Hybrid-Offices bei ComboStrike

Intro: Digital Kompakt. Heute aus dem Bereich Remote Work mit deiner Moderatorin Angelina Ebeling. Los geht's!

Angelina Ebeling: Hallo und herzlich willkommen zu einer neuen Folge des Remote Work Podcasts von Digital Kompakt. Ich bin Angelina, wie immer hier und bin die Gründerin und Geschäftsführerin von Acework. Wir sind darauf spezialisiert, verteilte Teams aufzubauen und wir helfen Unternehmen dabei, noch besser auf Distanz zusammenzuarbeiten. Davon gibt es von uns Coachings, Workshops, Schulungen, aber auch für Management und Teams. Und wir unterstützen im Remote Recruiting, helfen dabei, passende Kandidaten und Kandidatinnen für flexible Stellen zu finden. In der vorletzten Folge habe ich einen kurzen Überblick darüber gegeben, worauf ihr beim Erstellen von einer remoten oder flexible Work Policy achten müsst. Wenn ihr die Folge noch nicht kennt oder noch nicht gehört habt, hört ihr euch gerne danach an. Ich erzähle das heute, weil ich heute zwei Gäste da habe, die genau diesen Prozess durchgemacht haben. Und ihr erfahrt heute, wie eben eine Berliner Marketingagentur ihre Flexible Work Policy entwickelt hat. Meine zwei Gäste heißen Sebastian und Sabine. Vielen Dank, dass ihr da seid. Und ich würde euch erstmal die Gelegenheit geben, euch kurz vorzustellen.

Sabine Maniscalco: Hi, ich bin Sabine. Ich bin die Teamleiterin des HR-Teams bei ComboStrike und bin schon seit über sechs Jahren mittlerweile da und betreue halt alles, was HR ist in der Firma.

Angelina Ebeling: Genau, ComboStrike. Sebastian, zwei Sätze zu dir, zwei Sätze zu ComboStrike. Was macht ihr?

Sebastian Roemling: Ich bin Sebastian, bin seit zweieinhalb Jahren bei ComboStrike, bin jetzt der COO, verantwortlich für administrative Sachen, also IT, Finance und HR. Wir haben uns umgenannt People & Culture. Ja, und ComboStrike ist halt eine Full-Service-Marketing-Agentur im Gaming-Vertical. Also Spielehersteller sind unsere Kunden und wir beraten die dahingehend strategisch, wie sie am besten ihre Spiele an den Markt bringen können. Und da verschiedene Services wie Influencer-Management, Media Channels und klassische Werbung, digitale Werbung, genau.

Angelina Ebeling: Perfekt. Und euer Sitz ist Berlin. Also wir treffen uns ja auch gerade in Berlin. Euer Office ist auch hier. Wie viele Mitarbeiter habt ihr aktuell?

Sabine Maniscalco: Wir haben circa 50 Mitarbeiter.

Angelina Ebeling: Circa 50. Und ihr seid auch ein bisschen verteilt schon. Also vielleicht erzählt ihr nochmal kurz die Story. Also ihr seid eine Marketingagentur, stellt man sich immer cool vor. Da geht irgendwie viel ab. Dann kam Corona. Wie ist es euch ergangen?

Sabine Maniscalco: Ja, das war mein erster Gedanke, wo du gefragt hast bezüglich Office und wie viele Leute wir sind. Aktuell im Office sind wir im Durchschnitt, glaube ich, vielleicht so fünf Leute. Also es ist komplett anders als wir gleich zuvor waren. Aber wir haben unser Headquarter in Berlin, haben aber auch ein Satellite Office in Shanghai mit drei Mitarbeitern.

Sebastian Roemling: Ja, genau. Und wie man sich eine Marketing-Tour im Gaming vorstellt, da hatten wir vor Corona eigentlich eine sehr, sehr gute Company-Culture. Also es war viel Bass im Office, viele Leute gespielt, verschiedene Events und so. Das war schon eigentlich eine sehr gute Sache. Was uns auch zum Anfang, glaube ich, sehr geholfen hat. Also wir kannten uns alle, waren eigentlich alle befreundet und war überrascht, dass das eigentlich dann im März, wo wir gesagt haben, okay, keiner muss mehr ins Office und das auch dann zugemacht haben teilweise, ist das eigentlich besser als erwartet gelaufen. Also ich meine, wir hatten vor anderthalb Jahren auch Asana eingeführt. Also ganze Workflow und so, das war schon alles sehr digital aufgestellt. Also von der Seite hat das dann eigentlich ganz gut geklappt, die erste Zeit zumindest.

