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Angelina Ebeling: Hey, hier ist Angelina. Eine kurze Info, bevor es mit der Folge losgeht. Und zwar, als ich mit Carsten gesprochen habe, hieß seine Firma noch PeopleFlow. Mittlerweile haben sie jedoch ihren Namen geändert und heißen jetzt WorkMotion. Bitte wundert euch also nicht, wenn wir von PeopleFlow sprechen. Es ist die gleiche Firma. Und jetzt viel Spaß mit der Folge. Hallo und herzlich willkommen zu einer neuen Folge des Remote Work Podcasts von Digital Kompakt. Ich bin Angelina, die Gründerin von Acework. Bei Acework unterstützen wir Unternehmen beim Aufbau ihrer Remote-Work-Fähigkeiten und helfen ihnen dabei, die Mitarbeiter zu finden, die perfekt in ihre Teams passen. Ihr lernt heute in diesem Podcast, in welchen Fällen es Sinn macht, Mitarbeiter im Ausland einzustellen und welche Möglichkeiten es dafür gibt. Außerdem lernt ihr, wie ihr rechtlich als Arbeitgeber abgesichert sein müsst und könnt, wenn ihr das Ganze tut. Dafür habe ich mir heute Carsten Lebtig eingeladen. Carsten ist Experte in dem Thema und hat die Firma PeopleFlow gegründet. Carsten, stell dich doch mal kurz vor.
Carsten Lebtig: Hallo Angelina, erstmal vielen, vielen Dank für die Einladung. Genau, mein Name ist Carsten Leptik. Ich bin Gründer von PeopleFlow. Mein Hintergrund ist, ich bin eigentlich schon in dem Thema Remote-Arbeit seit vielen, vielen Jahren unterwegs. Ich war ursprünglich in meiner Unternehmensberatung, aber habe dann 2011 mein erstes Remote-Unternehmen gegründet. Damals hat man das noch ein bisschen anders genannt. Die Firma hieß TestCloud oder dann Test.io. Und was wir damals schon gemacht haben, ist, dass wir sozusagen weltweite Freiberufler, insbesondere Software-Tester, rekrutiert haben, auf unsere Plattform gezogen haben und sozusagen über die Technologie, die wir entwickelt hatten, dann unseren Kunden für das Testen von Software, also für das Finden von Software-Bugs zur Verfügung gestellt haben. Wie gesagt, damals gab es den Begriff Remote noch nicht, obwohl unsere fast 30.000 Freiberufler damals schon natürlich exklusiv remote gearbeitet haben. Genau und zwischendurch habe ich noch ein paar weitere Unternehmen gegründet bzw. Teams aufgebaut und jetzt kümmere ich mich um PeopleFlow, eine sogenannte Employer of Record Plattform.
Angelina Ebeling: Alles klar, also für die nicht englisch sprechenden oder vielleicht auch einfach nicht wissenden unter uns, erklär uns doch mal, was ist ein Employer of Record Plattform?
Carsten Lebtig: Genau, also der Begriff ist noch relativ neu. Er wird auch sehr, sehr häufig gleichgesetzt mit PEO. PEO steht für Professional Employer Organization. Das kommt eigentlich aus den USA. Ich glaube, das ist sogar ein Begriff, der bereits seit vielen, vielen Jahrzehnten existiert. Du hast in den USA die Herausforderung, dass wenn du in einem Bundesstaat ansässig bist und möchtest in einem anderen Bundesstaat jemanden einstellen, dort gibt es ein komplett anderes Arbeitsrecht. Und was dann insbesondere eben kleinere oder mittlere Firmen sehr häufig nutzen, Das ist ein sogenannter PO, also sie nutzen einen Service, der dann wiederum dieses Anstellungsverhältnis in einem anderen Bundesstaat im Endeffekt anbietet. Und jetzt gibt es seit wenigen Jahren im Prinzip die Tendenz, dieses Modell nicht nur innerhalb eines Landes, sprich innerhalb der USA anzubieten, sondern das auch grenzüberschreitend. Dafür braucht man wahrscheinlich einen neuen Namen und der heißt auf Englisch Employer of Record. Auf Deutsch würde man das wahrscheinlich den juristischen Arbeitgeber nennen. Es ist die Frage, warum juristischer Arbeitgeber, weil bei dem Konzept, wenn ich einen Mitarbeiter im Ausland einstellen möchte, ist er nämlich woanders eingestellt, beim juristischen Arbeitgeber. Und der tatsächliche Arbeitgeber, der dann den Arbeitnehmer eben nutzen möchte, ist demnach eben ein anderer.
Angelina Ebeling: Okay, also es klingt definitiv nach einer rechtskonformen Art, Menschen im Ausland einzustellen, was für mich ein super spannendes Thema ist, weil es tatsächlich eins der größten Probleme ist, die wir so im Remote Recruiting immer wieder von den Firmen hören. Also wir sind als Acework ja dabei, die Firmen mit den Talenten und den Kandidaten zusammenzubringen. Die Kandidaten sitzen dann eben manchmal auch im Ausland natürlich oder nicht in dem Land, in dem die Firma einstellen kann. Und wir beschäftigen uns de facto nicht damit, wie das rechtskonform stattfindet. Wir können immer nur weiterverweisen, beratend sagen, es gibt da verschiedene Möglichkeiten. Und wollte jetzt so ein bisschen hören, was sind denn überhaupt die verschiedenen Use Cases oder Fallbeispiele, wann das denn überhaupt stattfindet? Wann stelle ich denn jemanden im Ausland ein?
