen, die dann sagen, bei uns sind jetzt Termine schon immer per se als Standard nur 45 Minuten lang, damit die Leute mal 15 Minuten noch haben, um mal aufs Klo zu gehen. Und es ist so bizarr, da hast du ja vollkommen recht, man verhält sich wie eine Maschine, dass man das wirklich so back-to-back macht. Weil ich finde, man kann ja auch die Sachen gar nicht mehr prozessieren. Ich glaube, das war auch in dem Carl Newport Buch, also Deep Work heißt das oder auf Deutsch heißt das, glaube ich, Konzentriert Arbeit, wenn ich mich nicht täusche. dass der mal so die Zahl vorgerechnet hat, wie lange du brauchst, bis Thema A abgearbeitet ist im Kopf und du Thema B aufnehmen kannst. Also Sneak Preview ziemlich lange.

Bernd Kopin: Richtig, richtig.

Joel Kaczmarek: Du bist wahrscheinlich die Hälfte deines zweiten Meetings noch dabei, das erste zu prozessieren. Also tut man sich da auch gar keinen Gefallen.

Bernd Kopin: Und ich glaube, noch ein konkreter Tipp, der mir auch sehr geholfen hat, ist Die sogenannte Sechs-Wochen-Falle nennt sich das. Also stell dir vor, ich frage dich jetzt, hast du Lust, in sechs Wochen, ungefähr fünf, sechs Wochen, hast du Lust, bei uns hier beim Team einen Workshop zu halten? Und du denkst, ach, in sechs Wochen habe ich mega viel Zeit. Klar, klar sage ich zu. Jetzt stell dir die gleiche Frage nochmal, wenn du auf deinen Kalender in den nächsten zwei, drei Tagen guckst. Würdest du den Termin annehmen, wenn in den nächsten zwei, drei Tagen kein Platz dafür ist? Wahrscheinlich nicht. In sechs Wochen sieht dein Kalender nämlich auch wieder so aus, weil du denkst, psychologisch auch, das ist so weit weg, hier ein Meeting rein, hier nochmal ein Commitment rein und zack. merkst du, oh scheiße, ich muss Sonntag jetzt nochmal den Vortrag für den Bernd vorbereiten, weil ich habe mir überhaupt nicht die Zeit gelassen. Also auch das ist was, wo ich mich ertappt habe. und diese sechs Wochenfalle, diesen Trick nutze ich jetzt auch ganz oft, um gewisse Commitments, die in, muss ja nicht sechs Wochen sein, vier, fünf, sechs Wochen in der Zukunft sind, schaue ich mir meinen Kalender an, habe ich in den nächsten drei, vier Tagen, hätte ich Zeit, das zu machen, dann blocke ich es mir rein. Und dann blocke ich aber auch die Vorbereitung dafür.

Joel Kaczmarek: Ich glaube, es ist wahrscheinlich auch so ein bisschen ein männliches Thema, weil ich beobachte das ganz oft bei meinem Podcast. Ich frage richtig krasse Leute an, die Frauen sagen, ja, können wir machen? Und dann guckst du in die E-Mail und dann siehst du dir so, what the fuck, sechs Monate, was ist denn mit dir? Oder nächstes Jahr, hallo? Und bei den Kerlen ist es so, ja klar, machen wir. Und dann so übernächste Woche oder in drei Wochen. Und wir reden von wirklich beschäftigten Menschen. Und ich glaube, es hat ein bisschen damit zu tun, dass nach dem alten Rollenbild immer noch oft die Frauen diejenigen sind, die die Kinder gemanagt haben. Und deswegen haben die ganz klar diese Timeboxes, in denen die denken. Und die planen sehr realistisch, weil sie halt genau gewohnt sind, okay, warte mal, wenn ich mit dem zum Zahnarzt muss und danach noch irgendwie Spiel treffe, Playdate, dann dies, dann das, dann jenes. Also es soll jetzt gar nicht sexistisch klingen, aber ich glaube, die haben einfach vielfach ein vernünftigeres Zeitmanagement gelernt als wir Kerle. Die halt immer nur so, sowieso mal alles mitnehmen, was geht. Ja, ja, machen wir schon, machen wir schon. Und dann nicht so abliefern, ja.

Bernd Kopin: Und ich glaube, wenn man sich das wirklich mal, selbst mit einer Sticky Note auf dem Bildschirm, irgendwie so sechs Wochen Falle oder Iceberg Project, wenn man sich das visuell sichtbar macht, dann einfach nochmal kurz mindful, kurz innehalten. Macht das wirklich Sinn oder bringe ich mich da eigentlich in noch mehr Stress? Und stell dir mal vor, du setzt das jetzt wirklich konsequent an. Du verdoppelst die Zeit deiner Projekte, du blockst dir aktiv Pausen, meinetwegen auch nur eine Viertelstunde, eine halbe Stunde nach einem Stundenmeeting. Und generell schätzt du deine Zeit ein bisschen wertvoller ein, als wir es aktuell machen. Und du machst das mal für drei, vier Monate. wie viel konzentrierter und besser du eigentlich an den Dingen arbeitest. Und das bringt mich wieder zurück auf das Thema weniger. Du schaffst nämlich dann auch weniger Dinge, aber die machst du dann richtig. Und ich glaube, was ich auch oft in meinem Circle so ein bisschen merke, ist, dass die Qualität auch oft nachlässt, weil die Leute zu viel machen, unvorbereitet in Meetings kommen. Ja, warum kommst du unvorbereitet ins Meeting? Ja, weil ich zwei Meetings vorher auch hatte. Ich hatte nicht mal Zeit, mir das anzugucken. Gestern mein Tag war auch voller Meetings. Und nochmal, das macht krank, das ist überhaupt nicht gesund. Wir kommen dann abends heim, sind total, boah, was habe ich heute eigentlich gemacht? Und das meine ich mit, das klingt erstmal kontraproduktiv, weniger zu machen und in einer natürlicheren Geschwindigkeit zu arbeiten, in langsamer Geschwindigkeit. Aber wenn du das dann wieder umdrehst, in was dann eigentlich der Output ist, ist es viel, viel, viel produktiver.

Joel Kaczmarek: Ja, und ich habe gerade so darüber nachgedacht. Es kann ja natürlich blühen, dass du dann auf einmal Personalgespräche hast, weil wenn sich was ändert, also wenn Menschen sich ändern, das Umfeld reagiert ja manchmal ablehnend drauf, weil du natürlich nicht mehr in dem Modus funktionierst, wie man es gewöhnt ist. Und irgendwie ist man dann immer so Also könnte ich mir vorstellen, viele würden sich jetzt zuhören und sagen, das ist etwas Schlechtes und ich glaube, es ist gar nicht unbedingt so. Also ja, vielleicht führt es dazu, dass du auf lange Sicht aus deinem Job da irgendwie raus churnst, dass du da gefeuert wirst oder von selbst erkündigst, aber wahrscheinlich ist es dann auch besser und gesünder so, weil du da einfach kaputt gehst. Das kann man sich ja immer mal fragen. Die meisten Leute denken ja immer nur in Effekten und nicht in Preisen. Also was will ich erreichen, aber nicht was kostet es mich.