Angelina Ebeling: Du hast gerade gesagt März, das war März 2020, also eineinhalb Jahre her, genau. Zumindest aktuell. Und du sagst, ihr habt Remote Work gut umgesetzt. Also an sich lief es gut. Ist euch irgendwie, ich meine, das war ein langer Atem, irgendwas an speziellen Herausforderungen da aufgefallen?

Sabine Maniscalco: Also mir ist noch zur vorigen Frage eingefallen, dass wir wirklich sehr viel soziale Sachen gemacht haben, also Social-Sachen. Wir haben alle zwei Monate selbstorganisierte Theme-Partys gehabt und wir hatten das typische After-Work-Bier regelmäßig und das ist halt komplett weggefallen, wo wir alle ins Homeoffice gegangen sind. Und wir haben das versucht umzusetzen ins Digitale, aber ich glaube, weil alle einfach nur so Müde vor dem Computersitzen waren, war es halt super schwierig, da die Leute auch noch zu begeistern, nach der Arbeit weiter vor dem Computer zu sitzen und sich digital zu verknüpfen.

Angelina Ebeling: Ja, auf jeden Fall. Und dann haben wir uns kennengelernt. Das ist jetzt auch schon wieder ein paar Monate her, im Sommer 2021. Und da standet ihr eigentlich vor der Herausforderung, wie geht es jetzt weiter? Die Option gab es, wieder Büros zu öffnen. Und was habt ihr euch da ungefähr gedacht? In welche Richtung das dann gehen kann? Wie habt ihr euch das vorgestellt?

Sebastian Roemling: Also wir hatten dahingehend überlegt, dass wir eigentlich die Vorteile aus beiden Welten sozusagen vereinen wollen. Also einerseits flexibel und Homeoffice, weil es hat viele oder ein paar gute Aspekte, dass man sich besser konzentrieren kann, nicht mehr so viel abgelenkt wird und so Sachen. Auf der anderen Seite natürlich hat das ganze Miteinander, der Talk an der Kaffeemaschine oder so, das hat alles natürlich gefehlt. Und da hatten wir dann überlegt, okay, wie können wir das sinnvoll vereinen, dass wir das Beste aus beiden Welten zusammen nehmen. Dann hatten wir zuerst im Management-Team überlegt, wie wir das machen. Und dann dachten wir aber, das sollten wir uns lieber von jemandem helfen lassen, der sich da ein bisschen auskennt. Und so ist es erst mal gekommen, dass wir auf dich zugekommen sind, um dann halt Best Learnings aus der Praxis zu bekommen, wie man das am besten eigentlich anstellt. Weil wir wollten das nicht einfach so machen, wie wir denken, sondern wollten das schon ein bisschen hinterlegt haben mit Best Practices.

Angelina Ebeling: Best Practices, das haben wir auch gemacht. Also bei euch war es eigentlich immer klar, dass ihr nicht komplett remote gehen wollt. Das haben wir, glaube ich, auch ganz am Anfang eigentlich schon gesagt. Es ist nichts, in das ich Unternehmen pushen möchte oder will. Das ist absolut nicht das Ziel. Wir haben immer gesagt, ihr seid Hybrid, ihr seid eine Marketingagentur, ihr lebt auch davon, dass Menschen sich begegnen. Und das ist wahnsinnig wichtig, dieser Buzz, da kommen wir auch später nochmal dazu. Aber vielleicht kurz um den Prozess nochmal aufzuzeigen, vielleicht für die Hörer, die das noch nicht so kennen, was wir gemacht haben, ist eigentlich relativ einfach und straightforward. Wir haben erst einen kurzen Audit gemacht, dass wir, also mein Team, euch besser verstehen, weil natürlich ist es spannend mit euch zu sprechen und eure Herausforderungen zu hören, aber wir haben tatsächlich mit allen Mitarbeitern gesprochen, also wir haben eine Umfrage gemacht. Haben das analysiert, hatten dann einen gemeinsamen Call, um einfach zu schauen, okay, sind wir hier auf der gleichen Ebene, auf dem gleichen Level, was die Herausforderungen angeht und sind dann eigentlich direkt schon in diese Policy gegangen. Ich weiß nicht, ob ihr euch erinnert, dann hatten wir einige kleine Hausaufgaben für euch und haben dann eigentlich direkt gestartet, bei euch im Executive Team wirklich Policy-Fragen zu klären und das über verschiedene Elemente einfach abzuwickeln. Die Umgebung, die verschiedenen Setups, haben eure Business-Needs besprochen. Auch welche bestehenden Vereinbarungen ihr schon hattet, welche Normen und Prozesse. Also du hast Asana erwähnt, das ist ja auf jeden Fall ein guter Start gewesen, gerade auch in diesem digitalen Bereich. Und dann haben wir die Policy erstellt. Und jetzt im letzten Schritt sind wir auch gerade noch so ein bisschen mittendrin. Seid ihr quasi live dabei hier, machen wir ein kleines Leadership-Training für eure Teamleads. Ihr habt, ich glaube, wir waren zu zwölf, dreizehn und haben einen Leadership-Workshop gemacht. Das läuft aktuell noch und das ist jetzt quasi so der abschließende Schritt. Aber eigentlich ist es wichtig, glaube ich, für die Hörer so ein bisschen diese Policy-Entscheidungen mitzubekommen. Also ich glaube, das sind die spannenden Dinge, über die wir gesprochen haben. Also ich fand, ihr wart sehr, sehr mutig in einigen Teilen. Ihr seid sehr stark vorangegangen, habt gesagt, so wollen wir das ausrichten. Und euer CEO hat da auch einiges mitgewirkt. Vielleicht könnt ihr da nochmal erzählen, was da passiert ist.