Carsten Lebtig: Ja, also da gibt es viele. Wir sehen prinzipiell erstmal, ich würde sagen, zwei oder drei, die sehr, sehr häufig uns gegenüber aufpoppen. Wir haben den klassischen Expansionsfall. Das heißt, ein Unternehmen, wenn es ein Startup beispielsweise wäre, hat gerade eine ordentliche Finanzierungsrunde gestemmt und möchte jetzt neue Märkte sozusagen erschließen. Dann wird das eben häufig so gemacht, dass man mal zwei, drei Mitarbeiter voraussendet in den neuen Markt. Beispielsweise eine deutsche Firma möchte jetzt nach Frankreich gehen oder in den Niederlanden oder vielleicht auch weiter weg. Und man braucht einfach vor Ort lokal zwei, drei Mitarbeiter, die sich dort sozusagen um die Expansion kümmern. Also das wäre so ein klassischer Expansionscase im Startup-Umfeld. Im Mittelstand sind das im Prinzip sehr, sehr ähnliche Fälle, die es natürlich auch schon seit Jahrzehnten gibt. Ein klassischer Mittelständler, der vielleicht seine Produktion in Deutschland hat und einfach auf verschiedensten Exportmärkten tätig ist, der braucht dort in den Exportmärkten, also in Brasilien, in Mexiko, in China, vielleicht ein, zwei Mitarbeiter, sehr häufig Vertriebler, die dort sozusagen die Produkte präsentieren oder platzieren. Und die müssen ja irgendwie rechtskonform eingestellt werden. Also das wären so die Beispiele, die mir jetzt spontan zur Expansion einfallen könnten. Dann haben wir, was wir auch sehr, sehr häufig sehen, aktuell Firmen, die einfach sagen, ich finde eigentlich gar nicht mehr die Mitarbeiter in Berlin beispielsweise oder auch schon gar nicht mehr in Deutschland. Ich muss eigentlich viel, viel weiter suchen. Ich muss im Ausland suchen. Und dann ist halt die Frage, wenn ich die denn mal gefunden habe, muss ich die denn dann tatsächlich immer gleich nach Deutschland holen oder insbesondere nach Berlin holen? Oder besteht denn nicht auch die Möglichkeit, dass sie quasi in ihrem Heimatland leben bleiben und dann eben remote für mich arbeiten? So und der letzte Fall, der jetzt natürlich durch Corona unserer Meinung nach sehr, sehr stark befeuert wird, sind Firmen, die häufig oder fast immer aktuell auch aus dem Technologieumfeld kommen. Die haben dann große Tech-Teams. Ich mache mal ein Beispiel. Also angenommen, wir hätten eine Firma mit 100 Entwicklern. Davon ist die Hälfte nicht deutsch vom Pass her. Und davon sind wiederum ein paar jetzt einfach in den letzten Monaten in ihre Heimatländer zurückgegangen während der Corona-Zeit. Ja, und jetzt haben die sich da so ein bisschen dran gewöhnt, dass sie da sozusagen aus ihren Ländern remote arbeiten. Die Firma hat sich dran gewöhnt, die Führungskräfte haben sich dran gewöhnt. Es funktioniert ja auch. Und da kommen jetzt natürlich schon das eine oder andere Mal E-Mails auch, die dann bei den direkten Chefs oder bei der Personalabteilung ankommen mit der Frage, was ist denn, wenn Corona mal wieder vorbei ist? Muss ich denn tatsächlich wieder zurück nach Deutschland kommen oder kann ich nicht in meinem Heimatland zurück? Und eben das wäre jetzt so ein klassischer dritter Fall, wo sich Firmen aktuell damit auseinandersetzen, was kann man denn vielleicht strategisch, wie kann man sich strategisch zukünftig posizieren als attraktiver Arbeitgeber, dass man eben auch solche Fälle tatsächlich anbietet existierenden Mitarbeitern.
