Digitale Führung für Remote Work – Kommunikation

Joel Kaczmarek: Hallo und herzlich willkommen zu einem neuen Remote Work Podcast von Digitalkompakt. Mein Name ist Joel Kaczmarek und in der letzten Folge haben wir schon darüber gesprochen, warum ist Homeoffice etwas anderes als Remote Work und wie sieht eigentlich eine Remote Organisation aus? In dieser Folge möchte ich gerne den Auftakt machen zu einer Dreierreihe über das Thema digitale Führung. Denn wenn ich eine Organisation sein möchte, die remote arbeitet, wo Remote Work eine wichtige Rolle einnimmt, dann muss ich auch meinen Führungsstil hinterfragen, nämlich dieser muss digitaler werden. Das legen wir als eine Dreiteilung an und zwar in Folge 1 sprechen wir über das Thema Kommunikation, denn man muss in einer Remote-Organisation sehr viel mehr und sehr viel anders kommunizieren, als das bisher der Fall ist. Folge 2 wird sich dann darum drehen, wie baue ich eigentlich als Führungsperson Vertrauen und Teamspirit auf, wenn sich das Team die ganze Zeit gar nicht sieht. Und Folge 3 wird sich darum drehen, was für eine Arbeitsorganisation brauche ich eigentlich, wenn ich als digital orientierter Leader quasi mehr ein Enabler bin, der Leute enablen muss, die überall verteilt auf der Welt oder zumindest vielleicht in unterschiedlichen Städten sitzen. That being said, in der heutigen Folge nimmst du also das Thema Kommunikation mit. Es geht darum, welche Erwartungen solltest du haben, wie steuerst du Probleme, was für Meetingstrukturen brauchst du und vieles mehr. Das lernst du aus der heutigen Folge. und dabei habe ich wieder einen super spannenden Gast, nämlich, wie auch in Folge 1, den lieben Ahmet Achar. Den kenne ich schon sehr, sehr lange. Er ist ein digitaler Nomade, der wirklich sehr, sehr viele Elemente kennt aus der digitalen Welt, sehr viel remote schon gearbeitet hat und immer noch arbeitet, ganz viel teilen kann und deswegen freue ich mich, dass er wieder dabei ist. Hallo, lieber Ahmet .

Ahmet Acar: Ja, vielen Dank. Schön, hier zu sein. Hallo Joel.

Joel Kaczmarek: Gut, soviel von mir zu dir, Achmed. Stell dich doch sonst nochmal ganz kurz selber vor und sag, was du genau so machst, dass man das vielleicht verstanden hat, wenn man dich in der ersten Folge noch nicht gehört haben sollte.

Ahmet Acar: Ja, vielen lieben Dank. Ich bin ein Nomade, der überwiegend in Berlin hockt. Also nicht zu viel durch die Gegend. Ich besate Unternehmen im Aufbau von digitalen Produkten und Dienstleistungen so, dass die nachher davon glänzen können und man von mir nicht allzu viel mitbekommt.

Joel Kaczmarek: Und noch zwei Bitten am Anfang. Erstens, wenn dich das Thema beschäftigt und du auch merkst, dass es andere Leute beschäftigt, dann teile doch bitte diesen Podcast mit ihnen, denn in Zeiten von Corona müssen wir uns alle gegenseitig helfen. Und Punkt zwei, der gute Ahmet hat ganz spannende Ressourcen auch gesammelt unter bleibim.haus. Also bleib im Haus und vor dem Haus ein Punkt. Bleib im.haus, da stellt er ganz viel kostenloses Wissen zur Verfügung rund um das Thema Remote Work und was es alles zu beachten gibt. Gut, Kommunikation, wenn ich digital führe. Was ist wichtig, wenn ich mit meinem Team kommunizieren möchte und es nicht in einem Büro hockt, vielleicht nicht mal in einer Stadt sitzt, vielleicht sogar nicht mal in einem Land oder auf einem Kontinent?

