Notion & KI: 5 Wege, wie du Wissen, Prozesse und Agenten bündelst

Joel Kaczmarek: Hi, Five Leute, hier ist Joel und ihr wisst am Manimande geht es Wachstum im Business, also in der Geschäftswelt. Und heute mal, tja, bisschen was Komisches. Stellt euch mal folgende Situation vor. Ihr studiert acht Jahre lang, eins der wahrscheinlich schwierigsten Fächer, die es so an der Uni gibt. Und dann arbeitet ihr vier Monate in diesem Beruf und dann sagt ihr, ach, ich mach doch was anderes. Und genau das hat der liebe Matthias Frank gemacht, den ich heute zu Gast hab. Der hat nämlich Jura studiert, erste Staatsexamen gemacht, war dann vier Monate in der Kanzlei und hat dann gesagt, nee, irgendwie ist das nicht meins.

und hat Folgendes gemacht, der hat sich selbstständig gemacht und zwar als Notion-Berater. Das klingt jetzt mal komisch, weil man denkt so, hä, wieso der Notion? Es ist so bisschen, wer bestimmt gleich lernt. Ich kenn auch noch nicht alle Details und Winkel, aber ich glaub, es ist ne geile Story, so dass die die Passion ihn gefunden hat und das Notion dann am Ende sich lustigerweise als das Tool herausgestellt hat, das für ihn das Richtige ist. Und ich hab ihm gesagt, hey, lass uns doch Folgendes machen, lass uns mal diese spannende Geschichte beleuchten und dann, wenn du es schon tagtäglich machst, bring uns doch bitte mal fünf Dinge oder Wege mit, wie Notion so richtig cooles Zeugs mit dir machen kann.

Und genau das haben wir heute vor und ich bin total neugierig. Lieber Matthias, schön, dass du da bist und erzähl mal mehr von deiner Boutique. Ey, bin ich ja neugierig. erstmal.

Matthias Frank: Ja, hallo, vielen Dank. Ich bin sehr gespannt auch. Ich mag immer ... Über Notion rede ich am liebsten, deswegen will jemand freiwillig zuhören. ist umso besser. Genau, wie du schon gesagt hast, inzwischen bin ich Notion-Berater und helfe Unternehmen und Teams auf der ganzen Welt dabei. Vor allem mit dem Thema Operations, sozusagen mit Notion und inzwischen natürlich viel mit KI besser zu arbeiten. Aber das war nie so wirklich der Karriereplan. Das ist alles so eins nach dem anderen gekommen.

Joel Kaczmarek: Aber jetzt mal unter uns. Wir haben Mutti und Fatti reagiert, als du gesagt hast, ach nee, ich mach das jetzt doch nicht mit Jura.

Matthias Frank: Ja, Anfang hat es natürlich Moment gedauert, vor allem weil gerade nach acht Jahren Studium, zwei Staatsexamen, dem ganzen Kladerer Datsch, ja, ja, genau, Volljurist, ja, genau, kurz bei der Kammer eingetragen und dann doch nicht mehr. Genau, aber inzwischen ist alles, hat sich alles sozusagen bis gut angekommen. Und jetzt sehen Sie auch, dass das doch die richtige Entscheidung war.

Joel Kaczmarek: Zwei sogar doch gemacht. Krass, das ist bis zum Ende gegangen.

Joel Kaczmarek: Okay, bist du im Testament wieder aufgenommen, ich verstehe. Wobei, es nicht so, muss man es erneuern oder könntest du jetzt jederzeit auch wieder als Anwalt praktizieren?

Matthias Frank: Ich könnte wieder zurückgehen. kann mich wieder eintragen lassen bei der Kamera. Die Frage ist, was noch da ist an Wissen, nachdem das jetzt auch schon paar Jährchen da ist. sobald man die Examen mal hat, sind sie in der Tasche.

Joel Kaczmarek: Und ich meine, hol mich mal ab, was war denn so die Genese, dass du gesagt hast, jetzt irgendwie gehe ich in diese Richtung, wie kam das?

Matthias Frank: Ja, also dazu muss ich sagen, ich habe super gerne Jura studiert. hat Studium, sehr viel Spaß gemacht. Aber ich hatte also immer zwischendrin so bisschen das Gefühl, dass ich mir einfach nicht sicher war, was ich genau hinten raus machen möchte. Es war immer klar, ziemlich sicher Anwalt und wahrscheinlich irgendwas im Wirtschaftsbereich. Aber so in den Praktika und dann immer im Alltag war das nie so, dass es mich so wirklich gepackt hat.

Man kennt es wahrscheinlich, wenn im Studium einen Karriereweg hat, sind alle Berufserfahrungen, die man hat, einfach andere Blickwinkel davon. Ich hab noch nie mit drei Monaten als Bäcker gearbeitet. Oder einem anderen Bereich, das zu vergleichen und zu hinterfragen, ob das die richtige Sache ist. war ich mir im Unterbewusstsein nie ganz sicher, hab ich jetzt Problem mit ...