Angelina Ebeling: Absolut. Also definitiv ein super relevanter Case aktuell. Ich habe jetzt auch schon mehrfach gehört von einigen Firmen, dass das gerade ein Problem wird. Auch zum Beispiel eben dieser Fall in größeren Firmen, dass natürlich ein Mitarbeiter, der deutsch ist und einfach irgendwo anders in Deutschland remote arbeiten kann. Stichwort, ich fahre irgendwie zu meiner Familie, jüngere Mitarbeiter vielleicht sogar zu den Eltern. Und das geht, aber dann irgendwie der, der zum Beispiel aus Polen kommt und das auch gerne machen würde, dass der das zum Beispiel dann schon nicht kann, weil der dann plötzlich im Ausland ist. Also das war auch so ein Fall, wo der vielleicht auch eher auf so einer kurzfristigen Ebene ist, aber wo definitiv Länderüberschreitungen in Arbeitsverhältnissen ein ganz, ganz großes Problem darstellen. Und das fand ich damals, als ich Acework gegründet habe, beziehungsweise mich erstmals mit Remote Work auch beschäftigt habe, wie erschreckend das ist selbst in Europa. Also dass es selbst in Europa sehr, sehr schwierig ist, länderübergreifend einzustellen oder länderübergreifend zu arbeiten, obwohl wir natürlich mit einem Schengen-Abkommen irgendwie davon ausgehen, wir haben freien Warenverkehr, Personenverkehr und so weiter. dass es eben gerade in diesem Rechtsrahmen dann doch oft noch sehr, sehr hapert und es dann natürlich verschiedene Möglichkeiten gibt, das lösen zu können. Und da würde ich gerne mit dir auch darauf eingehen, dass wir mal ein bisschen schauen. Also wir haben jetzt zum Beispiel jemanden, der hat jetzt jemanden gefunden, den stellt er, will er neu einstellen, zum Beispiel über Acework. Die Person passt super ins Team, die sind genau für die Kultur der richtige Fit, die bringen alles mit für den Job, was die so brauchen. Man arbeitet sowieso dezentral in der Firma, Stichwort Homeoffice die meisten. Ist eigentlich kein Problem, dass der jetzt komplett remote sein möchte, aber das Problem ist jetzt halt, der sitzt im Ausland. Vielleicht in der EU, vielleicht aber auch nicht in der EU. So, was mache ich denn jetzt? Also welche Möglichkeiten habe ich als Firma rechtlich gesehen, den einzustellen?
Carsten Lebtig: Also es gibt einige Möglichkeiten. Ich möchte auch keine sozusagen hervorstellen. Es gibt erstmal grundsätzlich natürlich die Möglichkeit, das über ein Freelancer-Konstrukt zu machen. Das sehen wir natürlich insbesondere bei eher jüngeren Unternehmen sehr, sehr häufig. Die wollen irgendwie eine schnelle, einfache Lösung. Die nutzen ein sogenanntes Freelancer-Konstrukt. Der arbeitet dann aus seinem Heimatland. um bei den Beispielen aus Polen oder aus Russland oder wo auch immer und stellt dann im Endeffekt eine Rechnung. Das kann eine Lösung sein. Ich gebe vielleicht mal die andere Lösung durch, dann können wir mal uns ein bisschen herantasten, wann welche Lösung die beste ist. Also Punkt eins wäre die Freelancer-Lösung. Punkt zwei wäre die Möglichkeit, dass der Arbeitgeber aus Deutschland im Prinzip in dem Land eine eigene Legal Entity oder Niederlassung aufmacht. um in der Lage zu sein, dort einen Arbeitsvertrag nach lokalem Recht ausstellen zu dürfen. Das wäre eigentlich die zweite Option. Und die dritte Option wäre dann, eine Employer-of-Record-Lösung wie die unsere, wie PeopleFlow, entsprechend zu nutzen.
Angelina Ebeling: Alles klar, okay. Also ich habe verstanden, drei Möglichkeiten habe ich. Freelance ist unkompliziert, geht schnell, ist sicherlich, also die Startup-Lösung klingt für mich immer so ein bisschen, wir hacken das mal, das wird schon irgendwie. Wie da der Rechtsrahmen aussieht, kannst du mir gleich noch erklären. Das zweite ist, ich gründe eine eigene Firma in dem Land, in dem die Person sitzt. Klingt für mich erstmal danach, na gut, das ist relativ viel Aufwand, für ein Startup sicherlich nicht lohnenswert. Wann sich das lohnt, kannst du mir vielleicht auch gleich noch sagen. Und Employer of Record ist dann quasi die Lösung, wo ich sage, ich bin definitiv abgesichert und ich kann natürlich auch schauen, dass ich vielleicht auch nur eine Person in einem Land anstelle.
Carsten Lebtig: Ganz genau.
Angelina Ebeling: Okay, also sag mal, wann geht denn Freelance? Also klar, Startup, ich möchte das Lean halten, auch irgendwie Kosten senken. Wie weit ist denn da der Rahmen? Wie weit kann ich da gehen?
Carsten Lebtig: Das ist im Prinzip sehr ähnlich, wie es in Deutschland eben auch gehandhabt werden würde. Stichwort Scheinselbstständigkeit. Das bedeutet, wenn das eher projektbezogen ist für einen vordefinierten Zeitraum, für ein vordefiniertes Projekt, dann kann man das durchaus mal machen. Aber wenn man sozusagen die Intention hat, den Traumkandidaten, wie du ihn genannt hast, sozusagen langfristig an das eigene Unternehmen zu binden und langfristig im Sinne auch von mehreren Jahren, dann ist das definitiv wahrscheinlich nicht die richtige Lösung. weil dann dieser Kandidat natürlich auch nur ausschließlich für dich als Arbeitgeber arbeiten wird. Das ist im Prinzip ein sehr, sehr ähnliches Rechtskonstrukt oder eine ähnliche rechtliche Betrachtung, als wenn der Kandidat oder der zukünftige Mitarbeiter sozusagen in Deutschland wäre. Wir sagen da immer, das ist so ein bisschen wie die 30er-Zone, da kann man vielleicht mal 35 fahren, aber man sollte es halt nicht übertreiben, man sollte nicht irgendwie 200 fahren. Das heißt, wenn es, wie gesagt, eher eine langfristige Zusammenarbeit sein sollte und insbesondere, wenn man den Mitarbeiter auch an sein eigenes Unternehmen binden möchte, das ist natürlich ein ganz wichtiger Aspekt auch, dann ist eigentlich Freelancer häufig nicht die richtige Lösung.