Bernd Kopin: Und Ich glaube auch, was jetzt wichtig zu verstehen ist, das ist ja nicht so, dass jeder Tag oder jede Woche immer alles 100 Prozent funktioniert. Also es wird natürlich, ist ja bei mir auch so, es wird natürlich sehr stressige Zeiten, sehr stressige Wochen, sehr stressige Monate geben, wo ich das alles, was ich mir vorgenommen habe, nicht immer schaffe. Aber selbst wenn ich nur 60, 70 Prozent von dem, was ich mir vorgenommen habe, mal schaffe und meine gute Woche hat meine schlechte Woche, bin ich trotzdem auf einem besseren Weg. als wenn ich es gar nicht mache. Das heißt, dieses aktive Vornehmen, dann ein bisschen mehr Kontrolle über meine Zeit reinzubringen und eben dann auch im Team, wie du auch richtig sagst, Sichtbarkeit reinzubringen und dann auch natürlich ist es am Ende auch ein Change-Prozess. Also wir machen das bei uns im Unternehmen von Tag 1 so, dass wir nicht, dass wir diese Hyperaktivität so gut es geht vermeiden zu versuchen. Also wirklich asynchron zu arbeiten, so gut es geht. Und ich glaube, ich habe drei feste Meetings im Kalender, die gescattled sind, die jeweils eine halbe bis dreiviertel Stunde dauern. Und der Rest ist eben, wenn es sein muss, ad hoc. Und da kann man auch wahnsinnig viel im Team zusammen machen.

Joel Kaczmarek: Glaubst du denn aber eigentlich, dass an dem Markt, so wie er ist, Qualität noch einen Wert hat? Weil gerade durch KI hat man ja gemerkt, ganz viele Dinge gehen viel schneller in natürlich viel schlechterer Qualität oft. Also ich will gar nicht sagen, dass KI schlechte Arbeit leistet, aber man merkt ja schon, viele Dinge sind einfach so ein bisschen hingeknallt. Und ich beobachte halt schon oft, ich meine, ich bin ja auch im Informationsgeschäft, also dass du jetzt jemanden dafür Geld bezahlen lässt, dass du ihm hochwertige Informationen zur Verfügung stellst, das ist schon relativ schwierig, weil er halt von Informationen zugebaut wird. Weißt du, was ich meine? Und das sozusagen in eine Währung zu übersetzen, hey, der Bernd, der schafft zwar weniger, aber das Wasser schafft es viel besser, er schafft viel wertigere Dinge. Das ist halt an vielen Stellen ja gar nicht mehr so. en vogue, ja, in dieser Temu und irgendwie TikTok-Gesellschaft, wo alles immer billig und schnell. und Hauptsache, ja, the done is better than perfect, wie Mark Zuckerberg mal gesagt hat. Weißt du, was ich meine?

Bernd Kopin: Ja, absolut. Und das wurde auch letzte Woche auf der OMA sehr viel diskutiert, dieses Thema. Und ich glaube auch hier, relativ einstimmig wurde schon auch gesagt, dass Qualität auf jeden Fall immer trumpft, also immer quasi gewinnt. Weil wir merken das am Ende. Es kommt natürlich darauf an. Temo hat seine Zielgruppe, da geht es dann um irgendwie Billigware und Klamotten. Aber werden die sich langfristig durchsetzen, bleibt abzuwarten. Ich glaube aber vor allem, was das Thema Content angeht, was das Thema digitale Wertigkeit angeht, egal ob es jetzt Tools sind, Dienstleistungen sind, da wird sich Qualität immer durchsetzen. Und was du gesagt hast, der Bernd schafft jetzt weniger, aber dafür besser. Eine andere Person weiß ja gar nicht, dass ich weniger schaffe. Das muss ich ja mit mir selber ausmachen. Ich habe ja selber meine Liste an zehn Projekten und entscheide dann für mich, okay, ich fokussiere mich auf die fünf statt die zehn. Und jemand Externes weiß das ja gar nicht. Also zum Beispiel ein Kunde, der sieht dann einfach nur, die Qualität stimmt. Wie schafft er das denn eigentlich, dass ständig gute Videos kommen, dass ständig gute Beratungsdienstleistungen kommen und so weiter. Und im Team, können wir ja auch gleich ein bisschen drüber sprechen, wie ich das jetzt in der Firma, in einem Team schaffe, da muss es natürlich einen Switch geben, weg von dieser Hyperaktivität zu der Akzeptanz oder auch zu diesem Switch, hey, Moment mal, wenn wir ein bisschen ruhiger arbeiten, ruhig ist vielleicht auch ein gutes Wort, so ein bisschen ruhig, Entspannt vielleicht nicht, aber ruhig. Ein bisschen entspannter arbeiten und nicht dieses ständige hyperaktive Switchen. Apokalypse wurde auch mal ganz oft erwähnt, dass die Leute irgendwie 15 Apps pro Tag nutzen, also nur für die Arbeit und da hin und her springen, sondern dass wir das in den Fokus kriegen und da auch zusammen als Team produktiver werden.

Joel Kaczmarek: Ja, also ich meine, entspannt klingt eigentlich nicht so schlecht. Man denkt da irgendwie mal ein Bein hochlegen, aber das Gegenteil von entspannt ist ja gespannt. Also ist man die ganze Zeit angespannt. Ist eigentlich gar nicht so erstrebenswert. Hast du vielleicht noch einen Tipp, abschließend zu dem, was wir eben besprochen haben, weil wir gesagt haben, weniger und langsamer. Und hatten wir ja über die Puffer geredet für die Meetings. Ich finde ganz oft ist ja auch das Problem, dass die Meetings so unnötig lang geraten. Oder dass es auch so unnötig viele Meetings sind. Also viele von denen sind gar nicht notwendig, sondern manchmal hat man so das Gefühl, es ist so ein System, was sich selbst am Leben hält. Was ist so dein Tipp dafür, um irgendwie die Länge und die Anzahl an Meetings zu reduzieren? Zwei Dinge.