Anwalt sein, Oder ist es halt einfach gut, muss jetzt erwachsen sein. Deswegen wird man bezahlt dafür, weil man es nicht zwingend in der Freizeit machen würde. Das war dann ganz zufällig, dass ich zum ersten Mal über Notion ein paar andere Schienen gemacht habe, bei denen mir Leute Geld für was gegeben haben, ich gesagt hätte, das würde ich auch freiwillig machen. Da würde ich euch dafür bezahlen, wenn ihr mich das machen lasst. Das war so der Lightbulb-Moment, das war, okay, Arbeit kann auch anders sein.

Joel Kaczmarek: Aber das ist ja ein schönes Bild, weil ganz viele Menschen haben ja so dieses... Im Silicon Valley gibt's dieses Mercenaries und Missionaries. Also Mercenary ist das englische Wort für den Söldner. Und Missionary ist halt jemand, der was aus einer Mission tut, also aus Überzeugung heraus. Und für dich war sozusagen juristisches Arbeiten, Anwaltsein so ein Mercenary-Ding. Also es ist wirklich Arbeit, du wirst bezahlt dafür, weil du es nicht gerne machst. Was, glaube ich, leider viele Menschen, was ja irgendwie schade ist. Also klar, manchmal hat man Zwänge, denen man unterliegt, aber...

Dann an den Punkt zu kommen, dass man sagt, es gibt eine Tätigkeit, bei mir auch so, dass ich mal ganz amüsant finde, ich werde dafür bezahlt, spannende Gespräche zu führen. Also irgendwie auf irgendeinem Umweg zwar, aber ich werde dafür bezahlt. Nicht von den Gesprächspartnern direkt. Und dann bist du auch an diesen Punkt gekommen, hast du gesagt, cool, deshalb hat mir so einen Spaß gemacht, ich das beruflich machen würde und sogar noch Geld dafür kriege, das wäre doppelter Luxus. Was hast du denn da gemacht? Was waren denn so die Projekte, auf denen du gesessen hast, wo du dann was mit Notion gemacht hast?

Matthias Frank: Ja, das war totaler Zufall. war inzwischen in beiden Staatsexamen. In Deutschland macht man das Refandariat. Das heißt, man geht durch alle Stationen einmal durch. Es ist Arbeit dabei Gericht und so weiter und so fort. Und ich hatte mit dem ersten Staatsexamen meine Hände kaputt gemacht, weil ich zu viel am Computer gesessen bin. Entweder gelernt oder computergespielt. Das war sozusagen, ich konnte nicht mehr so arbeiten und nicht so vorbereiten aufs zweite Examen wie aufs erste. Und damit ging es los. Bei YouTube mal reingeschaut, wie kann man effizient Notizen

per Hand, ohne dass man am Computer tippt.

Damit ging sozusagen dieses YouTube-Rabbit-Hole los. Man kennt das, man klickt auf ein Video, dann kommt plötzlich 17 und jemand, was sich versieht, ist ganz tief drin in der Bubble. Bei mir war das sozusagen auf der einen Seite Personal Productivity und dann so bisschen Notion auf der anderen Seite. Das war auch vor Covid, die Creator-Economy ging gerade los. Da gab's dann ein paar, grade amerikanische Creator, die ich sehr sympathisch fand und mit denen ich dann so bisschen ins Gespräch gekommen bin, indirekt über E-Mail und damals noch Twitter.

Und irgendwann hat mir einer von denen einen Job angeboten. meine so, hey, würdest du das nicht so sagen, möchtest mir nicht dabei helfen? Ich war so...

Natürlich, ja, was brauchst du? Und es ging dann da, vor allem so im Bereich hinter der Bühne, die die Sachen ans Laufen halten. E-Mail-Marketing und Tools zusammensetzen, sozusagen alles vor AI irgendwie rausfinden, wie man jetzt Google Analytics installiert und dafür sorgt, dass die richtigen Leute im Kurs landen und so was. Also so bisschen so Mischung zwischen Virtual Assistant und genau, sozusagen Notion Consulting im Climb schon. So ging das los und dann ...

Matthias Frank: Ich hab gemerkt, Notion ist ein richtig cooles Tool. hatte gleichzeitig, weil ich diese Create Economy so spannend fand, angefangen, einen Blog zu schreiben. Da auch gemerkt. Meine ersten zwei Artikel gingen mensch Fashion. Das war nicht zwingend, beide Berufungen, aber war etwas anderes, mich interessiert hatte. Ich hatte ein paar über Bücher geschrieben, ab und an über Notion. waren Crickets bei allen Themen. Bei Notion waren die Leute so, das interessiert mich.

Joel Kaczmarek: Haha!

Matthias Frank: bin einfach dieser Schnittmenge aus, interessiert mich, und da scheinen die Leute darauf zu reagieren, nachgelaufen. Dann ging so eins zum anderen, war da auch jemand, ich würde dich dafür bezahlen, mit Notion zu arbeiten. Dann ging das los parallel zu dieser Creator-Economy-Geschichte.