Angelina Ebeling: Alles klar. Gut, und wenn ich jetzt meine eigene Firma gründe, bin ich ein bisschen beschäftigt wahrscheinlich, aber dann kann ich die Person zumindest einstellen, richtig? Also wenn ich sage, okay, wir gehen jetzt nach Spanien, gründen dort unsere Legal Entity, unsere Niederlassung, dann kann ich den definitiv einstellen. Würdest du sagen, das lohnt sich für, ab wie viel Personen lohnt sich das?
Carsten Lebtig: Ja, du hast das jetzt so leicht umschrieben, so leicht ist das gar nicht. Also wer schon mal ein Unternehmen in Deutschland gegründet hat, da muss man schon einige Schritte sozusagen durchführen. Das ist gar nicht so einfach. Und insbesondere dann, wenn es Spanien wäre, vielleicht nochmal etwas leichter, aber wenn wir dann über Polen oder vielleicht Ukraine, Russland denken, dann ist natürlich komplett andere Geschichte. Das heißt, man muss erstmal eine Niederlassung, eine Legal Entity dort vor Ort gründen. Man braucht sicherlich eine rechtliche Beratung seitens eines, ja, Anwalts oder eine Steuerkanzlei auch, kann einem da helfen. Das ist gar nicht so einfach, kostet sehr viel Geld, dauert sehr, sehr lange. Damit ist das Problem aber noch nicht gelöst, weil was dir noch fehlt ein Stück weit ist das lokale Arbeits-Know-How oder Arbeitsrechts-Know-How sozusagen. Also um bei dem Russland-Beispiel zu bleiben, weißt du denn, wie ein Arbeitsvertrag in Russland gestaltet sein muss, was da drinstehen muss, was da drinstehen darf, was da auf keinen Fall drinstehen sollte? Wie ist es mit Benefits, wie ist es mit Urlaubstagen, wie ist es mit Krankheitsvergütung in Russland? All das sind ja Themen, die du immer noch sozusagen zu lösen hast, auch wenn du dann schon eine Niederlassung in Russland bei dem Beispiel haben solltest. Das kann durchaus dann Sinn machen, wenn du ein eher längeres Commitment für ein Land hast und insbesondere auch dann, wenn du natürlich über mehrere Mitarbeiter in dem gleichen Land nachdenkst, weil dann kannst du auch das Wissen explizit aufbauen, das arbeitsrechtliche Wissen in dem Land und dann kann sowas Sinn machen. Wir sagen immer unseren Kunden, die wir beraten, so ungefähr ab 10, 15 Mitarbeiter in einem expliziten Land, dann kann man darüber nachdenken, sozusagen dort eine eigene Niederlassung aufzumachen.
Angelina Ebeling: Alles klar, okay, verstanden. Das heißt, Kunden, die ihr beratet, sind dann eventuell auch Firmen, die starten mit ein, zwei, drei Mitarbeitern in einem Land, aber auch in verschiedenen. Die gehen dann über den Employer of Record Service bei euch und dann quasi, wenn die dann einen Hub aufbauen wollen, würdet ihr dann sagen, hey Leute, ab dem Zeitpunkt macht es vielleicht auch Sinn, dass ihr einfach die eigene Niederlassung dann gründet. Genau, ganz klar.
Carsten Lebtig: Vielleicht nochmal ganz kurz erklärend, wie das Employee-Record-Modell tatsächlich funktioniert. Also wieder ein Beispiel. Der Kandidat ist aus Russland und soll jetzt eingestellt werden. Wie funktioniert das eigentlich? Der würde von uns, von Peopleflow in Russland, einen Arbeitsvertrag bekommen. Das heißt, wir haben in Russland eine Legal Entity. Das kann eine eigene sein. In anderen Ländern haben wir aber Partnerschaften, die wir eingehen, mit Firmen, die das als Geschäftsmodell betreiben. Das heißt, wir brauchen aber immer einen lokalen Arbeitgeber, einen juristischen Arbeitgeber vor Ort, der das Arbeitsrecht kennt und der erstellt dann auch basierend auf den Rahmenbedingungen der Klienten sozusagen den Arbeitsvertrag. So Rahmenbedingungen sind, wann soll der anfangen, was soll der verdienen, was soll der für einen Bonusplan bekommen. Was soll der für eine Tätigkeit machen? Das muss alles in dem Arbeitsvertrag entsprechend abgebildet werden. Dann wird der Arbeitsvertrag erstellt und im besten Fall einigt man sich dann relativ schnell. Dann unterschreibt der Arbeitnehmer in Russland den Arbeitsvertrag. Dann wird der geonboardet, er wird angemeldet bei den Sozialbehörden. Es wird dafür gesorgt, dass er auch tatsächlich bezahlt werden kann. Das heißt, wir brauchen seine Banking-Systeme. Daten oder Überweisungsdaten, was man eben auch in Deutschland brauchen würde, um ein ordentliches Arbeitsverhältnis sozusagen entsprechend abzubilden.