Sabine Maniscalco: Ja, also es war, glaube ich, für uns von Anfang an klar, dass die Mitarbeiter im Homeoffice genauso oder vielleicht noch effektiver arbeiten können als bisher. Wir sind sehr mitarbeiterfokussiert und uns war auch sehr wichtig, den Mitarbeitern den Freiraum zu geben, den wir auch geben können und da nicht übermäßig strikt sein wollen. Und das war, glaube ich, auch das Mindset, das dann Christian, unser Geschäftsführer, relativ früh begann. sehr gut ausgedrückt hat. Und zwar ist das auch der Leitfaden quasi, der uns dann betreut hat. Das ist as flexible as possible, as strict as necessary. Und da haben sich für mich auch die ganzen Diskussionen dann dran gehangelt. Also wir hatten sehr viele Diskussionen, die mit Vertrauen zu tun haben. Ich finde, da war es sehr wichtig, dass das Executive Team sich austauscht und wirklich guckt, okay, Wie können wir eine Policy erstellen, mit der sich alle wohlfühlen auch? Und ich denke, das ist uns dann gelungen. Also eine Frage war halt wirklich die Arbeitszeiten zum Beispiel, flexible Arbeitszeiten, wie weit wir da flexibel sein wollen.

Angelina Ebeling: Und ihr habt euch für mehr Flexibilität entschieden letztendlich?

Sebastian Roemling: Ja, wir wollten das eigentlich so flexibel gestalten, wie es möglich ist und dann halt wirklich das in die Hände der Teams bzw. den Mitarbeiter zu geben, dass sie sich da ausleben oder das gestalten können, so wie es notwendig ist. Und ja, auch in der Umfrage, die ihr gemacht habt und wir hatten auch ein halbes Jahr vorher schon auch schon mal gefragt, wie ist das eigentlich, wenn ihr wieder zurückkommen wollt? Viele der Antworten waren so. Ja, Hälfte, Hälfte, zwei Tage im Office oder zwei, drei Tage im Office und das andere Home Office. Und wir haben jetzt gesagt, okay, es ist erstmal kein Tag im Office notwendig, außer es sind gewisse Events oder sowas, wo das gut wäre, wenn man im Office ist und geben das jetzt sozusagen based auf der Policy in die Hände der Teams, um sich da abzustimmen, was für die einzelnen Teams die besten Einteilungen sind, die dann passen.

Angelina Ebeling: Absolut. Also was du gerade so im Vorbeigehen gesagt hast, ich würde es gerne nochmal erwähnen, ist, dass ihr im Prinzip sagt, dass flexibles und mobiles Arbeiten ohne Abstimmung möglich ist und auch ohneingeschränkt. Das ist nicht selbstverständlich. Also wir haben schon mit vielen Firmen gearbeitet, oft wird das limitiert, irgendwie reguliert, Abstimmung mit den Chefs und so weiter. Ihr habt euch wirklich für eine sehr flexible Lösung entschieden. Auch in Bezug auf die Arbeitszeiten. Ihr kamt natürlich vorher aus einem sehr bürobasierten Kontext mit Kernarbeitszeiten, mit relativ langen, fixen Arbeitszeiten. Und seid jetzt quasi im nächsten Schritt dabei. Also was du, Sebastian, auch gesagt hast, ist, dass ihr den Teams ganz viel Verantwortung gebt, dann eben für sich Vereinbarungen zu treffen, die dann funktionieren. Natürlich einfach für gewisse Gegebenheiten. Ihr seid sehr kundenorientiert, das ist ja klar. Dort dann doch die Vereinbarung zu treffen. Zum Beispiel, wir sind dann und dann verfügbar oder wir sind dann und dann eben in unseren Arbeitszeiten mit drin. Ich würde gerne nochmal auf euer Büro eingehen, das ich zwar noch nie gesehen habe. Wir haben komplett remote zusammengearbeitet, was ich auch super fand und es hat auch super geklappt. Was sind denn aktuell so die Entscheidungen fürs Büro? Also erstmal, ihr wollt es behalten. Das ist ja auch nicht selbstverständlich.