Joel Kaczmarek: Vielleicht ist es der richtige Zeitpunkt, den Hörern zu erklären, was Notion eigentlich ist. Ich hab das selbstverständlich reingeworfen, als wenn das jeder benutzt wie das Duschgel in einem Bad. Das ist ja vielleicht gar nicht so bekannt. Mir ging's immer so, ich hab das für eine Art Content-Tool gehalten. hatte einen Start-up, die hatten eine Art Wiki gebaut in Notion. Ich fand die Seiten schön, die hatten Tabellen und Flussdiagramme. Es sah nice aus, wie die das aufbereitet haben.

Dann hab ich festgestellt, ach nee, ist es gar nicht. Ist ja noch irgendwie bisschen was mehr und was anders. Wie erklärst du jemandem, der das so gar nicht kennt, was Notion genau ist?

Matthias Frank: Das ist eine goldene Frage. Genau, dieses Notion als Notaking oder Notion als Wikitool, das fliegt immer noch so rum. Damit hat Notion auch angefangen. Wenn niemand gar keine Ahnung davon hat, versuche ich, eher von anderen Schienen zu kommen, von parallelen Tools. Wenn man in der Businesswelt unterwegs ist, hat man vielleicht schon was von Salesforce gehört oder SAP oder diesen Business Intelligence Tools, Software, die es mir erlaubt, meine Geschäftsprozesse darzustellen.

Das ist Notion im weitesten Sinne eigentlich. Das ist eine sehr flexible Software, so ein bisschen als würde jemand einem eine Box mit Lego-Steinen geben und sagen so, guck mal, jetzt kannst du dir sozusagen zusammen basteln, wie dein Unternehmen laufen soll oder wie dein persönliches Leben ablaufen soll. Technisch gibt Notion einem auf der einen Seite Datenbanken, also strukturierte Daten, sozusagen alles irgendwie zu organisieren und unstrukturierte Daten, also mehr oder weniger Google Docs Seiten, auf denen ich es einfach schreiben kann. Die Kombination davon, dass ich das einfach

auf jede Weise zusammensetzen kann. Bedeutet, kann sozusagen von persönlichen Sachen, wie gestalte ich meinen Garten und wie ist sozusagen meine Körmerkulture, meine Pflanzen, all the way zu Toyota, die mit 10.000 Leuten ihren Produktionszyklus dort managen. Geht sozusagen beides darin.

Joel Kaczmarek: Crazy, ich hab ja auch, also lustig, dass du es sagst, ich hab hier den Akshay mal interviewt, einen der Gründer von Notion. Die sind ja nicht so oft in Good Old Germany und der es auch so beschrieben. We are the Lego of Software, hat er immer gesagt. Sie haben sich als das Lego der Softwarewelt bezeichnet und ich hab ein Stück weit verstanden, was er meinte, weil es natürlich modular gedacht ist, also dass sozusagen Baustein denke. Und ich tu mich immer noch so ein bisschen schwer damit, ich hab das auch angefangen, weil

Wir haben dann irgendwie mit dem Team gequatscht und dann haben wir irgendwie mit der Agentur von denen geredet und hab gesagt, ey, wollen wir nicht eine Co-op machen? How about it? Und dann hat das Kommunikationsteam, die APR Agentur, ja, ja, macht doch mal gerne ein Angebot. Aber Alter, musst du natürlich in Notion machen, be sure. So, dann hab ich da drei Tage reingesenkt, so Modul für Modul in Notion alles anzuordnen und hab dann immer den Anruf gesagt, ey, das ist so ein Krampf. Was können wir da machen? Hilf mir, dieses Tool besser zu verstehen.

Ich hab's so erlebt, dass wenn man spät einsteigt, dass es so übermächtig ist. Ich glaub, es geht vielen auch so. Ich hab auch viel grafisch gearbeitet. Ich saß da und hab versucht, Spalten bündig hinzukriegen und solche Sachen. Ich glaube, da gibt's einen Trick. Wie es immer so ist, wenn Two Legacy hat, wenn was schon in der Einrichtung gestartet ist und dann ganz viel hinzugenommen hat, dann muss man manchmal ein paar Dinge verstehen, dann ist es so magischer Moment. Der war bei mir noch nicht. Aber du hast den Gartier gehabt.

Matthias Frank: Ja, ich sage immer, es gibt den IKEA-Effekt oder die Story, die ich manchmal erzähle.