Ahmet Acar: Ja, kommunikativ ist wichtig, dass ich einerseits sehr explizit in dem bin, was ich sage und kommunizieren möchte, also weder Dinge allzu lange breittritt, was ja viele Führungskräfte auch gerne mal machen, noch irgendwie Andeutungen macht oder um die Ecke redet, weil die Kommunikation online hat schon genug Hürden. Man muss sie nicht noch komplexer machen. Man muss eher direkt zum Punkt kommen und sehr klar in der Kommunikation sein. Gleichzeitig muss man sich für die Kommunikation ein bisschen mehr Zeit nehmen, auch mit dem Verständnis, dass Dinge mal nicht funktionieren oder nicht richtig ankommen. Das bedeutet auch, bei schwierigen Situationen wie bei Konfliktlösungen und ähnlichen Dingen muss man sich ein bisschen mehr vorbereiten, also auch das technische Setup wirklich im Griff haben. Auch als Führungskraft muss ich das selber können und nicht darauf hoffen, dass die IT um die Ecke kommt. Denn wenn ich zu Hause sitze oder wenn das Team verteilt ist, kann die IT nicht vorbeikommen und mir helfen. Das muss ich schon selber können. In den Organisationen, wo dann tatsächlich ein Admin um die Ecke kommt, habe ich aber auch keine richtige virtuelle oder verteilte Arbeit, sondern da ist es oft so, dass drei, vier, fünf Leute irgendwo im Office sitzen und drei, vier andere virtuell verteilt sind. Und das ist eigentlich eine verheerende Kombination, weil ich letztlich das Team habe, das sind die Leute, die im Büro sitzen, Und die sprechenden Köpfe, das sind die, die in Skype und Zoom und sonst was erscheinen. Und meistens reden halt die Leute, die in einem Raum sind, unter sich und die anderen hören irgendwie zu oder sagen, was habe ich jetzt nicht verstanden. Oder man muss die eigene Interaktion im Raum so runter verlangsamen, dass die im Virtuellen nachkommen können oder muss die explizit ansprechen. Also diese halben Situationen, die viele haben von, es gibt ein Kernteam, was irgendwo hockt und der Rest ist verteilt, die funktionieren nicht so gut. Wenn ich verteilt arbeite, sollte ich auch dafür sorgen, dass alle mehr oder weniger die gleichen Voraussetzungen haben. Sonst wird ein Teil des Teams immer außen vor gelassen. Und das ist eigentlich der Kern, glaube ich, in der Kommunikation beim Homeoffice oder bei Remote Work. Ich muss explizit dafür sorgen, dass wirklich jeder Einzelne angesprochen wird, denn wenn ich im Raum zusammensitze, kann ich in die Runde fragen, hat noch jemand eine Frage? und wenn nicht, dann gehen halt alle nach Hause. Virtuell muss ich die Leute schon teilweise einzeln anpingen und gucken, was ist jetzt bei dir los? oder muss ein Fosum finden, wo sichergestellt ist, dass alle die Nachsicht bekommen haben, weil ich kann nicht selbstverständlich davon ausgehen, dass es der Fall war.

Joel Kaczmarek: Also erster Hygienefaktor, Technologie beherrschen. Das heißt, technisches Verständnis von den Tools haben, die ich da nutze. Ich könnte mir vorstellen, jemand wie du berät oft Unternehmen, die gewachsen sind. Ich habe die Vermutung, je älter die Führungskraft, desto telefonorientierter ist sie, oder? Gehe ich da richtig?

Ahmet Acar: Ja, Fax, Telefon, ja, kommt schon hin.

Joel Kaczmarek: So, also da muss man auch ganz klar sagen, es ist was total Banales, aber wenn ich sozusagen als Führungskraft nicht in der Lage bin, irgendwie einen Skype zu benutzen oder einen Zoom oder einen Hangout bei Google, dann mache ich was falsch, das heißt, das ist meine Aufgabe, mich dort einzuarbeiten. Punkt. Zweiter Faktor, den du gerade gesagt hast, Gesprächsführung. Also ein Faktor war ja jetzt, ein Teil des Teams sitzt in einem Raum und ein anderer Teil des Teams ist verteilt. Das merke ich auch oft, man redet dann über was und muss die anderen erstmal abholen, dass man sagt, okay, welches Projekt geht's gerade, was ist da passiert, so. Man hat ja auch ganz oft diesen Klassiker, dass drei Leute in einem Call irgendwie ansetzen zu reden, alle drei hören auf, warten zehn Sekunden, ja, es redet keiner mehr. Also man muss schon kommunikativ irgendwie andere Dinge, sage ich mal, sich angewöhnen im Verhalten, als es vielleicht jetzt der Fall ist.