Bernd Kopin: Also ich glaube, es sollte kein Meeting ohne Purpose und ohne Vorbereitung geben. Also wenn ich eine Meeting-Einladung bekomme, das ist bei uns auch die Regel so, wenn ich eine Einladung zu einem Meeting bekomme, da steht kein Betreff drin, kein Grund und keine Agenda, dann sage ich das Meeting ab. Oder spreche die Person nochmal darauf an und frage, hey, müssen wir das wirklich machen? Also was ist der Grund für dieses Meeting? Und ich glaube, der zweite Tipp, den wir auch bei uns selber, aber auch bei vielen unserer Kunden einsetzen, ist tatsächlich mit einer für alle sichtbaren, immer aktuellen Agenda zu arbeiten, wo ich ganz genau weiß, wer hat denn eigentlich welches Thema, wie viel Zeit ist dafür da und das sich dann auch selber protokolliert. Wir machen das zum Beispiel in Asana, da kannst du dann einfach ein Projekt als Meetingagenda nutzen. Sagen wir mal, wir haben ein wöchentliches Meeting, jeden Montag um 10 Uhr. Dann können bis zu diesem Termin Leute Punkte hinzufügen. In Asana, in Realtime. Das heißt, die Agenda füllt oder entleert sich in Realtime. An dem Meeting gibt es dann jemanden, der moderiert, dann auch sieht, okay, diese Themen haben wir, diese Prioritäten haben wir und es sprechen eben nicht die Egos, sondern es spricht die Agenda. Das ist das Zweite, dass wir einfach quasi Schritt für Schritt eine Agenda durchgehen, auch einen klaren Timestamp haben. Okay, dieses Thema braucht fünf Minuten, wenn wir länger brauchen, wird das vertagt aufs nächste Thema. Und ich glaube, ein dritter Punkt noch ist das Thema Updates, also Asynchronität. Das haben wir auch über Asana laufen. Das heißt, Projektupdates oder Updates zu einzelnen Aufgaben sind für alle visible oder alle Beteiligten und alle, die es wissen müssen, in dem jeweiligen Projekt oder in einer sogenannten Inbox in Asana. Das heißt, ich muss kein Meeting mehr einberufen. Wie läuft es denn mit Kunden B? Wie läuft es denn mit der Pipeline? Brauche ich nicht mehr. Das kann ich asynchron nachgucken. Klar, wenn es einen Bedarf gibt, da nochmal drüber zu sprechen, dann haben wir auch Ad-Hoc-Meetings. Aber quasi alles an einem Ort zu haben, eine One Single Source of Truth, alle Meeting-Prozesse, die nächsten Schritte, die Agenda-Punkte, aber auch die Projekt-Updates, das führt dazu, dass ich a. weniger Meetings und b. kürzere Meetings habe. Das Thema brennt so in mir, ich habe sogar ein Video dazu aufgenommen, kann man sich auf YouTube angucken, wo ich da auch nochmal ganz im Detail auf so eine Agenda eingehe, wie sowas aussehen kann und wie man auch weniger und bessere Meetings dann hat. Aber da ist, glaube ich, eine Agenda ganz wichtig. Das Tool ganz wichtig und die Sichtbarkeit für alle, dass man quasi auch weniger Ad-Hoc-Meetings braucht.

Joel Kaczmarek: Und je länger wir darüber reden, ich glaube auch ehrlich gesagt, wenn jetzt Menschen, die hier zuhören, Angst haben, wenn sie anfangen, solche Sachen umzusetzen, dass sie auf der Arbeit anecken, ich glaube ja fast eher, dass man sich mehr Streetcred sozusagen, mehr Kredibilität, mehr Glaubwürdigkeit, mehr Anerkennung einholt, weil als Vorgesetzte oder Vorgesetzter jemanden dann im Team zu haben, der sagt, du, nee, Chef, zwei Regeln gibt es bei mir, ich komme zu Meetings nur, wenn es einen klaren Purpose gibt und wenn die Dinger vorbereitet sind mit einer Agenda, ansonsten tut mir leid, ist meine Zeit dafür zu wertvoll. Das setzt erstmal, ne? Da guckt man sich aber um.

Bernd Kopin: Genau und ich finde, das kann aber auch in die Kultur vom Meeting von der Firma reingebracht werden. Also vor allem, wenn ich in einer Führungsposition bin, wenn ich ein Team leite, kann ich das eigentlich mitbringen. Es sei denn, ich bin selber und es ist leider oft so, dass Menschen auch selber so ein Redebedürfnis haben, so ein Ego, was man sich dann mitteilen muss. Dann ist es natürlich auch nicht schlecht, wenn die Info vom Team kommt, wenn man da so ein bisschen rebelliert und sagt, hey, kein Purpose, kein Meeting, aber ich habe in so vielen, in meinem Berufsleben in so vielen Meetings gesessen, wo ich mir dachte, so wirklich so eine Zeitverschwendung. und das führt ja noch mehr dazu, wenn wir nochmal die Brücke schlagen zu diesem Abgelenktsein, zu diesem ständigen Switchen zwischen Tools, dass die Leute ihren Laptop aufmachen und E-Mails checken und der Person, die vorne redet, gar nicht mehr zuhören. Und das ist ja auch, da gehen Leute oft mit Kopfschmerzen raus und sagen, boah, was war das wieder für ein Meeting. und ich habe ja gar nichts geschafft, außer ein paar E-Mails beantwortet. Aber die habe ich auch nur halbherzig beantwortet, weil ich eigentlich irgendwie halb auch im Meeting war. Und das kann man auf jeden Fall viel, viel besser machen.

Joel Kaczmarek: Gut, zweiter Lösungspfad, hast du ja gerade schon angedeutet, wie man besser zusammenarbeitet. Also Zeit, dass wir auch mal ein bisschen über Tools und Prozesse reden. Ja, genau. Was ist da deine Magic?

Bernd Kopin: Also ich glaube, genau, ein Prozess, den man auf jeden Fall optimieren kann, sind Meetings. Und Meetings brauchen einen Ort. Und für uns ist der Ort eben Asana als Tool. Es ist aber am Ende egal, ob du irgendwie einen Google Doc nimmst oder irgendwie einen Google Sheet. Es ist völlig egal. Du brauchst einen Ort, wo alle in Realtime, das ist ganz wichtig, in Realtime mit einer guten Struktur Einsicht haben. Das heißt, Visibilität ist ganz, ganz, ganz wichtig. Und dass wir alle am gleichen Kontext arbeiten. Dass wir wissen, das ist die Agenda, das sind die Punkte, über die wir sprechen. Und dann, wenn wir uns treffen, reden wir darüber und idealerweise habe ich auch alle anderen Informationen. Beispielsweise Asana ist so ein Zentrum in Unternehmen, wo alles reinkommt. Marketing, Produkt, HR, IT, Operations, Cross-Company-Projekte, das ist alles da drin. Und wenn ich jetzt quasi mir angucke, wie vielleicht klassischerweise Unternehmen organisiert sind, dann gibt es Silos. Dann hat das eine Unternehmen Excel hier, das andere hat eine Teams-Channel hier, dann gibt es irgendwie ein Word-Dokument dort, ein PowerPoint da. Das sind ja die allerschlimmsten Projekte, die in PowerPoints organisiert werden. Da gibt es Versionen 1, 2, 1.3, 1.4. Und dann weiß ich am Ende gar nicht mehr, okay, jetzt habe ich jemanden aus dem Marketing, der hat PowerPoint-Präsentationen, jemanden aus dem Finanzteam, der hat eine Excel. Wie kommt denn das zusammen? Also wie soll man da eigentlich noch zusammenarbeiten? Da gibt es meistens den armen oder die arme Projektmanager. die dann allen hinterherlaufen, das dann nachträglich in irgendeinen Excel oder eine andere PowerPoint eintragen und dann eigentlich immer nur hinterherlaufen und immer eine rückwärtsbasierte Betrachtung haben. Wenn ich das aber hingegen alles in einem Tool habe, wo alles verknüpft ist, also wo mein HR-Prozess, mein IT-Prozess, Marketing, Produkt, also alle Abteilungen, die ich in der Firma habe, in einem Tool zusammenkommen, dann kann ich auch mal schnell ein Meeting mit allen einberufen, weil die Informationen dort sind. Also das ist vielleicht das eine, so einen zentralen Ort im Unternehmen zu haben, wo alles stattfindet.