Angelina Ebeling: Alles klar. Und das heißt, ihr seid quasi für den ganzen, ich nenne es mal, trockenen administrativen Kram zuständig. Und die Person, die dann eingestellt wird, hat dann ja quasi gefühlt zwei Arbeitgeber, richtig? Also den juristischen, das seid ihr, und dann quasi den richtigen, der Arbeitgeber, der dann zum Beispiel in Deutschland sitzt. Genau. Habt ihr die Erfahrung gemacht, dass dieses duale Arbeitsverhältnis, dass das irgendwie noch zusätzlich hilft? Also ich kann mir vorstellen, als deutsche Firma jetzt in Russland jemanden zu rekrutieren, kann auch nicht ganz einfach sein. Also wir haben das auch schon gesehen, dass dieses Stichwort Employer Brand zum Beispiel, dass eine deutsche Firma, wenn man jetzt nicht gerade Mercedes heißt oder irgendwie eine große internationale Marke ist, man einfach kein Employer Brand im Ausland hat. Wie kann dann ein Employer of Record vielleicht auch dabei helfen?
Carsten Lebtig: Ich glaube, jetzt wäre es noch ein bisschen zu früh. Natürlich steht das auch so ein Stück weit in unserer Vision. Das heißt, was wir uns durchaus vorstellen können, ist sozusagen uns einen Namen zu machen in den jeweiligen Ländern, dass dann tatsächlich auch schon der potenzielle Arbeitnehmer sozusagen sagt, ja, ich möchte bei euch arbeiten und ich möchte, dass ihr mich über PeopleFlow in Russland einstellt, weil ich habe gehört, die machen das ordentlich, ich bekomme mein Geld ordentlich ausgezahlt und die melden mich überall an. Also das kann ich mir schon vorstellen, das wäre jetzt aber noch ein bisschen zu früh sozusagen.
Angelina Ebeling: Okay, aber das heißt, wenn ihr in Gespräche geht mit Kandidaten oder mit potenziellen Mitarbeitern und ihr könnt denen zumindest sagen, wir haben die rechtliche Firma in eurem Land, das kann ich mir vorstellen, dass das auf jeden Fall auch schon hilft. Also dass ich die Sicherheit habe als Kandidat einfach zu wissen, ich bin hier rechtskonform ordentlich angestellt, ich bekomme meine Urlaubstage, mein Vertrag ist sauber und so weiter.
Carsten Lebtig: Absolut. Ich glaube, sorry, dass ich unterbreche, aber im Endeffekt, also es ist erstmal für den Arbeitnehmer, insbesondere wenn er noch im Recruiting-Prozess ist, sozusagen eine leicht komische Konstellation erstmal. Also er bewirbt sich bei einer Firma in Deutschland, die er kennt, oder er hat sich dort beworben oder ist im Recruiting-Prozess und plötzlich bekommt er einen Arbeitsvertrag von einer anderen Firma in seinem eigenen Land. Da steht ein anderer Arbeitgeber drauf. Also ich glaube, hier ist einfach nur der Hinweis, man muss das rechtzeitig transparent adressieren. Natürlich im Recruiting-Prozess. Wie wir das machen, ist sozusagen, dass wir unseren Klienten anbieten, einen sogenannten Setup-Call zu machen, noch bevor man sich über das Arbeitsverhältnis dementsprechend geeinigt hat. Wir machen das immer bei Video. Wir machen das mit unserem lokalen Team vor Ort, dass die Kandidaten auch sehen, okay, da gibt es ein Problem. echte Leute, da gibt es irgendwie ein echtes Büro in Moskau oder in Barcelona oder wo auch immer. Und dann erklären wir das einfach, das Konzept. Du arbeitest für die Firma in Deutschland, aber um das juristisch compliant abzubilden, sind wir der juristische Arbeitgeber in Russland. Und es gibt dann einen Servicevertrag und einen Überlassungsvertrag sozusagen im Hintergrund, sodass du ganz normal wie ein Arbeitnehmer eben auch für die Firma in Deutschland arbeiten könntest. Und die Erfahrung, die wir da gemacht haben, die ist sehr, sehr positiv. Also wie gesagt, ich glaube, wenn man das rechtzeitig adressiert und auch gut erklärt insbesondere, dann verstehen die das auch und dann sind die da eher beruhigt sozusagen, okay, ich werde hier bezahlt, das ist alles ordentlich, das ist irgendwie eine etablierte Firma, die auch entsprechend registriert ist.