Sabine Maniscalco: Ja, genau. Also wir wollen es auf jeden Fall behalten, weil wir wollen sehr flexibel sein. Wir wollen gleichzeitig wirklich diesen Bass, also diese Kommunikation, diese Human Moments zwischen den Mitarbeitern behalten, weil wir denken, dass das halt auch Kreativität fördert und einfach auch die Zusammenarbeit. Wir haben jetzt entschieden, eine Flex-Desk-Policy einzuführen und werden jetzt langsam anfangen, das vorzubereiten. Das ist ein größerer Schritt für uns, das durchzuziehen. Wir wollen auf jeden Fall die Policy schon mal vorstellen, bevor wir das tatsächlich umgesetzt haben. Aber da wollen wir hin, dass die Mitarbeiter auch da nochmal miteinander flexibler zusammenarbeiten können. Also nicht immer die gleichen Leute am selben Tisch sind, sondern dadurch halt auch nochmal die Zusammenarbeit fördern.

Angelina Ebeling: Was bei euch natürlich auch ein Thema ist, dass ihr auf der einen Seite Teams habt, feste Teams und dann habt ihr natürlich Kampagnen und Projekte, wo dann verschiedene Mitglieder aus den unterschiedlichen Teams an der Kampagne zusammenarbeiten. Was eine Matrixstruktur ergibt, was oft, ob remote oder nicht remote, einfach eine schwierige Art ist zusammenzuarbeiten. Habt ihr da noch das eine oder andere, was ihr an Learnings habt jetzt für das Office auch?

Sebastian Roemling: Ja, also da wäre halt, genau wie Sabine gerade erzählt hat, dass wir halt schon dann die Möglichkeit geben wollen, dass sich dann ein Kampagnenteam zum Beispiel zum Kick-Off im Office trifft, dass die alle zusammen sind und sich das dann sozusagen dem Brief von dem Kunden durchgehend abstimmen können. Dann können sie wieder nach Hause und dann an ihren Arbeitspaketen arbeiten. Oder dass sie halt reinkommen, wenn ein Launch gerade ist und eine kritische Phase oder eine spannende Phase. dass die sich dann da zusammen hinsetzen und kurze Wege haben und nicht dann am anderen Ende des Raumes wie vorher halt sozusagen dann immer noch aufstehen müssen oder so. Also das erhoffen wir uns davon auch ein wenig. Und generell mit der Aufteilung der Arbeit ist es schon so, dass wir dann, wenn jetzt jedes Team für sich, also hierarchisch erstmal ihre Team-Agreements gemacht hat, dass wir uns dann nochmal zusammensetzen mit den Client-Facing-Teams, dass die sich auch nochmal abstimmen und ein Agreement finden sozusagen, wie sie dann auf ihren Kampagnen arbeiten, dass sie sich abstimmen und sagen, okay, Vielleicht müssen wir, weiß ich nicht, wenn der Kunde in Amerika ist, dann müssen wir leider ein bisschen später online sein oder so Sachen. Und dass das sozusagen auch dann flexibel gestaltbar ist im Rahmen des Teams oder der Kampagne dann.

Angelina Ebeling: Absolut. Und auch, dass ihr das explizit macht. Also ich glaube, das war so der nächste Schritt einfach zu sagen, es wird immer wieder neu abgestimmt und immer wieder auch neu verhandelt zu einem gewissen Grad, dass es dann auch passt. Also ich glaube, das war eins dieser Spannungsfelder, dass wir eigentlich rausgearbeitet hatten, ist, dass es oft gar nicht so klar ist und die Teams sich vielleicht gegenseitig in der Konkurrenz sehen und das jetzt eigentlich das Ziel ist, das arbeiten ja alle an den gleichen Kampagnen und für die gleichen Kunden, dass die Vereinbarungen dann auch expliziter getroffen werden

Sabine Maniscalco: können. Also wir sind ja jetzt gerade in der Vorbereitung für die Team Agreements und das ist auch der Spannungspunkt, gerade der den Teamleads auch am meisten Sorgen macht. Also da müssen wir noch ein bisschen arbeiten.

Angelina Ebeling: Genau, das ist Work in Progress aktuell. Eine Sache noch zu eurem Büro. Also ihr hattet gesagt vorher, die Teams saßen zusammen. Was das Büro Layout angeht, ihr habt da noch keine fixen Dinge in die Wege geleitet, weil aktuell fünf Personen im Büro. Wie sehen denn die Pläne aus? Ich weiß noch, ihr hattet eine ganz interessante Entscheidung auch im Executive Team, was passieren soll.