Ich weiß nicht, es gibt diese Backmischung von Dr. Edgar, kennt man ja. Man weiß ja, da muss man ein Ei reinmachen, damit der trocken schmeckende Marmorkuchen da rauskommt. Eigentlich gibt's keinen Grund dafür, dass da ein Ei rein muss. Das könnte man hervorragend auch drin haben, aber die Produktpsychologie zeigt, wenn ich was selber mache, dann hab ich da schon mal ein ganz anderes Gefühl dazu. Dieses Ei reinkippen, das hilft, dass diese Backmischung besser schmeckt. Bei Notion war das bei mir ähnlich. Das war das allererste Mal, dass ich als ...

nicht Software-Engineer und eben vor der ganzen KI-Welle, die es jetzt uns erlaubt, einfach zu sprechen und irgendwas taucht auf. Bevor das passiert ist, konnte ich auf einmal was bauen. Da war auf einmal was da. Und das war so ein total befreiendes Gefühl im Vergleich zu meinem Jurastudium, wo sich alles am Ende des Tages im Kopf abspielt. ist sozusagen die ganzen Argumente, da kann man nicht irgendwann einen Knopf drücken und sagen, war das jetzt richtig oder falsch? Das ist Ansichtssache. Und da war das so, okay, ich kann sozusagen ...

Bauplötze anordnen, ja, und am Ende kommt was Sinnvolles raus. Etwas, was den Leuten hilft, ihre Projekte zu managen. Oder etwas, was mir hilft, meine Leseliste abzuarbeiten. Das war sozusagen der Clickmoment bei dir, ich geb dir ganz recht. Das Problem ist auf der anderen Seite, dass Notion tendenziell, gerade am Anfang, Einstieg, sich besser eignet, wenn man so einen Tinker Rise, wenn man einfach mal ausprobieren möchte und viele Sachen zusammenbauen möchte. Und es weniger gut geeignet ist, wenn man sagt, ich möchte jetzt einfach was, was funktioniert.

Out of the box, ja. Weil anders als Tools, bei denen andere Leute schon mal vorgedacht haben, so machst du Projektmanagement, so machst du das, hast du bei Notion immer diese leere Wiese und musst die erst mal füllen. Aber am Ende steht dann sozusagen dein eigenes Haus drauf und nicht so ein Reihenhaus, das jemand aus einem Dingshop mitgenommen hat.

Joel Kaczmarek: Okay, also ich versteh schon. Ein bisschen mehr Geduld mit haben. Ich mein, es gibt ja viele Templates, da kommen wir später auch noch zu. Lass uns durchgehen, ich hab im Intro versprochen, dass wir fünf coole Sachen mal betrachten, die man mit Notion machen kann. Das Erste, was du mir unserem Vorgespräch gesagt hast, ganz klarer Fall, das ist die zentrale Arbeitsoberfläche für KI. Erzähl mal, was du damit meinst. Weil glaub, viele andere Menschen sagen so, hä, meine zentrale Oberfläche ist Gemini oder Claude Cowork oder ...

OpenAI und ChatchieBT. Was verbirgt sich denn dahinter?

Matthias Frank: Ja, ich sag immer, wenn es KI geht, wenn ihr KI ernsthaft nutzt, dann wollt ihr eigentlich über KI nachdenken wie über andere Menschen. Eigentlich komplett egal, ob wir schon bei AGI sind und das Bewusstsein entwickelt hat, behandelt AI einfach als wäre das ein anderer Mensch oder ein anderes Wesen. Dann erledigen sich 80 % eurer Probleme und für die restlichen 20 habt ihr ganz offensichtliche Labels, weil es die gleichen Probleme sind, wie wenn ihr mit Menschen zusammenarbeitet.

Dann komme ich da zum nächsten Punkt. ist das erste Problem, ich habe, wenn ich mit anderen Menschen zusammenarbeite? Ich muss Arbeit koordinieren. Wir müssen uns einigen, wer arbeitet was, welche Aufgaben haben wir, welche Projekte haben wir, wo legen wir Wissen ab, was wir erstellt haben, unsere ganzen Projektartefakte. Man kennt es, wenn man zu zweit arbeitet, kann man sich gut abstimmen. Wenn du mit nur Claude in einer Session bist, das kriegst du dorthin. Sobald ihr drei oder vier Leute seid ...

ein Mensch und drei Agents oder zwei Menschen und zwei Agents werden diese Abstimmungsprobleme exponentiell schwieriger. Und da brauche ich sozusagen eine Oberfläche, der ich arbeiten kann. Dann kann ich sozusagen den Weg gehen, den man bei YouTube häufiger sieht, wo man sich diese ganzen Koordinationsflächen versucht, selber zu bauen, mit Kanban-Boards und allem drum und dran. Am Ende des nichts anderes als die gleiche traditionelle Koordination, die ich dort brauche, wie vorher auch. Und dass es genau die Schiene aus den Außen kommt. Und nachdem ...

Notion zum einen mir das erlaubt und zum anderen aber sehr flexibel ist, als ich das anpassen kann an diese leicht geänderten Abläufe mit den Agenten. Ob ich das für mich alleine mache oder mit anderen, das meine ich in dieser Oberfläche. Der Vorteil, man dann hat, ist, dass es ganz egal ist, wer diese Woche Flavor of the Month ist, ob jetzt gerade Gemini das neue Modell hat, gestern kam GBT Astra raus, dann können die Leute sich ausregen, wann wir das aufgenommen haben. 17 neue Modelle jede Woche, diese Woche Anthropic, morgen OpenAI.