Joel Kaczmarek: Kurze Zwischenfrage dazu. Ich fühle mich gerade so ein bisschen an Slack erinnert, weil als wir unseren Webseiten-Relaunch gemacht haben, hatten wir einen eigenen Channel für einen Relaunch und dann kam so hier, zack, zack, zack, Zwischenstand, guck mal drüber. Ich sag so, okay, hab folgende 15 Punkte gefunden, hab die durchnummeriert hab einen Post sozusagen in dem Slack-Channel gemacht zu den 15 Sachen, die irgendwie schief sind. Und dann ist so meine Erwartung eigentlich gewesen, dass man im Thread einfach antwortet mit hier, Punkt 7 ist erledigt, Punkt 3 ist erledigt, dann hake ich die ab und so weiter und so fort. Aber ich habe da schon gemerkt, und ich finde Slack ist schon ziemlich simpel, dass Leute nicht so in der Lage sind, themen-threat-orientiert zu denken. Also dass du sagst, ich habe jetzt irgendwie einen Kanal, da schaffe ich ein Item rein und dann, wenn wir über dieses Item reden wollen, das ist ja bei Asana genauso, dann sagst du halt, ich habe einen Haupttask, ich habe einen Untertask und in dem Untertask kommentieren wir und da sind die Dinger drin, dass die Leute das schon überfordert. Ist es in deiner Erfahrung wirklich praktikabel, dass man den Menschen quasi so eine Single Point of Truth gibt, wo es dann sozusagen eine Verästelung gibt und die Leute checken das noch mit den Verästelungen, weil ich habe immer so Sorge, dass es dann lost ist.

Bernd Kopin: Ja, also das ist ein sehr gutes Beispiel und auch ein riesen Painpoint, den viele haben, was du da mit Slack sagst. Slack ist Kommunikation und nicht Kollaboration. Das ist ein riesen Unterschied. Slack ist als Tool, egal ob du jetzt Slack oder Microsoft Teams nennst, ist eigentlich am Ende egal, ist nicht für Kollaboration gedacht. Das heißt, deine sieben Punkte oder deine 15 Punkte, die werden untergehen, weil sobald du das gepostet hast, am gleichen Tag posten noch drei Leute in dem Channel und das Ding schrutscht wieder weiter hoch und das hat ja keinen Kontext. Das liegt einfach nur in diesem Chat. Und wenn ich jetzt quasi neu dazukomme als Designer und mich ein bisschen einarbeiten möchte oder mal eine Projektübersicht haben will, dann muss ich mich durch hunderte Nachrichten durchlesen. Das ist ja überhaupt nicht produktiv. Und dann muss ich dann irgendwie in Threads gehen und wieder in Threads und da antworten. Und dann habe ich nicht mal eine Checklist, wo ich das alles abarbeiten kann oder in Bezug setzen kann. Abhängigkeiten, Timelines, das gibt es alles nicht. Also das ist genau das Gegenteil von Projektmanagement, sondern das ist ja eigentlich dieses Organisieren über Chats, also noch schlimmer sind, wir hatten mal einen Kunden, wo die sich Designer über WhatsApp-Gruppen organisiert haben, wo die ihre Aufgaben über WhatsApp verteilt haben. Ja, wie soll das denn funktionieren? Und ich glaube, was ich eben sagen wollte, ist, du brauchst immer einen Kontext. Und das ist zum Beispiel ein Tool wie Asana, ist das ein Projekt. Und alles, was in diesem Kontext basiert, finde ich auch in diesem Projekt. Das heißt, wenn ich jetzt nach drei Wochen wieder in diesem Projekt irgendwas mache, dann habe ich alles an diesem einen Ort. Ich sehe alle abgehackten Aufgaben, alle Abhängigkeiten, den Status. Ich brauche kein Meeting, weil der Status-Update ist drin. Und ich muss mich eben nicht durch hunderte Nachrichten. Also du findest die Sachen viel schneller. Dieses Work about Work, was ich eigentlich gesagt habe, dass ich eigentlich ständig nach Informationen suche. Das ging ja bestimmt auch so. Oder den Leuten, die dann an diesen 15 Aufgaben arbeiten mussten. Das muss ein totales Chaos, kann ich mir vorstellen, gewesen sein. Und das kommt dann auch dazu, dass dann das Ding wieder länger dauert. Ihr findet wieder Sachen nicht. Und genau, das ist eben nicht kontextbasiert. Und ich glaube, der zweite Teil, der mir da noch ganz wichtig ist, ist die Asynchronität. Slack erzeugt ja diese Hyperaktivität. Wenn ich eine Slack-Nachricht bekomme, ist mein Gehirn darauf programmiert, oh, da ist was Neues, das ist direkt wichtig. Lass mal alles liegen, was du gerade machst. Und ein Tool wie Asana ist so aufgebaut, dass du Informationen Erst dann abrufst, wenn du entscheidest. Also du kannst ja Notifications dort auch sehr gut pausieren und kannst sagen, okay, heute von 11 bis 1 setze ich mich an das Projekt dran, jetzt klicke ich auf den Button Projekt Webseite und jetzt lese ich mir durch, was da passiert ist und dann kann ich mir die Aufgaben angucken und daran arbeiten. Und innerhalb dieses Tickets oder der Aufgabe dann schreiben, okay, ich habe heute dem Designer ein Briefing gegeben, ich erwarte in den nächsten drei Tagen Feedback. In Slack würde das in irgendeiner Nachricht untergehen, die Hälfte des Teams hat das gar nicht gelesen, ihr müsst wieder ein Meeting einberufen, hey, wie sieht es denn eigentlich mit dem Design aus? In Asana ist das in einem Kontext und asynchron, also eben nicht ad hoc und so hektisch, sondern asynchron. Und das ist ganz, ganz, ganz wichtig. Dafür stehen wir zum Beispiel auch bei Bridgeflow, wie wir arbeiten, asynchron. Wenn es nicht brennt. Wenn es nicht extrem wichtig ist, dann geht es in Asana, dann ist es asynchron. Wenn es brennt, ruft mich bitte an. Oder schreibt mir eine Slack-Nachricht, wenn es nicht ganz so, wenn es nur wurzelt, aber nicht brennt. Aber wenn es brennt, ruft mich an. Und ich glaube, wenn man das mal geschafft hat, in eine asynchrone, kontextbasierte Arbeitsweise zu gehen, Dann wird man auch so einen Aha-Moment haben und merken, okay, wow, ich kann auch zu dem, was wir vorher gesagt haben, ruhiger, ein bisschen gelassener arbeiten, weil ich alles an einem Ort habe. Und das ist schon, das kann ich dir aus der Erfahrung der letzten zwölf Jahre mit Asana sagen, das ist ein Game Changer. Und was wir halt merken, ist, viele Agenturen, viele Firmen arbeiten eben mit Microsoft Teams oder Slack und haben aber diese Hyperaktivität ständig da, weil die Tools eben für Kommunikation und nicht für Kollaboration gebaut sind.

Joel Kaczmarek: So, und auch wenn Asana heute unser Sugar Daddy ist, sei doch mal ehrlich, also hast du auch mal anderes ausprobiert? Zum Beispiel, was du ja meintest, so monday.com oder ClickUp oder gibt es ja durchaus noch einige weitere?