Sabine Maniscalco: Genau, wir haben Christians Büro aufgelöst. Also unser Geschäftsführer wird quasi nicht mehr selber in seinem eigenen Büro sein, sondern ursprünglich haben wir gesagt, er wird mit im Großraumbüro sitzen. Aber da habe ich jetzt ein Update für dich. Sehr gut, ja. Und zwar hat er auch ein bisschen Sorge GDPR-technisch, weil er auch mit sensiblen Daten arbeitet, dass er da die ganze Zeit im Großraumbüro sitzt, weswegen er ins People and Culture Büro ziehen wird.

Angelina Ebeling: Tatsächlich. Sehr gut, genau. Und das wird nämlich auch behalten, weil sowieso, natürlich das muss immer abgeschlossen sein.

Sebastian Roemling: Genau, HR, also People Culture und Finance, die konnte man nicht in den Flex-Desk-Raum mit reinnehmen.

Angelina Ebeling: Genau, aber ich habe noch mitbekommen auf jeden Fall, dass das ursprüngliche Büro von Christian jetzt auch zum Meeting-Raum wird, den er sich ja auch bucht. Genau. Was auch eine sehr spannende Entscheidung ist, weil gerade bei CEOs, Geschäftsführern, Top-Managern, also diese Idee von, brauche ich dieses Büro? Und ich hatte den Eindruck, Christian findet Remote Work eigentlich für sich auch klasse und arbeitet auch viel von zu Hause und ist auch viel unterwegs und hat dann wirklich von sich aus auch gesagt, na komm, dann take the office.

Sebastian Roemling: Ja, vorher, ich meine, er hatte auch einen Besprechungstisch drin gehabt, also es war eigentlich schon ein halber Meetingraum so, aber jetzt kommt halt sein Schreibtisch da raus und dann zieht er ins People & Culture Office.

Sabine Maniscalco: Hat er sich geopfert fürs Thema.

Angelina Ebeling: Sehr gut, finde ich war eine sehr coole Entscheidung auf jeden Fall.

Sebastian Roemling: Vielleicht noch eine Sache zum Office, wir haben im Moment noch drei Meetingräume, den einen werden wir auch in so eine Quiet-Zone umgestalten, dass dann wirklich da nicht geredet wird und die Mitarbeiter, wenn sie mal im Office sind und Ruhe brauchen und was konzentrieren müssen, dass sie sich da hinsetzen können und die anderen werden halt weiter als Meetingräume benutzt.

Sabine Maniscalco: Ja, und da ist jetzt die Herausforderung, das Tool zu finden, das das alles ermöglicht.

Angelina Ebeling: Genau, das wäre jetzt meine nächste Frage gewesen. Lass uns mal ein bisschen auf die Tools gehen. Ich weiß, ihr habt euch einige schon angeschaut. Auf der einen Seite FlexDesk, Buchungssysteme gibt es ja eigentlich wie Sand am Meer. Habt ihr da schon Erfahrungen? Also wir haben selbst kein Büro, deswegen kann ich nie eins empfehlen.

Sebastian Roemling: Wir hatten uns verschiedene angeguckt. In unserem Kopf ist es eher so, wir wollten natürlich auch das optisch oder visuell darstellen. Und das war jetzt auf den ersten Blick, weiß ich nicht, bei den ersten zwei Jahren nicht so möglich, dass wir sagen, okay, da gibt es einen Grundriss und dann sieht man so

Angelina Ebeling: Wie im Kino den Platz wählen.

Sebastian Roemling: Ja, genau, sowas in der Art. Aber vielleicht ist das auch so.

Angelina Ebeling: Okay, welche habt ihr euch denn schon angeschaut? Wie gesagt, auch haben wir immer das Mural Board. Die Zuhörer wissen das auch. Alle Ressourcen sind immer verlinkt, alle Tools. Das heißt, ihr könnt die nennen, wir schreiben sie danach aufs Board drauf und die Leute können sich nochmal anschauen.

Sabine Maniscalco: Also es ist jetzt schon ein bisschen länger her. Ich glaube, ich habe mir Flexdesk angeguckt und ich habe mich noch irgendwo angemeldet, aber da weiß ich jetzt den Namen leider nicht mehr.

Angelina Ebeling: Okay, gut, also da seid ihr noch.

Sebastian Roemling: Ich müsste auch nochmal nachgucken.