Ist relativ egal mit Notion, weil ich dort meinen Kontext habe. Und dann kann ich, was immer ich möchte, dort draufsetzen. Heute mit Anthropic arbeiten, morgen mit Google, und übermorgen vielleicht mit dem 3.Tru von dem noch niemand was gehört hat. Aber ich kann meine Information, meinen Kontext mitnehmen und bin da ganz flexibel. Das meine ich in dieser zentralen Oberfläche.

Joel Kaczmarek: Wie sieht denn so was aus? Also wie darf ich mir das vorstellen? Geht es jetzt darum, dass du zum Beispiel sagst, alles klar, ich bin jetzt hier der Matthias. Ich habe folgende Werte, ich folge, ein Dokument. Ich habe folgendes CI in meiner Company, Logos, Farben, whatever, zweites Dokument. Mein Projektstand ist folgender, abcdefg. Ich habe jetzt den und den Kunden und dann habe ich noch irgendwie dient die Aufgabe. Hier hast du und hast sozusagen wie so eine Art Archiv, wie so eine Art

Textinhalte wie so Art Second Brain oder meinst du damit noch ein bisschen was anderes?

Matthias Frank: Ja, Second Brain ist schon mal ein ganz gutes Bild. Das ist sozusagen, wo habe ich erst mal all mein Wissen? Wo ist all mein Kontext? Es gibt zwei Dimensionen, wir das anschauen können. gibt einmal die AI-Native Dimension. Da geht es dann vor allem Instructions. Wer bin ich und wer ist mein Assistent? So bisschen Open Claw-mäßig, Soul-MD. Wer ist er, wie antwortet er, was ist seine Rolle? Dann viel natürlich Skills. Was sind die ganzen Sachen und Fähigkeiten? Ich sage immer, dass

Wenn man sich nur auf eine Sache konzentriert bei KI, sollte das Skillbauen sein, weil das sozusagen immer outcome-oriented Elemente sind. Die helfen dann auf jeden Fall, mir meine Arbeitsabläufe zu definieren. Und das dritte ist Memory. Wie sorge ich, dass der Agent morgen noch weiß, worüber wir gestern gesprochen haben. Das kann ich alles in Notion abbilden, weil am Ende des Tages ist es nichts anderes als Markdown, als Textzeiten, die ich irgendwie organisieren muss. Wie organisiere ich Sachen? In Datenbanken, die ich in Notion so gestalten kann, wie ich möchte, ich eine brauche für meine Skills.

oder für meine Memory Files.

Und dann habe ich natürlich einfach die ganz normale Koordinationsebene, wenn ich die AI jetzt behandle wie ein Mensch. Wir haben wahrscheinlich unsere Projekte an denen wir arbeiten. Vielleicht im Fall von Content Creator ein Website Redesign oder eine neue Marketing Kampagne oder dass wir eine neue Person einstellen müssen. Alle unsere größeren Projekte und dann die Aufgaben, darunter anfallen. Ob das jetzt Aufgaben sind, die ich sozusagen mit der KI zusammen ausgearbeitet habe, nachdem das der Plan war und ich muss sie jetzt einfach abarbeiten oder ob das Sachen sind, die wir aufteilen.

Hey, du machst das, ich mach das. Das ist ganz egal. Irgendwo muss es aufgeschrieben sein. Und da ist sozusagen Notion eine effizientere Oberfläche, weil wir beide, die AI und ich, drauf schauen können, wenn du an deinen Kühlschrank die ganzen Etiketten dran klebst. Weil das kann Claude auf jeden Fall nicht lesen.

Joel Kaczmarek: Bittet hier irgendwas anders gerade, weil ich höre auf einmal Rauschen auf deinem Mikro.

Matthias Frank: Ich mache alles fennsatzlos, es schüttet hier gerade wie aus Eimern.

Matthias Frank: Ja, sorry. Sollen wir nochmal zurück?

Joel Kaczmarek: Ja, gut, dass ich gefragt habe. Wesentlich besser. Ja, spannend. Man könnte überlegen, den Punkt nochmal zu beantworten, wenn du willst. Das fing so in der Hälfte deiner Antwort an, aber ...

Joel Kaczmarek: Das ich dich denn gefragt. Die Frage war, ob das Second Brain ist. So hattest es gesagt. Dann machst du es als auf ausricht normal. grad nicht schlecht. Also du gesagt, wer bin ich? Skills, Memory, das war dein Take.

Matthias Frank: Genau, also Second Brain ist gar kein so schlechtes Bild. Ich würde sagen, man kann das auf mehr oder weniger zwei Dimensionen sich anschauen. Einmal die KI-Native-Seite, ja, und dann einmal die allgemeine Koordination-Seite. Auf der KI-Seite, ja, da haben wir dann vor allem dieses Dreigestirn aus Instruktionen, ja, wer bin ich? Das geht so ein bisschen in Richtung OpenClaw oder Agent Setup, ja, wer ist der Agent, wie antwortet er, was ist der Stil?