Bernd Kopin: Also unsere Story war ja, oder wie ich auch selber dazu gekommen bin, ich habe das ja alles ausprobiert. ClickUp, Monday, Smartsheets. Trello, Jira, da gibt es ja alles. Und es gibt auch kein richtig oder kein falsch. Ich sage jetzt nicht, dass Asana für jede Firma, für jeden Case das Beste ist. Wir haben uns damals für Asana eigentlich aus einem Hauptgrund entschieden. Also von den Features unterscheiden die sich am Ende alle gar nicht. Designmäßig, die sehen alle super aus, super slick, mega viel VC-Money im Hintergrund. Viele sind ja auch mittlerweile börsennotiert. Daran liegt es nicht. Was für mich am Ende auch zum Thema Einfachheit oder Entspanntheit ganz wichtig war, ist, dass das Team das Tool versteht und auch nutzt. Weil was bringt es dir, wenn du einen mega komplexen Jira-Prozess oder mega komplexen Monday-Prozess einbaust und die Tools sind eben komplexer als Asana. Das war dann eben für uns der entscheidende Faktor. Und es nutzt keiner. Es nutzt vielleicht ein IT-Team oder Leute, die technisch affin sind und der Rest nutzt nicht. Dann hast du eine Insellösung gebaut. Dann gehen die anderen wieder auf Slack, wieder auf E-Mail, wieder auf Teams. Und was mich bei Asana damals überzeugt hat und auch weiterhin im Produkt eine Philosophie ist, ist die Einfachheit, dass die Adaptionsrate, also wir haben ja auch Kunden, die mit mehreren tausend Mitarbeitern auf Asana sind. kann man sich auch relativ schöne Case Studies angucken, dass die das alle nutzen. Eben weil das Tool verständlich ist, einfach gebaut ist. Klar brauchst du auch Training, du brauchst ein Mindset-Change und alles, gehört auch alles dazu, aber es nutzen alle. Und das war für mich der Game-Changer, wo ich gesagt habe, okay, wenn die HR-Person, die Marketing-Person, die Vertriebler und der ITler alle Asana nutzen oder alle das gleiche Tool nutzen und sich daran abstimmen, dann erspare ich mir so viele Meetings, so viele Nachrichten, so viel Work-About-Work. Das war für mich am Ende der Game-Changer.

Joel Kaczmarek: Ich weiß auch ehrlich gesagt, was du meinst, weil der Anton, der bei uns die ganzen Automatisierungen baut mit Digital X Results, der hat uns ClickUp, ich will nicht sagen verschrieben, aber es hatte sozusagen die Stärke, dass man es gut automatisieren kann per API und alle unsere Producer, die die ganzen Podcasts schneiden und zurechtarbeiten, die sind halt alle in ClickUp geschoben worden. Und dann kannst du halt von dort aus auch mit Formularen super krasse Sachen machen, die du halt zu Airtable und so weiter migrierst, wo wir arbeiten. Ja. Und dann kam halt irgendwann die Diskussion auf, so ja sag mal, hier so Zielsetzungen, es wäre irgendwie ganz geil, wenn wir das mal sauber abgebildet haben und wollen wir da nicht mal Klick abnehmen, wenn wir eh schon da sind, dann let's do everything there. Und ich hab seit, ich glaub neun Jahren, seitdem es die Gitarre kompakt gibt, hab ich irgendwie so, wir benutzen Asana sehr in Sprints, also ich hab dann immer einen Wochensprint und dann welche Tasks wer hat und dann kannst du sehen, wer was tut. Und das finde ich auch ganz faszinierend, wie man so ein simples Tool dann unterschiedlich nutzen kann. Und wir sind so ein bisschen an ClickUp aber zerschellt, weil es einfach so krass ist. Es ist so, ich bräuchte einen Berater, der mir das irgendwie sechs Wochen konfiguriert und dann kam ich dann so, da bin ich mit Marco, mit dem wir immer viel zu OKA machen, Marco Alberti habe ich geredet und er meinte auch so, ey, ich bin jetzt nicht der ClickUp-Fan oder Kenner, kenne ich einfach nicht, aber wenn es zu kompliziert ist, dann benutzt es keiner. So keep it simple. Ganz genau, ganz genau.

Bernd Kopin: Und das ist auch ein, wenn mich jemand fragt, was sind denn die entscheidenden Kriterien, wenn ich jetzt ein neues Tool ausrollen will in der Firma, stell sicher, dass das Tool natürlich die Features hat, die du brauchst als Firma. Also wenn du zum Beispiel, wenn du nur irgendwie zwei Mannbude, fünf Mannbude brauchst, dann reicht Trello als Ticketing-System. Da gibt es To-Do-Its, da gibt es ganz einfache Tools. Also sobald du irgendwie in Teamgröße sieben, acht, neun, zehn Leute bist und du brauchst auch sowas wie Abhängigkeiten, Zeitleisten, Automatisierung, Integration in andere Tools, Dann musst du sicher gehen, dass das Tool deine Features, die du brauchst, hast, aber auch, dass jeder das Tool nutzt. Und wir haben zum Beispiel bei der Messe Düsseldorf, eine sehr, sehr konservative Firma, haben wir Asana nicht angeführt, dass wir gesagt haben, hier ist jetzt Asana, mach das. Sondern wir haben angefangen, Fragen zu stellen. Wir haben gesagt, okay, hör mal zu, erzähl mir mal, was in deinem Arbeitsleben, was dir so Schmerzen bereitet jeden Tag, was könnte besser werden? Ich sitze in zu vielen Meetings. Ich kriege viel zu viele E-Mails. Ich finde die Informationen nicht. Ich finde mich mit SharePoint nicht zurecht. Okay, was ist, wenn ich dir sage, dass wir das alles in ein Tool packen könnten und du dadurch zwei, drei Stunden am Tag Zeit sparst und noch eine Oberfläche hast, die du verstehst und die Spaß macht. Und übrigens, alle deine Kollegen sind auch da drin. Ja, geil. Was ist denn das? Ja, das ist übrigens Asana. Und dann haben wir angefangen, das quasi auf Lösungsebene einzubauen. Zu sagen, Problem, Lösung. Und nicht zu sagen, hier ist das Tool, jetzt mach. Weil das machen auch viele Firmen falsch. Die sagen, Der Gründer sagt irgendwie oder ein Bereichsleiter sagt, hier ist jetzt das Tool, macht mal. Und dann entsteht Chaos, weil die haben ja alle einen Vollzeitjob. Keiner kann sich ja darum kümmern, das Tool richtig einzuführen. Es gibt keine Regeln, wann legen wir ein Projekt an, wann eine Aufgabe, wann eine Subaufgabe, welche Benennungen von Projekten machen wir. Das sind alles Themen, die natürlich überlegt sein müssen. Und das ist natürlich mit Asana, da gibt es natürlich Best Practices, da unterstützen wir ja zum Beispiel auch, das ist ja unsere Daseinsberechtigung. Aber das ist mit Asana zum Beispiel alles sehr gut zu organisieren.

Joel Kaczmarek: Also ich glaube, man merkt, du und ich versuchen auch sehr proaktiv da Alternativen zu finden, weil mir ist es immer zutiefst zuwider, also den heiligen Gral gibt es gefühlt nicht, aber ich glaube, da sind schon viele Dinger, sag ich mal, die gut funktionieren. Und jetzt lass uns das nochmal aufs abstrakte Niveau zurückbringen, weil es geht ja jetzt gar nicht so sehr ums Tool. Also ich glaube, es wird auch deutlich, Asana Cool, super geiles Ding, aber es ging ja vor allem um bestimmte Faktoren, wie die Asynchronicität, der Kontextbezug, den du ja auch schon genannt hast im Vergleich zu Slack. Jetzt lass uns doch nochmal weiterreden über das Thema Prozesse, wie man als Team besser zusammenarbeitet. Hast du da so ein kleines Einmaleins?