Angelina Ebeling: Okay, wir werden sie auf jeden Fall nachziehen und es kommen einige auf die Liste. Ihr habt euch noch einige andere Tools angeschaut. Vorher würde ich vielleicht nochmal über Personio sprechen wollen, weil wir haben HR hier sitzen. Ihr nutzt Personio. Wie habt ihr euch das jetzt mit dem hybriden Arbeitsmodell überlegt, wie ihr Personio vielleicht auch nochmal anders nutzen könnt und müsst?

Sabine Maniscalco: Also bei Personio kann man die verschiedenen Absence-Arten sehr flexibel anpassen. Und wie wir schon vorhin erwähnt haben, also man kann ja von zu Hause arbeiten ohne Abstimmung. Das heißt, wir werden ermöglichen, dann Homeoffice einzutragen ohne Approval. Also das können die Mitarbeiter dann selber einpflegen. Und wir werden eine zusätzliche Absence-Art hinzufügen. Und dass es, ich weiß jetzt gar nicht, wie ich das genannt habe, aber remote arbeiten oder remote aus dem Ausland arbeiten abdeckt quasi, wo man dann zwei Schritte als Approval hat. Einmal Teamlead oder Verantwortlicher und einmal dann People and Culture auch, damit wir da auch Bescheid wissen. und da eventuelle Konsequenzen dann ziehen können.

Angelina Ebeling: Genau, da können wir auch gerade noch mal kurz darauf eingehen. Wir hatten es jetzt noch nicht explizit erwähnt. Man darf so viel flexibel und remote arbeiten, wie man möchte. Fürs Ausland habt ihr euch aber auch noch mal besondere Bestimmungen dann überlegt und auch vielleicht Verfügbarkeiten noch, ne?

Sabine Maniscalco: Genau. Zwei Monate haben wir gesagt, kann man maximal aus dem Ausland arbeiten pro Jahr. Und da haben wir gesagt, dass auch die Arbeitszeiten dann abgestimmt werden müssen mit dem Teamlead. Also wenn man in einer anderen Zeitzone ist.

Sebastian Roemling: Genau, wenn man dann nach Südamerika geht, dann muss man natürlich schon gucken, dass man mit dem Team einigermaßen Überschneidungszeiten hat in dem Zeitfenster.

Sabine Maniscalco: Aber wir wollen natürlich auch nicht, dass die Leute dann irgendwie nachts arbeiten müssen oder um zwei Uhr nachts aufstehen oder so, sodass wir dann Kompromisse finden.

Sebastian Roemling: Aber es sollte vorher abgestimmt werden, damit man das umgeht, dass man da ist und dann auf einmal nachts arbeiten muss oder sowas.

Angelina Ebeling: Ganz genau, das hatten wir auch angesprochen, dass es einfach wichtig ist, dass HR sich dort nochmal kurz einmischt, beziehungsweise kurz die Abstimmung vornimmt, auch aus ganz einfachen, sage ich mal, administrativen Gesichtspunkten. Ihr habt gesagt zwei Monate, das war jetzt einfach erstmal, sage ich mal, festgelegt, das hat jetzt irgendwie keinen besonderen Hintergrund. Hat vielleicht auch ein bisschen damit zu tun, dass ihr euch eben sehr weit jetzt auch vielleicht vorgewagt habt und sagt, wir testen das jetzt mal. Wie lange habt ihr gesagt, das ist die Testphase dieser aktuellen Policy?

Sabine Maniscalco: Neun Monate haben wir jetzt erstmal gesagt und wollen auch gucken, wie es ankommt, wie es den Mitarbeitern geht und dann eventuell nochmal Anpassungen vornehmen.

Sebastian Roemling: Zu den zwei Monaten vielleicht nochmal eine Sache dazu. Während Corona hatten wir da auch schon gesagt, also unser Team ist recht international aufgestellt und da sind viele natürlich zu ihren Families auch gefahren. und dann haben wir auch gesagt, dann könnt ihr natürlich von da arbeiten. Und deswegen haben wir auch gesagt, okay, jetzt machen wir halt zwei Monate, dass das halt auch ist, dass sie vielleicht Urlaub zurück zur Family verbinden können mit dann auch noch zwei Wochen von da aus arbeiten. Also das ist so ein bisschen, woher das auch kam.

Angelina Ebeling: Absolut. Also ihr seid nicht nur ein bisschen, ihr seid sehr international aufgestellt. Eure Firmensprache ist Englisch. Die meisten sprechen auch Englisch. Ihr habt natürlich auf der einen Seite dieses Problem oder dieses Phänomen gehabt, dass eben gerade während Corona auch die Mitarbeiter vielleicht zu ihren Familien gegangen sind. Ihr hattet auch Situationen, wo vielleicht jemand jetzt permanent nicht mehr in Berlin sein möchte. Wie seid ihr das angegangen?