Ahmet Acar: Richtig, da kann man unterschiedlich rangehen, ein bisschen was zu Facilitation, also zur Begleitung und Coaching von Gruppen zu lernen, macht als Führungskraft sicherlich auch Sinn, weil ich letztlich schauen muss, dass so ein Gespräch, ein virtuelles Gespräch auch gut vorankommt. Ich kann nur empfehlen, immer auf Video zu gehen. Selbst wenn die Videoqualität ganz schlecht ist, sehe ich zumindest, dass jemand zum Reden ansetzt und kann dann darauf reagieren. Das ist in einer reinen Telefonkonferenz nicht der Fall. Ich verstehe auch Beim besten Willen nicht, weshalb Leute immer noch Telefonkonferenzen überhaupt veranstalten, wenn ich das auch auf Video machen kann und die Reaktionen des Gegenübers mitkriege. Also das Tooling ist ein sehr, sehr wichtiges Thema, das wird immer so ein bisschen zur Seite gestellt, also gerade von Beratungen, die sagen, ja Digitalisierung ist kein Technologiethema, das ist ein People-Thema. Ja, aber es heißt Digitalisierung, also irgendwie ein bisschen Technik ist da schon drin und die muss man schon können. Und viele der Tools sind Werkzeuge, die in traditionellen Unternehmen nicht zum Einsatz kommen. Das heißt, es gibt eine ganz, ganz große Weiterbildungskomponente hier, insbesondere auch für die Führungskräfte.

Joel Kaczmarek: Gut und ich meine auch reine Hardware, das heißt, wenn man irgendwie in ein Meeting geht und dann sitzen vielleicht drei Leute im Meetingraum und drei sitzen am anderen Ende der Welt und dann müssen alle erstmal ihren Rechner aufklappen und was bauen, also eigentlich in Startups ist ja mittlerweile Standard, dass man so eine Spinne auf dem Tisch hat und einen Monitor und einen Fernseher mit einer Kamera dran, von daher, ich finde diesen Input ganz wichtig, dass du sagst, Video ist immer besser, weil Es gibt so ganz viele komische Sachen, die da passieren. Also ein Faktor, den wir gerade hatten, war, man unterbricht sich dauernd, dann weiß man nicht, wer jetzt anfangen soll. Anderer Faktor ist, ich hatte mal einen Bekannten, der machte mit mir ein Meeting sozusagen per Telefon und hat sich immer gemutet, weil er gesagt hat, er will die Störgeräusche um sich rum irgendwie aussetzen. Das ist total merkwürdig, wenn man nichts hört. Man redet und hört gar nichts, hat einen Satz beendet und dann dauert es so ein, zwei Sekunden, weil der wahrscheinlich gerade in der Nase popelt und merkt, oh, jetzt muss ich hier doch mal wieder was sagen. Ich bin ja gerade gefragt. Und dann fängt er erst wieder an zu reden. Also solche Banalitäten spielen bei digitaler Führung eine Rolle, wenn es um Kommunikation geht. Jetzt lass uns noch ein Stück weit über Erwartungen sprechen, weil was man ja, glaube ich, merkt, dein Video-Hinweis zielt ja auch darauf ab, nonverbale Signale fehlen oft, wenn ich quasi nicht im gleichen Raum bin. Man sagt ja manchmal sogar, das hat mit Gerüchen zu tun oder mit, sagen wir mal, Energieleveln, die man im Körper hat, dass man sowas alles spüren kann, aber mal ganz banal, Stimmlage, Gesichtsausdruck, Körperhaltung, all solche Dinge wirken sich ja auf Kommunikation aus. Das heißt, mit was für einer anderen Erwartungshaltung muss ich denn als digitale Führungskraft in eine Kommunikation gehen?