Bernd Kopin: Hunderte Einmaleins, aber ich kann dir zwei Beispiele geben. Ein Onboarding-Prozess zum Beispiel. Stell dir vor, du fängst jetzt morgen bei einer Firma an zu arbeiten. Wie sieht denn das Onboarding aus? bei vielen? Es ist vielleicht ein PDF-Dokument, ein PowerPoint, den du dir durchklickst, ein paar Videos, die du dir anguckst. Und das ist schon gut. Jetzt stell dir vor, du hättest eine Onboarding-Checkliste, wo jeder einzelne Schritt auch abhackbar, sichtbar für alle, die mit dir arbeiten, drin ist. Und dann kannst du das Schritt für Schritt abarbeiten, hast es verlinkt mit dem richtigen Wiki, mit dem richtigen Video, mit dem richtigen Artikel. Und mein Mentor oder meine Mentee kann dann quasi auch immer sehen, wo ich denn stehe, auch hier Transparenz zu schaffen. Das ist zum Beispiel so ein Prozess, wo wir merken, wenn ein Onboarding-Prozess in einem Tool läuft, wo alle Transparenz haben, es asynchron abläuft und auch kontextbasiert, nämlich der Kontext meines Onboardings, dann sind die Onboardings viel, viel, viel produktiver. Die Leute verstehen die Firma und die Kultur viel besser und Und der Outcome ist dann viel, viel besser. Das haben wir oft als Feedback bekommen bei uns, dass unser eigenes Onboarding sehr gut ist, aber auch bei unseren Kunden. Das Gleiche gilt für das Offboarding. Also wenn jemand die Firma verlässt, für das Team, dass man da auch einen Prozess aufbaut. Sehr wichtig. Ein anderes Beispiel sind so Anfragen. Also klassischerweise Marketing, Design, aber auch HR oder IT haben sowas ganz oft. Slack-Nachricht. Joey, kannst du mal bitte? Bernd, kannst du mal bitte? Ich brauche bitte das. Das kannst du ja gar nicht mehr handeln, wenn das alles in einem Slack-Kanal irgendwie läuft. Auch das kannst du über ein Ticketsystem, Anfrage kommt rein, ich habe den Status, wurde bearbeitet, wird in ungefähr zwei Tagen gemacht. Wenn es dringender ist, sprechen wir nochmal, aber du hast absolute Visibilität und den Kontext, wo steht denn das Ganze? Also, dass du so einen sogenannten Request-Prozess aufbaust. Das sind Dinge, wenn wir die in Firmen einbauen, ein Onboarding-Prozess, ein Request-Prozess und ein Meeting-Prozess, das ist, diese drei Sachen alleine sind wahnsinnige Game-Changer schon.

Joel Kaczmarek: Crazy. Und wie so oft, das ist eigentlich relativ simpel, ne?

Bernd Kopin: Es ist super simpel, aber du musst es halt richtig machen. Also jeder weiß, was ein Onboarding-Prozess ist, aber wie ein guter Onboarding-Prozess aussieht. Es gibt andere Beispiele, dass wir auch mit Templates arbeiten. Also wenn du ein Projekt immer wieder aufmachst, dass wir dir ein Template bauen, wie läuft denn ein Wasserfallprojekt ab? Wie läuft dann ein agiles Projektmanagement ab? Dass man da nicht wieder alles immer neu erfinden muss, sondern dass man auf sich bewährte Prozesse zurückgreift und sagt, okay, wir haben dieses Wasserfall-Template hier, klickt man auf den Button, dann ist das da. Ja. Und man kann das natürlich auch viel weiter denken. Also wenn du im Projektmanagement bist, was viele Firmen nutzen, ist zum Beispiel ein Tool wie Personio, um Abwesenheiten zu tracken. Da haben aber nur die HRler darauf Zugriff. Ich kann meine Abwesenheiten eintragen und HRler haben darauf Zugriff, der restliche Team nicht. Auch hier, wenn ich jetzt Projektmanager bin oder ein Teamleiter, Teamleiterin, dann muss ich die Leute fragen, wer ist eigentlich wann im Urlaub? Dann wird es wieder manuell in irgendein Excel getrackt. Das kann ich auch automatisieren. Das kann ich dann zum Beispiel in einem Tool meiner Wahl, Asana, rüberspiegeln und habe dann in meinen Projekten zusätzlich noch die Abwesenheiten. oder wann ist jemand beim Kunden, wann ist jemand remote, wann ist jemand im Urlaub. Das kann ich alles reinspielen und dann für das Ressourcenmanagement auch nutzen. Auch das spart mir wieder drei, vier Ad-Hoc-Meetings, spart mir wieder drei, vier Excel-Listen und zack, habe ich wieder mehr Ruhe in der Arbeit. Am Ende geht es immer um Ruhe und fokussierteres Arbeiten.

Joel Kaczmarek: Aber klingt ein bisschen so, als wenn du Asana auch ganz schön stretcht, also da braucht man ja so ein, also wahrscheinlich brauche ich dann einen Bridgeflow, um mir zu erklären, wie ich das so richtig benutze. oder hast du irgendwo so ein paar gute Onboardings?

Bernd Kopin: Haben wir auch, auch Videos, aber es gibt über 2000 Integrationen, die nativ laufen, das haben wir mittlerweile auch alle Tools, wo du quasi nativ sagst, irgendwie connect Najira mit Asana und alles, was darüber hinausgeht, wenn du jetzt zum Beispiel sehr individuelle Prozesse hast, wo du denkst, ach, das kriege ich doch nicht dargestellt, Also sobald ein Tool in der Cloud ist und irgendwie eine API hat, dann kann man die miteinander sprechen lassen, das geht. Also wir haben bei uns, ich glaube, über 250 Automatisierungen laufen im Unternehmen. Das heißt, bei uns ist ein Angebot zum Beispiel in zwei Klicks erstellt und andere Firmen sitzen einen halben Tag an einem Angebot, weil sich fünf Leute abstimmen müssen. Bei uns sind das zwei Klicks und solche Sachen kann man, also das kann man noch auf die Spitze treiben auf jeden Fall.

Joel Kaczmarek: Und wenn du sagst, ihr habt 200 Automatisierungen im Laufen, was sind so die Tools, die ihr bei euch alle einsetzt? Also es wird ja nicht nur alles Asana sein.