Sabine Maniscalco: Also wir hatten gesagt, erstmal während wir sowieso alle von zu Hause arbeiten, ist in Ordnung. Aber jetzt, wo wir die Policy tatsächlich einführen werden, werden wir auch nochmal nachträglich in Gespräche gehen. Weil wir ja eigentlich gesagt haben, man muss mit einer Vorwarnung von 24 Stunden ins Büro kommen. Aber wenn man jetzt im anderen Ende vom Land wohnt, wer trägt die Kosten zum Beispiel dafür? Also da müssen wir nachträglich nochmal in die Gespräche gehen, auf jeden Fall.

Angelina Ebeling: Da gibt es den einen oder anderen, der oder diejenige, die dann vielleicht sogar komplett woanders arbeitet und dass es dann nicht möglich ist, innerhalb von einem Tag mal eben nach Berlin zu kommen. Ja, es ist noch nicht ganz geklärt, aber es ist durchaus auf jeden Fall die richtige Richtung und man sieht einfach die verschiedenen Situationen. Deswegen wollte ich das auch nochmal aufzeigen. Ihr habt wirklich sehr viele unterschiedliche Situationen schon erlebt durch eure internationalen Mitarbeiter auch. Sehr spannend, da zu hören, dass ihr eben sagt, okay, wir testen das jetzt. Was jetzt diesen allgemeinen, ich nenne es mal Change-Management-Prozess bei euch angeht, wie ist das abgelaufen? Wir haben die Policy entwickelt und dann ging es ja eigentlich los, das so ein bisschen rauszukommunizieren. Wie ist denn der Plan da aktuell?

Sebastian Roemling: Also wie du auch vorhin schon angesprochen hast, wir hatten unseren Team-Leads, mit denen das vorgesprochen, auch nochmal wichtigen Input bekommen, noch angepasst oder deutlicher gemacht. Danach kam halt dieser Workshop mit den Team-Leads. Jetzt werden wir die Policy der ganzen Firma nächste Woche vorstellen und auf Basis dann haben die Mitarbeiter die Informationen von der Policy und des UMAM, woraus dann die Team-Agreements erstellt werden können.

Angelina Ebeling: Okay, alles klar. YouMom nochmal kurz für die, die es vielleicht noch nicht, also ich habe es in der vorherigen Episode bestimmt schon mal erzählt. Das User Manual of Me ist eine dieser Tools, die wir nutzen, dass quasi Mitarbeiter ihre eigenen Arbeitsbedingungen und vielleicht auch Vorlieben und Quirks aufzeigen können und dann eben darauf basierend gehen Teams in Gespräche, um eben zu vereinbaren. wie sie miteinander zusammenarbeiten wollen. Haben wir bei euch gemacht, war eine ganz coole Exercise, glaube ich. Einige haben es direkt rauskopiert und gesagt, sie wollen es mit den Teams weitermachen. Das war sehr, sehr spannend. Aber es geht jetzt auf jeden Fall weiter. Also ich glaube, wenn die Agreements dann stehen. Ich bin sehr gespannt. Habt ihr eine Idee? Es ist immer ganz lustig, wenn man quasi, wir nehmen es ja jetzt auf und irgendwann in drei, vier Monaten kann man nochmal reinhören. Wie es tatsächlich dieses Return-to-Office abläuft. Also ich habe das Gefühl, bei ganz vielen Firmen ist es momentan so, das Büro ist offen, aber die Mitarbeiter kommen noch nicht zurück. Seht ihr das? Also wie schätzt ihr das diesen Winter ein?

Sabine Maniscalco: Das ist bei uns genauso. Also theoretisch haben wir gesagt, wir haben ein Upper Limit. So viele Leute können ins Büro kommen, aber wir sind unabhängig. fast nie annähernd an diese Grenze gekommen. Und wir wollen, wenn wir die Policy vorstellen, später auch die Leute so ein bisschen ermutigen und einladen, also so das als ersten Schritt zu nehmen. Hey, jetzt könnt ihr auch wieder öfter ins Office kommen. Also eigentlich keine Veränderung, aber nur nochmal zu kommunizieren, dass es möglich ist zu kommen quasi. Aber wir wollen jetzt auch mit Corona nochmal gucken, wie wir die Hygienemaßnahmen vielleicht auch anpassen können, weil Vor kurzem gelesen, dass wenn alle geimpft sind, man die auch auflösen kann. Also wir sind jetzt gerade daran zu gucken, wie wir ohne irgendwelchen Druck auf die Mitarbeiter auszuüben erfahren können, ob alle denn geimpft sind und dann wäre es glaube ich nochmal viel entspannter und viel mehr Leute würden reinkommen.