Angelina Ebeling: Alles klar, okay. Also wichtig ist dabei Transparenz und früh rechtzeitig kommunizieren, wie das Konstrukt dann aussehen soll, weil es tatsächlich nicht so super intuitiv ist. Also ich glaube als Arbeitnehmer, wenn man sich damit vorher nicht beschäftigt hat, kennt man das vielleicht gar nicht so. Gut, also das heißt, der ist jetzt zufrieden und hat den Arbeitsvertrag unterschrieben. Wie sieht denn jetzt das Onboarding aus? Also was macht ihr auf der Seite und was muss man dann als Arbeitgeber oder der eigentliche Arbeitgeber dann auch noch zusätzlich beachten?
Carsten Lebtig: Genau, also im Endeffekt wie ein Onboarding in Deutschland auch. Wir brauchen ein paar Daten, Mitarbeiterstammdaten, Name, Adresse, Nationalität, Job Description, also was soll er machen, was wird sein Titel, was soll er verdienen, Standarddaten sozusagen. Die reichen eigentlich schon sozusagen, um den ersten Draft oder den ersten Entwurf des Arbeitsvertrages zu erstellen. Wie gesagt, immer basierend auf den Rahmenbedingungen unserer Klienten. Und sobald wir uns dann einig sind, dass das der richtige Arbeitsvertrag ist, wir machen den übrigens immer zweisprachig, also immer in der Landessprache, beispielsweise auf Russisch und dann natürlich immer noch auf Englisch, dass im Prinzip alle auch verstehen, was da drin steht. Ja, und wenn der Arbeitsvertrag dann unterschrieben ist, kümmern wir uns wie gesagt um die Anmeldung bei den Behörden entsprechend. Und irgendwann ist dann der erste Arbeitstag. Dann geht's los und Gegen Ende des ersten Monats. in den meisten Ländern wird dann die Payroll ganz normal berechnet, also die Lohnbuchhaltung und dann folgen die ersten Auszahlungen.
Angelina Ebeling: Wie sieht das jetzt aus? Also Stichwort Remote Onboarding ist ein großes Thema, über das ich schon viel gesprochen habe, tatsächlich auch in anderen Podcasts, weil es eben tatsächlich nicht so einfach ist. Stichwort Tech Setup. Wie bekommt er seinen Laptop oder seine Ausstattung? Gibt es sicherlich Möglichkeiten, das zu verschicken oder dass der auch mal ins Büro kommt und so weiter. Und das andere Thema sind die Benefits. Also dass man irgendwie sagt, was bekommen denn die Mitarbeiter im Büro? in Berlin oder sonst wo, wie bekommt der das? Also habt ihr da irgendwie einen Einfluss drauf oder haltet ihr euch da völlig raus und ihr sagt so, hey, das ist völlig zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer und wir sind nur die Buchhaltung sozusagen hintendran?
Carsten Lebtig: Nein, also wir kümmern uns drum. Interessanterweise viele Arbeitgeber haben das noch gar nicht auf dem Schirm. Also die haben jetzt den Kandidaten gefunden. Das große Problem ist erstmal der Arbeitsvertrag. Also wie kriege ich sozusagen das Arbeitsverhältnis in Russland gedeichselt? Und über Tech Equipment haben die sich noch gar keine Gedanken gemacht. Wir adressieren das dann häufig oder fragen mal so ganz ins Blaue, habt ihr daran schon gedacht? Und auch da liefern wir Optionen. Also was sind die Optionen? Entweder wir kaufen das Equipment in Russland, dann muss das tatsächlich, entweder wird das versendet an den neuen Arbeitnehmer oder der holt sich das bei uns vor Ort sozusagen ab. Oder es gibt aber auch die Option, es gibt Klienten, die sagen, nee, das machen wir aus Deutschland heraus. Wir haben hier unser Standard-Equipment und das wird dann per DHL in das jeweilige Land. Ich nutze jetzt immer Russland, aber es geht natürlich in allen anderen Ländern auch in die anderen Länder versendet. Wir bieten auch an, dass der Mitarbeiter sich das selbst kaufen kann und das dann sozusagen über eine Spesenabrechnung sozusagen mit dem ersten Gehaltscheck das Equipment dementsprechend erstattet wird.
Angelina Ebeling: Okay, also es gibt definitiv verschiedene Optionen, wie man das abbilden kann. Auch sage ich mal, wenn man das ohne einen Employer of Record macht, definitiv super wichtig, das im Auge zu behalten. Klar, Arbeitsvertrag ist das eine, aber wie sind natürlich die anderen Anbindungen, um das Onboarding erfolgreich irgendwie durchzuziehen. Ich glaube, da ist es sicherlich hilfreich, wenn man Hilfe dabei hat. Als People Operations oder HR Experten gibt es sicherlich auch einige, die das selber irgendwie gedeichselt bekommen oder auch tun auf jeden Fall. Allerdings denke ich mal, ist es natürlich auch immer wichtig, dass ihr noch diesen Education Loop, also diese bisschen Erklärung und sagen, hey, das ist ja auch noch wichtig, noch die Leute da ein bisschen mitnehmt. Also gerade ein Arbeitgeber, der das gerade zum ersten Mal macht, kann ich mir schon vorstellen, dass das hilft, wenn ihr dann sagt, hey, wir haben das jetzt irgendwie schon 50 Mal gemacht, genau so muss das ablaufen. Das bringt mich zum nächsten Thema, das oft sehr, sehr, sag ich mal, nicht schwierig ist, aber so ein bisschen unkomfortabel. Wir nennen das immer Offboarding. Ganz einfach gefragt, wie funktioniert eine Kündigung bei euch? Also wenn ich sage, okay, ich möchte ein Arbeitsverhältnis beenden. Ja.