Bernd Kopin: Genau, also wir nutzen Asana als zentraler Hub, wo alles zusammenläuft. Wir haben aber auch Airtable zum Beispiel als Datenbank, wo viel unsere Daten reinfließen. Wir haben ein CM-System, Pipedrive und wir haben ein Buchhaltungssystem. Wenn du jetzt zum Beispiel bei mir was anfragst, möchtest du ein Angebot, dann wirst du angelegt in unseren CM-System. Ich sage, okay, Joel hätte gerne 50 Enterprise-Lizenzen. Ich klicke auf einen Button, der zieht mir aus dem anderen Tool ein Angebot, ein PDF. Das kann ich dann rauszählen, kann den E-Mail schicken. Und wenn du sagst, jo, machen wir, dann klicke ich auf den Button gewonnen und dann erstellt sich automatisch basierend auf einem Template ein Projekt in Asana, was wir zusammen machen müssen. Und das ist so gestreamlined, dass jemand, der bei uns neu anfängt, sowas im Onboarding natürlich auch versteht, beigebracht bekommt und sieht, ah, okay, in meiner alten Firma musste ich irgendwie einen halben Tag in einem Angebot arbeiten, hier klicke ich einen Button und alles ist da. Und das ist natürlich auch nochmal schon eine ganz andere Liga.

Joel Kaczmarek: Was benutzt ihr für Buchhaltung? Cevdesk oder LexOffice? oder was ist das? LexOffice, genau. Ist auch so ein Ding, ne? Es ist ein bisschen wie die Asanas dieser Welt, wenn du einmal in einem dieser Tools gefangen bist, in Anführungsstrichen. Also die haben so einen sehr krassen Lock-In, ne?

Bernd Kopin: Absolut, weil das jetzt nochmal umzuziehen, das ist dann auch nochmal eine große Aufgabe, ja.

Joel Kaczmarek: Wie ist es denn jetzt eigentlich, sag ich mal, wenn wir darüber reden, wie man als Team besser zusammenarbeitet, da geht es ja auch viel um Umgewöhnung, weil ich meine mir gerade so aus, bei meinem Team, die Alex, die weiß genau, die ist organisierter als ich und manchmal muss sie dem Joel nochmal dreimal auf die Füße treten, was ist denn hier mit dem Podcast oder wo sind denn die Tonspuren von dem und so weiter und so fort. Ich kann mir gut vorstellen, dass wenn man jetzt sozusagen anfängt, asynchron zu arbeiten, dass dann bei vielen so der Nervositätspegel irgendwie hochgeht. Ja, also so dieses sich gegenseitig strukturieren und Transparenz machen, was wann passiert und wo es ist und wo der Status ist, das ist ja gar nicht so trivial. Hast du da Tipps für?

Bernd Kopin: Das ist eine sehr gute Frage. Also ich glaube, wie alles im Leben kommt nichts einfach von heute auf morgen, sondern man muss sich… Man muss sich einpennen. Ich würde jetzt auch nicht direkt mit allem, also wenn jetzt zum Beispiel du entscheidest dich jetzt morgen, okay, wir gehen jetzt sofort auf ein Tool, wir arbeiten sofort asynchron, das wird nicht am nächsten Tag passieren, sondern ich würde das immer Schritt für Schritt machen. Ich würde sagen, wir machen das jetzt mal mit einem Prozess. Beispielsweise könntest du ja jetzt sagen, wir machen jetzt mal Meetings über Asana. Probiert das mal aus und dann hast du auch erstmal so einen Ballon, du siehst auch, was funktioniert, was bei dir im Team vielleicht auch nicht funktioniert und dann könnt ihr darauf basierend weiterarbeiten und weitere Prozesse optimieren. Also ich würde nicht alles direkt umbrechen und sagen, jetzt von heute auf morgen, das ist auch ein Fehler, was viele, eine Erwartungshaltung, die viele haben, so jetzt haben wir das Tool eingesetzt und jetzt geht's, jetzt wird alles besser. Das Tool ist nur ein Puzzlestück. Du musst es auch Schritt für Schritt machen, Change Management, die Leute hängen an dem, was funktioniert. und warum soll ich es denn besser machen, äh anders machen? Und da komme ich dann wieder zurück auf das Thema Schmerzpunkte. Also wenn ich dir dann mal erzähle, wie wenig Meetings ich eigentlich habe pro Woche und wie kurz ich in denen, wie wenig Zeit ich in diesen Meetings nur verbringe, dann wird man neugierig. Ah, wie hast du denn das geschafft? Okay, lass mich dir das mal erklären. Und ich glaube, damit muss man arbeiten, wenn man das in ein Team reinbringen möchte, immer mit einem Prozess oder mit einem Team das mal zusammenzubringen. Und dann auch deine Kollegin ist vielleicht auch ein guter Champion, die dann sagt, okay, ich setze mir jetzt die Asana oder die Teams-Mütze auf und ich kontrolliere jetzt und stelle sicher, dass das auch eingeführt wird. Und dann ist es auch so ein Thema zum Beispiel, so ein Change-Management-Trick, den wir ganz oft machen, wenn wir in der Firma Asana einführen und wir kriegen trotzdem noch E-Mails von dem Kunden geschickt und wir arbeiten uns eigentlich zusammen in Asana zusammen. Dann kannst du über ein Outlook oder ein Gmail-Plugin kannst du aus dieser E-Mail sofort eine Aufgabe machen und dann antworte ich auf die E-Mail nur mit dem Link zur Aufgabe. Und dann klickt die Person drauf und sieht, ah stimmt, das hätte ja eigentlich eine Task sein müssen. Asynchronität kontextbasiert. Und das ist so ein kleiner Reminder, den man ganz einfach einarbeiten kann, wo die Leute immer wieder dran erinnern.

Joel Kaczmarek: Wenn ihr, sag ich mal, Prozesse einführt, wie viel davon ist eigentlich automatisiert so in Prozenten?

Bernd Kopin: Boah, das ist eine gute Frage. Das kann man so pauschal nicht sagen. Das kommt wirklich ganz auf den Kunden drauf an. Das kann 0% sein, weil Leute sehr manuell und sehr individuell arbeiten. Das kann aber auch teilweise 100% sein. Also beispielsweise, ich kann ja so einen Prozess geben, der bei uns automatisiert ist. noch, wenn jetzt bei uns jemand ein Training macht und das Training abgeschlossen ist, geht automatisch eine Umfrage raus. Wie fandst du denn den Trainer, die Trainerin, wie fandst du den Inhalt? Und dann bewertest du das und dann kriegst du danach automatisch, kriegt dann bei uns der Trainer oder die Trainerin eine Task mit dem Feedback. Und die müssen sich das durchlesen, das ist ja auch wichtig, und dann klicken sie auf einen Button und dann geht automatisch ein PDF als Zertifikat an den Kunden raus. Muss ich keinen Button, nichts mehr machen, nur dieses Bestätigen, das ich gelesen habe. Und dann kriegt die Person mit ihrem Namen ein PDF, hey, du hast teilgenommen am Asana-Training bei BridgeLaw, hier ist dein Zertifikat. Das ist zum Beispiel was, wie wir auch denken, wo wir als Firma unseren eigenen Prozess, aber auch unseren Kunden helfen zu sagen, du kannst so viel einsparen, du kannst so viel mehr werden. Die Leute müssen nicht alles immer anfassen und das bringt ja auch Ruhe rein. Wenn ich weiß, Zertifikat geht raus, darauf kann ich mich verlassen, Angebot ist in zwei Klicks gemacht, darauf kann ich mich verlassen, dann entsteht auch wahnsinnig viel Ruhe.

Joel Kaczmarek: Ja, wenn man auf so einem gewissen Niveau ist, ich habe mich gerade dabei ertappt, wie du das beschrieben hast, dann denkt man auch so, warte mal, Angebote würde ich in PandaDocs machen, das hier mit Make automatisieren, das mit Airtable und so. Also da fängt man irgendwann auch an, so zu denken. Braucht man da eigentlich immer Berater für oder kann man sich das als Unternehmen auch selbst aufhucken, was du da gerade beschreibst?