Ahmet Acar: Zunächst mal muss ich die Erwartung haben, dass nicht alles immer so gut funktionieren wird, dass diese Erwartungen haben viele sicherlich auch, aber dass das alles besser funktionieren kann, wenn alle sich ein bisschen damit beschäftigen und irgendwann reinkommen und sich die Skills erworben haben. Auch wenn man vom Setup her so aufgestellt ist, dass man einen Call mit einem Klick machen kann. Wenn ich erst einen Videokonferenzraum buchen muss oder irgendwo in einem Coworking-Space rumsuchen muss, dann habe ich irgendwas falsch gemacht. Jeder, der heute ein modernes Smartphone hat, kann da auf einen Knopf drücken und hat sofort einen Videocall, ob das jetzt irgendwie FaceTime oder sonst was ist. Man hat sofort eine andere Person vor Augen. Man muss sich mal ein bisschen auf der Zunge zergehen lassen, was das bedeutet. Also gerade diejenigen unter uns, die wie ich ein bisschen älteres Semester sind, denkt mal 20 Jahre zurück. Das grenzt schon an Wunder, dass das geht. Ich verstehe nicht, wieso dann trotzdem viele das nicht machen und die Erwartung haben, naja, das mit der Technik wird nicht so gut funktionieren. Also das heißt, diese anfängliche Erwartung, die ist da, die ist auch okay, aber man sollte auch die Erwartung haben, dass das besser werden kann, wenn man da Zeit rein investiert. Die andere Erwartung, mit der man vorsichtig sein muss, ist, wie Leute arbeiten, beziehungsweise ob sie arbeiten, wird ja auch gerne im Homeoffice in den Raum gestellt, was ja der Grund dafür ist, wieso sich viele überarbeiten, weil sie zeigen wollen, dass sie tatsächlich was tun und arbeiten. Gerade mit den eigenen Erwartungen, mit den Erwartungen der Mitarbeiter sollte man als Führungskraft im virtuellen Raum sehr explizit sein. Es reicht nicht, wenn man ein bestimmtes Ergebnis im Kopf hat oder bestimmte Ziele im Kopf hat und dann erwartet, dass die Leute das einem von den Gedanken ablesen. Projektorganisationen, Arbeitsorganisationen, die gemeinsame Zielsetzung, das sind alles Dinge, die, wenn man verteilt arbeitet, sehr viel wichtiger werden, weil ich nicht kurz mal irgendwo reingehen kann, aufschnappen kann, was gerade Sache ist und einhaken kann. Sondern ich muss natürlich mich in alles einlesen, mitverfolgen und das bedeutet viel mehr Aufwand und das funktioniert auch meistens nicht. Also Heimarbeit oder Remote Work funktioniert nicht, wenn ich die Erwartung habe. Ich kann ja mir die Chats angucken oder die Projektmanagement-Tools und die Dokumente angucken und kann ja alle immer unchatten und per Videocall nerven und dann bin ich schon gut informiert. sondern ich muss eher dahin, dass ich mein Team noch viel mehr befähige, als ich das sonst getan habe, weil wenn ich versuche, jedem über die Schulter zu gucken, wird das im Virtuellen sehr, sehr viel anstrengender. Und das ist auch etwas, was die Mitarbeiter betrifft. als Erwartungen oder Befürchtungen oft haben, ich bin in Heimarbeit, dann werde ich kontrolliert, man sieht ja, was ich da schreibe oder was ich produziert habe. Gleichzeitig ist da diese Befürchtung von, ja man sieht mich ja nicht, also muss ich irgendwie ganz viel schreiben und machen und Signale geben. Und was dann letztlich passiert ist, dass beide Seiten in so eine Art Kommunikationseskalation reingeraten, ja beide Seiten rüsten auf Mit Chats und E-Mails und sonst was. Es entsteht eine Kommunikationsflut, die bei allen zu Frustrationen führt. Und das passiert nur, wenn ich die Erwartung habe, Remote Work oder Teams in Home Office funktionieren genauso wie Teams im Büro. Und das ist schlichtweg nicht der Fall. Von diesem Gedanken muss ich als Führungskraft weggehen.

Joel Kaczmarek: Also wir fassen zusammen. Erwartungsklärung heißt, nonverbale Signale fehlen, also kommt es leichter zu Missverständnissen. Alles geht etwas langsam, die Kommunikationsformen sind eine andere, es wird nicht alles gleich sofort verstanden und Remote Work ist halt nicht eins zu eins das, was man im Büro zusammen machen würde, nur im digital getrennten, sondern es ist einfach anders. Jetzt kommt ja die Frage auf, wie sehen denn Meetingstrukturen im Remote Work aus? Das heißt, ganz viele Führungskräfte, gerade der alten Schule, machen ja gerne so Management-Meetings, wo man irgendwie durchgeht und lässt sich von allen Leuten Updates geben. oder es gibt ja eigentlich, wenn man mehr im Startup-Bereich ist, so eine Art Weekly Stand-Up oder ein Team-Meeting. Wie kann sowas in einem digitalen Umfeld aussehen?