Carsten Lebtig: Also wir müssen uns immer an das lokale Arbeitsrecht halten. Das ist klar. Unsere Klienten können auch nicht von heute auf morgen sozusagen den Vertrag mit uns kündigen, wenn sie nicht mehr von den Mitarbeitern überzeugt sind. Wir müssen uns immer an das lokale Arbeitsrecht halten. Das heißt, wir müssen schauen, was steht im Arbeitsvertrag drin. Gab es eine Probezeit? Sind wir noch in der Probezeit oder ist die Probezeit schon vorbei? Und dann ist es einfach von Land zu Land unterschiedlich. Mal ein paar Extrembeispiele. Die meisten Hörer wissen sicherlich in den USA, Das ist eher so eine Hire-and-Fire-Policy. Also im Prinzip kann ich dort grundlos und fristlos von einem Tag auf den anderen einen Arbeitnehmer kündigen. Das ist ein bisschen einfacher. Das andere extreme Beispiel wäre jetzt Frankreich, wo das Kündigungs- oder das Arbeitsrecht einfach deutlich strikter sozusagen als in Deutschland. Und wenn ich dort eigentlich einmal über die Probezeit hinaus bin, wenige Optionen habe, sozusagen einen Mitarbeiter zu kündigen, da beraten wir natürlich dahingehend, Im Falle von Frankreich müsste man dann, wie man es in Deutschland auch machen würde, einfach eine Lösung finden. Das kann sein, dass man ein Abfindungsangebot erarbeitet. Es kann aber auch sein, dass es eine Art Kündigungsschutzklage gibt und dass das Ganze gerichtlich geklärt werden muss. Da unterstützen wir mit unseren lokalen Teams. Die Kosten trägt natürlich unser Klient. Das sind ganz normale Arbeitgeber-Vollkosten, die sozusagen im Verhältnis zum Arbeitsverhältnis stehen. Und das adressieren wir auch immer frühzeitig, ganz, ganz klar.
Angelina Ebeling: Okay, also muss mir auf jeden Fall bewusst sein, auch als Arbeitgeber, wenn ich ein Arbeitsverhältnis in einem anderen Land eingehe, sollte ich mich definitiv auch informieren, wie sehen die arbeitsrechtlichen Maßnahmen oder Gegebenheiten dort aus, um vielleicht auch eine Risikoabwägung zu machen, kann ich mir vorstellen. Also ich sage mir, okay, ich habe vielleicht auch drei Kandidaten, der eine sitzt in Spanien, einer in Frankreich und einer sitzt noch in Land X, keine Ahnung, dass ich natürlich über ganz viele verschiedene Gegebenheiten jetzt abwege. Es ist nicht mehr nur auch passt, also natürlich passt die Person perfekt, aber ich schaue dann auch plötzlich, sicherlich Kosten sind eine Frage. Also ich glaube, das ist eines dieser großen Themen, über die wir jetzt noch gar nicht gesprochen haben. Natürlich, wenn man im Ausland einschätzt, was sind Gehaltsunterschiede, kann man sicherlich nochmal komplett ein separates Thema darüber aufmachen. Dann natürlich eben Gegebenheiten, wie teuer wird der mit den Sozialkosten und so weiter und so weiter. Ich glaube, wir sprengen den Rahmen, wenn wir das jetzt für jedes einzelne Land hier ausarbeiten würden. Ich denke aber auch, es gibt einige Ressourcen, die du auch sicherlich nochmal zur Verfügung stellen wirst, um da nochmal reinzuschauen. Wir haben für diese Folge natürlich wieder ein Mural erstellt mit unseren visuellen Shownotes. Es gibt die Shownotes natürlich auch nochmal auf jedem Kanal. Podcast-Player, wo ihr das auch nochmal findet, um eben diese zusätzlichen Informationen euch auf jeden Fall nochmal abzuholen. Carsten, was ich gerne noch wissen würde von dir, also wir stellen jetzt im Ausland ein, es ist ein komplexes Thema, wie schätzt du das ein in Zukunft? Also du bist natürlich ganz nah gerade dran, wie das bei Unternehmen läuft, wie siehst du, in welche Richtung das gerade geht? Stichwort Corona, die Menschen reisen viel weniger, wir haben eigentlich viel weniger Personenverkehr über Grenzen. Wie sehen wir das in dieser Remote-Working-Welt grenzübergreifend?