Bernd Kopin: Du brauchst eigentlich zwei Sachen. Du brauchst jemanden, der sich damit auskennt. Also Make ist zum Beispiel auch das Tool, was wir nutzen, um diese Automatisierung zu bauen. Und du brauchst natürlich jemanden, der sich damit auskennt. Das ist nicht ganz so trivial. Es ist einfach zu nutzen, wenn man so ein bisschen Verständnis dafür hat. Aber wenn du jemanden intern hast, der da Spaß dran hat, der auch die Zeit dafür hat, dann absolut gerne. Ich glaube, du brauchst aber auf jeden Fall Unterstützung beim Buy-in vom Management. Also wenn jetzt zum Beispiel das Management sich dagegen wehrt. Wir haben zum Beispiel die Berner Group als Kunden, ja. großer Mittelständler, Jahre alt. Und da war es dann Christian Berner, der entschieden hat, so, wir nutzen jetzt Asana. Wir werden jetzt organisieren. Jetzt hat angefangen mit Meetings, auch ein Use Case. Wir organisieren jetzt unsere Meetings bei Asana. Und das hat dann quasi runtergeplätschert auf alle Abteilungen, auf alle Hierarchie-Ebenen, wo wir auch jetzt als Trainer drin sind und quasi den Kolleginnen und Kollegen helfen, das Tool besser zu verstehen und da auch mit Trainings reinzugehen. Brauchst du einen Trainer, kommt auf die Firmengröße an. Wenn du nicht unbedingt den Bayern von ganz oben hast, umso mehr. Wenn du den Bayern von oben hast und auch Ressourcen intern hast, Leute, die sich sagen, okay, neben meinem Vollzeitjob mache ich doch das Thema Asana. Schwierig, aber es gibt wirklich Leute, die können es so gut, die auch so eine Leidenschaft haben wie du oder ich, die dann sagen, ich mache das jetzt noch und top. Habe ich ja zum Beispiel bei den Firmen, wo ich mitgearbeitet habe, ja auch so gemacht. Aber ich würde schon sagen, 70 Prozent der Tool-Einführungen scheitern. Da gibt es ja Statistiken zu. Und wenn du da eben zu den 30 Prozent gehören willst, die es richtig machen, dann ist das Investment in Trainer und auch Change Management Agents sehr, sehr wichtig.

Joel Kaczmarek: Gut, so jetzt haben wir ja gesagt, wir wollen weniger und langsamer. Also in Sachen wenig, wir haben schon ziemlich viele Minuten auf der Uhr für wie die TikTok-verwöhnte Zielgruppe da draußen. Aber wir haben ja versprochen, nach hinten raus noch so ein paar Hacks irgendwie aufzugreifen. Hast du da vielleicht noch ein, zwei, drei gute Sachen am Start?

Bernd Kopin: Gerne. Du hast ja, wir haben ja eingangs im Vorgespräch, habe ich ja auch gesagt, dass ich leidenschaftlicher Musiker bin und selber Musik gemacht habe und auch für mich immer Musik zum Fokussieren genutzt habe. Und mittlerweile gibt es auch da relativ interessante Studien und auch Tools, die nachweislich, das kann ich jetzt selber als Ginea-Pick auch confirmen, ist, es gibt Musik, die dir hilft, mehr in den Fokus zu kommen. Also gehen wir nochmal zurück auf das Thema Blocker im Kalender. Du hast jetzt zwei Stunden geblockt, um jetzt beispielsweise an einem Report zu arbeiten, an deiner Webseite und danach eben weniger Pause in den Blocker rein. Während du das arbeitest, dann gibt es ein Tool, das ich nutze, das nennt sich Endel. Die sitzen auch, glaube ich, in Berlin, E-N-D-E-L. Das ist nicht Musik, das sind Soundscapes, die quasi darauf aus sind, auf verschiedenen Situationen dein Gehirn und Gehirnwellen quasi die Musik so zu produzieren, dass sie dir hilft, das, was du da gerade machst, Sport oder auch fokussiertes Arbeiten zu unterstützen. Und das funktioniert richtig gut. Also ich könnte da ohne gar nicht arbeiten, aber es gibt auch ganz viele Playlists auf Spotify. Und wichtig ist, das haben die Studien ergeben, es sollte wenig Gesang dabei sein, wenig Vocals. Also wenn die Vocals dabei sind, dann sollten die eher instrumental sein. Und sonst bringt dich das raus, sonst bist du abgelenkt. Auch das, es gibt kein Schwarz- und Weißdenken hier. Für manche Leute funktioniert ein Heavy-Metal-Song vielleicht besser. Aber Musik, die relativ stetig ist, ohne viel Gesang, hilft, produktiver zu arbeiten. Das ist was, was für mich ein Game-Changer war. Also Endel kann man sich auf dem iPhone oder auf dem Mac runterladen. Supergeil. Und was uns noch, das ist jetzt für das Individuum, was uns im Team wahnsinnig krass geholfen hat, sind sogenannte Office-Hours. Viele Ad-Hoc-Anfragen, dieses Busyness kommt ja von den Slack-Nachrichten. Hey Joel, kannst du mir kurz erklären, wo das ist? Oder Alexandra, ich habe noch eine Frage dazu. Oder jemand ist neu im Vertrieb. Wie mache ich im CRM-System das, was wir jetzt machen? Teilweise sogar täglich ist das zum Beispiel unsere Head of Consulting oder unsere Head of Sales Office Hours macht und solche Fragen beantwortet. Die ist dann verfügbar. Weiß auch ganz genau, um 15 Uhr am Donnerstag kann alle zu mir reinkommen mit diesem Call, der ist offen, können sich einloggen, können mir alle Fragen stellen. Und das reduziert die Anfragen, die zwischendrin auf Slack reinkommen, enorm. Und das war für uns als Team auch ein wahnsinniger Game Changer zu sagen, Office Hours einzubauen.

Joel Kaczmarek: Also ich gehe hier mit einigen Ideen nach Hause, lieber Bernd. To be continued, würde ich sagen.

Bernd Kopin: Sehr gerne.

Joel Kaczmarek: Und hoffe, dass auch da draußen viele Menschen mal so aus diesem brennenden Hamsterrad rauskommen. Also das Bild habe ich jetzt auch im Kopf. Ein Hamsterrad, was schon brennt. Da war ja durchaus das eine oder andere dabei. Ja, von daher, kommst du nochmal wieder, oder?

Bernd Kopin: Sehr gerne, absolut. Ich bin mal gespannt, was auch das Feedback ist, was Leute, was jetzt deine Zuhörer als Feedback geben. Da können wir da gerne noch so ein paar Themen, wenn da auch Fragen sind, können wir gerne noch aufnehmen. Das ist ja, wir haben jetzt nur an der Oberfläche gekratzt. Wir können ja noch so viel tiefer gehen in andere Bereiche. Also, ja.

Joel Kaczmarek: Na gut, der Anfang ist gemacht und Vertiefung folgt. Vielen, vielen Dank, Bernd.

Bernd Kopin: Danke, dir auch.