Es geht viel Skills. Skills, sag ich mal, das ist, wenn man sich nur auf eine Sache konzentriert bei AI, dann sollte es sein, Skills zu bauen. Weil das sind immer outcome-oriented Sachen. So bisschen wie SOPs, aber für die AI. So schreibe ich eine E-Mail, so erstelle ich eine PDF und so weiter. Und als drittes Memory, dass der Agent heute weiß, worüber wir gestern gesprochen haben. Und all diese drei Sachen, die kann ich super in Notion ablegen, weil es einfach am Ende des Tages Text ist.

Und ich muss es irgendwie organisieren. Wie organisiere ich Sachen? In Datenbanken, in Listen, bei denen ich dann sozusagen sagen kann, hey, guck mal, diese drei Skills gehören zu meinem Content-Marketing, diese drei Skills gehören zu meinem Salesflow. Aber dann habe ich auf der anderen Seite einfach die allgemeinen Konventionselemente. Projektmanagement und Knowledge-Management. Das ist ganz egal, ob ich da eigentlich die KI einbinde oder nicht. Deswegen sage ich es, wenn man sich einfach nur überlegt, wie wäre das, wenn ich mit einem Menschen zusammen arbeite. Wir haben unsere Projekte, an denen wir arbeiten.

Website Redesign oder eine neue Marketingkampagne oder dass wir unser Offer ändern müssen, eine neue Person einstellen. Dann haben wir darunter eine ganze Reihe an Aufgaben. Und irgendwie muss ich mich mit meiner KI orientieren. Und das kann man natürlich in Claude direkt machen. Da kann ich meine Markdown-Elemente haben, einfach als Text aufgeschrieben haben. Aber es gibt einen Grund, warum wir irgendwann in der Informationstechnik Datenbanken erfunden haben. Sozusagen eine Zeile auf einem Blatt Papier. Da steht einfach nur die Aufgabe drauf. Ich kann das nicht sortieren danach, wann es stattfinden soll, was die

wie das hin soll. Und das kann ich einfach Ocean viel einfacher ablegen und dann können wir beide drauf schauen. Ich und die KI. Während wenn du sagst, okay, meine Aufgaben leben alle als Post-its auf meinem Kühlschrank, damit hat Claude dann eher Probleme effektiv umzugehen.

Joel Kaczmarek: Hehe.

Joel Kaczmarek: Kleiner Hinweis, es ist gemein, so was zu sagen, weil es ist schwer darauf zu achten, aber du hast als Manierismus, dass du ganz oft Ja am Ende von einem Satz sagst. Ja, ja, ja. Das machst du übermäßig oft. Wenn du es vermeiden kannst, dann bist du supergut. Vielleicht kannst du mal schauen. Gut. Das klingt erst mal spannend. Hast du so ein Firmenbeispiel im Kopf, wo du sowas mal gebaut hast, wo du sagst, so bisschen Vorher-Nachher-Begg hast, wie es aussah, wenn ich quasi diese ganze KI-Plattform über Notion abgebildet habe als Unternehmen?

Matthias Frank: Hm.

Matthias Frank: Wir es inzwischen sehr häufig. Vorher, nachher ist es momentan noch bisschen schwierig, weil jeder gerade ja erst mal herausfindet, wie KI funktioniert. Deswegen gibt es weniger Beispiele, so okay, vor drei Jahren haben sie KI so genutzt, jetzt nutzen sie KI so. Aber was wir ganz häufig sehen, ist, dass die Leute alle so im Singleplayer-Modus gefangen sind. Jeder hat seinen Laptop, seinen Clot, seine Skills. Und gerade vor kurzem hatte ich das Gespräch mit einem Geschäftsführer von einem relativ großen ...

Saas-Unternehmen auch, die sozusagen technisch super sind. Und er meinte, das Problem natürlich, jeder baut gerade irgendwie auf seinem Laptop seine eigenen Flows, Marketing-Team, die haben alle ihre Skills dort. Wenn irgendeiner dieser Laptops verloren geht, ist all das weg. Und niemand anderemsonst hat da jetzt Zugriff drauf. Bei denen sind wir einmal durch diesen Prozesse gegangen und haben dann einmal zentral in Notion aufgebaut. alle Skills, die sozusagen existieren, sind in einer zentralen Datenbank. Jeder kann irgendwie darauf zugreifen. Es bauen jetzt nicht mehr die Leute.

dreimal den gleichen Skill, sondern ich sehe ja, guck mal, hier hat jemand den Präsentationsskill gebaut und ich kann ihn jetzt benutzen in Notion, ich kann ihn benutzen in Claude, ich kann ihn benutzen in Chatchabitie, wenn mir das lieber ist. Und viel wichtiger, wir haben eine zentrale Oberfläche, bei der diese ganzen Agenten anfangen können, darauf zuzugreifen. Das ist bei einem anderen Kunden etwa. Dort laufen in Notion inzwischen aus sieben verschiedenen Tools die Informationslöse zusammen. Die benutzen sozusagen ein separates Serum und die benutzen noch ein separates Tool für Customer Support.