Ahmet Acar: Also das sind all diese Standard-Meetings, also diese Status-Meetings, die man im Analogen hat, die man ja auch mal kurz bei einem Kaffee morgens machen kann. Das sind Dinge, die man in ritualisierter Form irgendwie ins Virtuelle übertragen kann. Es gibt auch Firmen, die das machen, die das mit spaßigen Komponenten kombinieren, wie jeder postet mal das witzigste Meme, das er an dem Tag gefunden hat. oder irgendwie einen Link zu einem lustigen YouTube-Video, sodass eine soziale Komponente reinkommt oder man macht alle zusammen das Trello-Board auf, ist gleichzeitig im Videocall und geht die einzelnen Sachen zusammen durch. Das kann man alles machen. Es gibt aber Möglichkeiten, diese gesamte Status-Update und wir sinken uns Komponente komplett aus virtuellen Meetings rauszunehmen und stattdessen ein gutes virtuelles Projektmanagement zu haben, eine sehr gute Zielsetzung zu machen und mit den Mitarbeitern zu vereinbaren und diese Status-Updates in einer anderen Form abzubilden, sodass man vielleicht einen Status einfach morgens immer in einen Slack-Channel reingibt und wer darüber reden will, der kann einen dann ansprechen. sorgt dafür, dass sehr viel Zeit eingespart wird, was man dann nutzen kann, um virtuelle Meetings tatsächlich als Arbeitsmöglichkeit zu schaffen. Also beispielsweise gibt es im Designbereich viele, die inzwischen virtuelle Design Sprints machen. Man macht ein Whiteboard Tool wie Miso oder Mural auf, sodass alle gemeinsam wie bei einem echten Whiteboard davor sitzen, Elemente erstellen und durch die Gegend schieben können, sodass nach und nach die Arbeit, die man sonst in einem Raum zusammen machen würde am Whiteboard, im Virtuellen entstehen kann. Es gibt Coder, die über Co-Coding-Plattformen und mit einem Video- oder Chat-Channel Live-Coding betreiben, sodass sie gemeinsam an einem Stück Text zusammenarbeiten und sich gleichzeitig absprechen können. Das Gleiche gibt es Unter Autoren auch schon seit langer Zeit. Tools wie Google Docs sind ja dafür prädestiniert, dass mehrere Autoren an einem Dokument arbeiten können und gleichzeitig lässt man halt den Video Call laufen und kann sich darüber unterhalten. Also man kann auch im Virtuellen echte Arbeitssessions abbilden, die funktionieren ein Stück Anders, aber die beseitigen viele Probleme. Zum einen muss ich nicht ein Statusupdate bei dir machen, wenn wir zusammen an der gleichen Sache virtuell gearbeitet haben. Andererseits muss ich auch nicht vereinsamen und alleine da rumhocken, wenn ich Tools habe, an denen wir zusammen zur gleichen Zeit arbeiten können, was sich ein bisschen so anfühlt, als würde ich bei dir auf den Rechner reingucken oder wir würden uns zusammen am Tisch setzen und gemeinsam was planen und was schreiben. Also man kann diese sozialen Gegebenheiten auch virtuell rekonstruieren und das sind die virtuellen Meeting-Formate, die wichtiger sind und die ich auch spannender finde, als. wir machen einen Videocall und machen ein Meeting, so wie wir schon immer ein Meeting gemacht haben. Das Dumme ist nur, dass die meisten Homeoffice-Arbeiter oder die meisten, die Remote Work machen, diese andere Art von Meeting gar nicht kennen aus dem Virtuellen. Und das, was sie als Meeting kennen, ist halt einfach ein Call oder ein Chat und ansonsten bleiben sie halt vorm Rechner und werden vielleicht ab und zu mal per Chat angepingt oder hängen am Telefon. Und man kann auch nicht, das ist die andere Sache, wenn ich mich mit Menschen zusammensetze zu einem Strategie-Meeting, kann ich halt drei Stunden lang in einem Raum zusammenhocken, ab und zu trinkt man vielleicht einen Kaffee, aber es funktioniert alles. Wenn ich drei Stunden jetzt versuche, mit einem Headset zu sitzen, habe ich irgendwann glühende Ohren. Das funktioniert einfach nicht. Das heißt, auch das Arbeitstempo, der Rhythmus, die Art der Organisation, die muss anders sein. Man muss auch mal sagen können, lass mal einen Break machen, ich gehe einen Kaffee holen, du holst die Wäsche raus. Das muss möglich sein, weil es physisch nicht möglich ist, so lange das zu machen, was man sonst zusammen in einem Raum machen würde.

Joel Kaczmarek: Das stimmt. Ich kriege nämlich auch schon langsam Rückenschmerzen, nachdem wir unseren zweiten Podcast heute schon aufnehmen. Alles klar. Dann machen wir für heute mal einen Cut. In der nächsten Folge geht es, wie gesagt, weiter zum Thema digitale Führung, rund um das Thema Vertrauensaufbau und Team Spirit. Da freue ich mich schon sehr drauf, lieber Achmed. Und für heute schon mal vielen, vielen Dank und bis zum nächsten Mal.

Ahmet Acar: Danke dir. Tschüss.