Angelina Ebeling: Absolut. Das ist, glaube ich, ein sehr haariges Thema aktuell, mit dem sich viele Firmen beschäftigen. Es ist natürlich auch immer tagesaktuell und topaktuell, wenn man über Corona spricht, aber auf jeden Fall durchaus was, was da einen Effekt hat. Ich bin sehr gespannt, der Winter in Berlin kommt oder auch in Deutschland, wie sich das entwickelt in den Unternehmen, ob Büros wieder voller werden, leerer werden. Man weiß es eigentlich noch nicht. Zum Abschluss wollte ich noch eine Sache erfragen. Wir haben ein bisschen natürlich auch gemeinsam über dieses hybride Arbeiten auf einer, sag ich mal, anderen Ebene gesprochen. Also eure Infrastruktur, wir hatten ja angesprochen, war Asana, Personio, NHR. Ihr benutzt die ganze Google-Suite. Also ich weiß, wir haben uns immer auf Hangouts getroffen und solche Sachen. Wir haben uns nochmal über digitale Büros unterhalten. Da hattest du, glaube ich, Sebastian auch einige dir angeschaut. Habe ich nochmal ein spannendes Thema erwähnt.

Sebastian Roemling: Genau, das ist, glaube ich, ein Thema, was uns fehlt, gerade ein Tool, was uns sozusagen diese Gespräche an der Kaffeemaschine oder wenn man sagt, okay, ich habe jetzt gerade keine Termine und bin ein bisschen flexibel und hätte auch Zeit, um einen Chat mit einem Mitarbeiter zu machen oder sowas. Das ist ein bisschen schwer so, weil man irgendwie auf Slack, ja, wir haben auch Slack, wo man natürlich mal in Huddle jetzt, das ist eigentlich eine ganz gute Funktion, wo man mal schnell reinspringen kann und so, das passt schon ganz gut. Also diese Social-Verbindung, ein Tool, was ich sehr spannend finde, ist Tandem. Das benutzt ihr ja auch. Da habt ihr auch gute Erfahrungen mit. Aber ja, wir haben noch zwei andere, die wir uns noch angucken müssen. Aber ich denke, auf der Tool-Ebene werden wir uns auch nochmal erweitern.

Sabine Maniscalco: Und ich finde das besonders wichtig, auch um den Office-Bias zu eliminieren. Also ich glaube, ganz kann man es vielleicht auch gar nicht machen. Aber ich finde es extrem wichtig, dass die Leute, die dann tatsächlich ins Büro kommen, nicht bevorzugt werden, einfach nur, weil man sie mehr sieht. Dass wir da wirklich eine digitale Präsenz auch schaffen können für die, die von zu Hause arbeiten.

Angelina Ebeling: Absolut. Also ich denke, ihr seid auf dem richtigen Weg. Ich fühle mich sicher, ihr seid auf dem richtigen Weg. Bin sehr gespannt, wie es weitergeht bei euch. Vielen Dank, dass ihr da wart, dass ihr es auch alles so offen kommuniziert habt, obwohl wir noch gerade in dem Prozess sind. Ich glaube, es ist für einige, die da auch gerade drinstecken, durchaus wichtig, da mal mitzuhören. Zum Abschluss vielleicht noch, wenn jemand Fragen hat, euch erreichen möchte, wie erreicht man euch am besten?

Sabine Maniscalco: Per E-Mail würde ich sagen.

Angelina Ebeling: Per E-Mail, dich per E-Mail, Herr Erlerin, klar, per E-Mail. LinkedIn ist auch immer so eine Option.

Sebastian Roemling: Genau, LinkedIn wäre super oder halt E-Mail.

Angelina Ebeling: Genau, alles klar. Das heißt, die werden wir auf jeden Fall auch noch in die Notes mit reinnehmen, dass man euch erreichen kann, falls es Fragen gibt. Ihr stellt natürlich auch ein, aktuell, ihr sucht.

Sabine Maniscalco: Ja, immer.

Angelina Ebeling: Auch immer in Berlin natürlich, so wie viele andere auch. Dementsprechend eure Karriereseite werden wir auf jeden Fall auch verlinken.

Sabine Maniscalco: Perfekt.

Angelina Ebeling: Super. Sehr schön. Dann danke ich euch.

Sabine Maniscalco: Vielen Dank.

Outro: Danke fürs Zuhören beim Digital Kompakt Podcast. Du merkst, hier ziehst du massig Wissen für dich und dein Unternehmen heraus. Wenn du mit uns noch erfolgreicher werden möchtest, abonniere uns auf den gängigen Podcast Plattformen. Und hey, je größer wir werden, desto mehr Menschen können wir helfen. Also erzähl doch auch deinen Kolleginnen und Kollegen von uns. Bis zum nächsten Mal.