Aber Notions sind all die Informationen, deswegen gibt es einen Agenten jetzt, der sozusagen in einem zentralen Slack-Channel all die Fragen beantworten kann, wovor die Leute entweder 17 verschiedene Leute hätte fragen müssen, wo haben wir denn das, oder einfach diese Informationen nicht wieder zusammentragen.

Joel Kaczmarek: Ach, cool. Okay, also so viel zum ersten Bereich. Und man wird jetzt gleich merken, unsere ersten zwei, drei, würde ich mal sagen, sind jetzt alle ein bisschen arbeitsberufsorientiert. Weil das zweite, was du mir gesagt hast, war, dass man Firmkultur damit total gut sichtbar machen kann. In meiner Fantasie habe ich dann erst nur so bisschen unkreativ gedacht und dachte, Werte, Mission Statement und so ein Krams in Textdokumenten, hier Wiki, hier Onboarding, bla, bla, bla, let's go. ich schätze mal, steckt noch bisschen mehr dahinter, wenn man das ordentlich macht, oder?

Matthias Frank: Es ist so bisschen, als würde man Zement über unsichtbare Strukturen gießen. Es ist so bisschen wie ein Eisberge. Fragt man sozusagen zwei Leute oder fünf Leute im Unternehmen, wie machen wir X, Fill the Gap, kommst du sieben Antworten zurück. Das hatten wir gerade neulich, ging es bei einem HR-Team darum, wie onboarden wir eigentlich neue Leute. Und wenn wir neue Projekte haben, dann sprechen wir mal erstmal mit allen Leuten im Team, den verschiedenen Stakeholdern.

Weil natürlich, am Anfang gibt es Briefing vom Leadership, das ist das, was wir machen müssen. Dann spricht man mit jedem, der es jeden Tag macht, und dann kriegt man oft ein ganz anderes Bild. Und genauso war das dort. Und jeder erzählte eine ganz andere Geschichte dazu, wie Leute ongebordet werden in dem Team. Je dieser Geschichten war für sich richtig, das war sozusagen die eigene Realität. der Grund dafür, dass es diese fünf verschiedenen Versionen gab, ist, dass die aktuellen Tools, die sie hatten, jeweils immer nur sozusagen 60 bis 70 Prozent davon abbilden konnten.

Und dann habe ich sozusagen 60 bis 70 Prozent, wir alle wissen das, die Tools, die wir benutzen, nicht wirklich unsere Realität abbilden. Und den Rest, den fühlen wir alle selbst. Und es gibt dann nie diese Forcing Funktion, sich einmal so zu überlegen, wie läuft denn das eigentlich ab. Und dafür brauche ich nicht noch. Ich kann mich dafür auch in einen Raum setzen und einen Whiteboard aufmachen und dann mal durchgehen, hey, wie machen wir denn das? Und uns dann darauf einigen. Das Problem ist, das macht man einmal im Jahr und dann wie so bisschen stille Post. Jedes Mal, wenn einer es dann macht, ja, verändert sich der Prozess so ein bisschen.

Dadurch, dass ich ein Tool wie Notion deutlich stärker an die Realität anpassen kann und sagen kann, hey, statt 70 % bildet es sozusagen 95 % des Prozesses ab, ist es dann zwar vielleicht nicht der Prozess, den alle wollen. Vier von den fünf Leuten sagen dann, das ist aber nicht so, wie ich arbeite. Aber es ist ganz klar, das ist jetzt die Ausgangslage. Wir schauen alle auf Shared Reality. Und dann kann ich anfangen, die Unterhaltung zu führen. Wie soll es denn sein? Und dann habe ich sozusagen jeden Tag vor Augen ...

So läuft's ab und kann mir dann überlegen, wie kann's besser werden. Ich muss erst mal dafür sorgen, dass wir alle über die gleichen Sachen sprechen. Sonst reden wir aneinander vorbei. Der eine sagt hüde, andere sagt hot. Wir denken beide, wir haben das verstanden. Das verursacht dann nur Frustrationen später, wenn wir denken, der Idiot da drüben macht es anders, obwohl wir drüber gesprochen haben.

Joel Kaczmarek: Wie darf ich mir das vorstellen in Notion? Vielleicht hast du auch ein Praxisbeispiel im Kopf, wie sowas dann aufgebaut ist. Also reden wir da auch von Textdokumenten oder was sind so die Ebenen, denen du da arbeitest?

Matthias Frank: Wenn wir mal beim Thema Onboarding etwa bleiben. Wenn wir sagen, okay, Onboarding, hat eine Kombination aus Wissenselementen, diese Textsachen, der soll jetzt hier mal durchlesen, was irgendwie unsere Mission ist. Und hier haben wir mal aufgeschrieben, wie sozusagen unser Casual Friday Dresscode ist. Aber auf der anderen Seite brauche ich ganz viele Aktionen. Die Person muss mal vielleicht ihren Computer abholen. Die Person muss hier bestätigen, dass sie sozusagen ihre Schulung gemacht hat. Sollen mal Coffee-Chats hier mit allen ihren Mitarbeitern haben. so weiter und so Alles?