Carsten Lebtig: Ja, sehr gute Frage. Also ich glaube, ich meine Remote-Work ist nicht neu. Das gibt es schon länger. Nicht erst seit Corona, aber ich glaube jetzt im Prinzip wird es natürlich extremst befeuert. Ich kam de facto auch genau während den ersten Tagen oder Wochen von Corona auf die Idee von PeopleFlow zurück. Warum? Ich habe mich nach neuen Geschäftsmodellen umgeschaut und plötzlich war die Welt um mich herum im Homeoffice oder hat remote gearbeitet. Das war für mich ein Status, den ich natürlich von meinen Startups, ich war Länderschef bei Uber, da war es ganz normal, dass ich sozusagen Teams führe, die nicht bei mir im Büro sitzen. Aber plötzlich, wie gesagt, waren Freunde von mir, die vielleicht bei etablierteren Firmen oder bei DAX-Konzernen gar gearbeitet haben. waren alle im Homeoffice und haben remote gearbeitet. Und ich habe mir natürlich die Frage gestellt, was bedeutet das denn für die Arbeitswelt von morgen? Und was wir natürlich sehen ist, also es wird sich nicht 180 Grad ändern, aber wir sehen, dass klar das Thema Remote-Arbeit stark gefeuert wird. Wir sehen, dass die Big Tech Companies, Facebook, Twitter, Square, die gehen alle sozusagen den ersten Schritt, haben alle bekannt gegeben, liebe Mitarbeiter, wenn ihr nicht mehr ins Büro kommen wollt, braucht ihr nicht mehr ins Büro kommen. Und da müssen im Prinzip auch kleinere Tech-Firmen nachziehen. Klar, weil wenn ich mich als attraktiver Arbeitgeber positionieren möchte, muss ich auch ein attraktives Arbeitsmodell haben. Und wenn es eben Mitarbeiter gibt, die gerne in einem anderen Land leben möchten und arbeiten möchten, dann muss ich das eben auch anbieten. Ich weiß nicht, Angelina, hast du schon, das ist auch so ein Thema, das ich gerne nutze, um so ein bisschen die Arbeitswelt, vielleicht wie sie in fünf Jahren sein könnte, zu beschreiben. Hast du von den Google Certificates schon gehört?
Angelina Ebeling: Ja, aber nur im Groben. Erklär mir doch nochmal kurz, was da passiert ist.
Carsten Lebtig: Genau. Ich glaube, das ist noch gar nicht live. Das wurde erst vor wenigen Wochen bekannt gegeben. Und zwar, dass Google bietet sogenannte Career Certificates, also Zertifikate an, die online über Coursera, glaube ich, belegt werden können. Das sind Online-Kurse. die Kandidaten explizit auf gewisse Rollen vorbereiten. Ich glaube, da geht es um Projektmanagement, UX-Designer, Data Scientist. Das sind, glaube ich, die drei Rollen. Das heißt, das sind Online-Kurse, die dauern circa sechs Monate. Die kosten wirklich nicht viel Geld, wenn sie überhaupt was kosten. Wie gesagt, die sind noch nicht live. Das Interessante dabei ist, dass Google sagt, wenn ihr dieses Zertifikat habt, das setzen wir einem vierjährigen College Degree oder College Abschluss sozusagen gleich. Jetzt müssen wir uns die Frage stellen, was bedeutet das denn eigentlich? Das heißt, ich brauche eigentlich in der Zukunft, um mich bei Google zu bewerben, nicht mal mehr einen College Abschluss. Ich kann sechs Monate meiner Zeit investieren, erarbeite mir so ein Zertifikat und kann dann doch schon einen hochbegehrten Job auch bei Google bekommen. Ich glaube, die Medianeinkommen liegen da irgendwo über 70.000, 80.000 US-Dollar. Und Google macht da jetzt den ersten Schritt, disrupten sozusagen ein Stück weit auch Universitäten mit dem Programm. Mittlerweile gibt es schon Partnerschaften mit Walmart und mit vielen, vielen anderen Firmen, die eben diese Zertifikate auch akzeptieren. Und ich glaube, das ist einfach die Welt, auf die wir gerade zurauschen. Also in Zukunft… kannst du von jedem Ort oder Land der Welt im Prinzip in einer guten Internetverbindung eine gute Ausbildung erlangen, die nicht mehr einer klassischen Universitätsausbildung, wie wir sie kennen, entspricht. Und wenn du dann noch Möglichkeiten hast, eben in einem Land wohnen zu bleiben und für die besten und coolsten Firmen der Welt zu arbeiten, weil es eben juristische Konstrukte wie das Employer Record Modell gibt, das ist die Arbeitswelt, auf die ich mich insbesondere freue.
Angelina Ebeling: Absolut. Ich mich auf jeden Fall auch. Also gerade das Thema Remote Education finde ich wahnsinnig spannend. Es gibt super viel, das da noch passieren kann und muss. Dass Google da jetzt natürlich einsteigt, ist ein großer Player, sage ich mal. Und das wird sicherlich den Arbeitsmarkt auch massiv beeinflussen. Ich danke dir erstmal, Carsten. Es war super, super spannend. Wir, wie gesagt, verlinken das alles nochmal. Ihr habt die ganzen Infos nochmal knackig zusammengefasst und könnt Carsten sicherlich auch gerne erreichen über die Kontakte, die er zur Verfügung stellt. Und damit würde ich sagen, war es das für heute und wir hören uns beim nächsten Mal. Bis dann.