Aufgaben. Gehe also zurück in meinem System. Ich habe mein Projektmanagement in Notion und da habe ich jetzt sozusagen on board Matthias hier in den ersten zwei Wochen und kann jetzt definieren, was sind denn sozusagen meine Standardaufgaben. Das kann ich natürlich auch einfach in Text mal aufschreiben, aber das Problem ist, wenn ich so Text aufschreibe, dann ist es ein todes Dokument. Das muss jemand durchlesen und dann muss es jemand machen. In Notion kann ich dann sagen, okay, das sind meine Aufgaben und jedes Mal, wenn jemand kommt, erstelle das als To-Do's.

Das heißt, jetzt habe ich Living Documentation. Die Seite, auf der ich aufgeschrieben habe, so soll es ablaufen, ist die Seite, dann gleichzeitig die Quelle dafür ist, diese Aufgaben anzulegen. Und jedes Mal, wenn eine neue Person dazukommt, hat sie diese 20 Aufgaben auf ihrer To-Do-Liste. Und ich kann am Ende dieser zwei Wochen schauen, hat denn die Person diese Aufgaben abgehakt oder nicht. Sind das vielleicht alles tote Aufgaben, die nie gemacht werden, weil sozusagen der Prozess veraltet ist, wir das mal updaten müssen. Aber ich sehe es. Ich kann sozusagen genau sehen, das hätte gemacht werden sollen, dass es passiert.

Jetzt kann ich das entsprechend anpassen.

Joel Kaczmarek: Und ich meine mal so ein kleines Zwischenfazit für die Sachen, die du bisher so beschrieben hast, brauche ich da so eine krasse Expertise, wie du sie jetzt hast oder kann ich das auch als Einsteiger mir relativ leicht aufbauen?

Matthias Frank: Ich würde sagen, Notion ist ein Tool, sich sehr gut eignet, auch selbst damit zu arbeiten. Es kommt immer so bisschen drauf an, was die Größe des Teams ist und des Unternehmens und wie viel Zeit ich dort rein investieren möchte. Das ist jetzt alles keine irgendwie schwarze Magie, bei der man drei Jahre lang Engineering oder Computer Science studiert hat, sozusagen living proof. Ich bin Anwalt, ich habe sozusagen relativ wenig Ahnung von Programmiersprachen und kann das trotzdem dort zusammenbauen. Es ist was,

viel eher mein Zeitinvestment ist. Und das hast du ja wahrscheinlich auch gesehen, als du dich sozusagen mit Notion damals auseinandergesetzt hast, dass man sich einmal hinsetzen muss und durchdenken muss, was soll denn jetzt wie passieren und wie übersetzt sich das in das Tool. Und dann ist es eher eine Frage, habe ich sozusagen die Zeit und die Mute, das zu machen neben meinen anderen Aufgaben? Dann soll ich es auf jeden Fall selber machen. Oder hole ich mir sozusagen jemanden ins Haus, der mir sozusagen dabei hilft, das einmal zu beschleunigen. Aber das ist immer die Stärke bei Notion. Ich kann es selber machen. Das ist auch einer der

Der Unterschied, würde ich sagen, zu einem Tool wie Salesforce, was der traditionelle Gegenvergleich ist. Dort weiß ich, das kann ich ohne ein Team von Engineers oder Spezialisten nicht anfassen. Wenn ich da eine Checkbox möchte, brauche ich jeden Fall noch mal hier Consultants im Haus. Bei Notion ist es eher so, ich kann meine Tools selber anpassen. Das ist ursprüngliche Mission Statement von Notion. Allow people to shape the tools. Dass sie sozusagen jeden Tag nutzen.

Joel Kaczmarek: Okay, da sind wir ja eigentlich fast schon so bisschen in den dritten Bereich reingestürmt, dem wir uns mal so ausgeguckt haben, wenn wir über fünf Dinge reden, dass du nämlich meintest, so Arbeitsabläufe selbst gestalten. Es geht ja so ein Stück weit Hand in Hand mit dem, was wir gerade auch mit der Firmkultur gesagt haben, eigentlich diese Prozesslogik so im Blick zu haben. Jeder sieht es. Und hast du da nicht manchmal Probleme? Ich habe festgestellt, wenn so Plattformen wie ClickUp zum Beispiel, die haben ja auch so eine Million Features da drin und eine Million Darstellungsweisen. Das kannst du dann als Gantt-Chart machen.

kannst du irgendwie als Kanban-Board machen, als Liste, als was weiß ich nicht was. Du kannst diese Funktion machen, jene Funktion. Ich finde, es erschlägt immer so und läuft Notion in das gleiche Problem rein, dass es zu viel auf einmal will und dadurch irgendwie nicht so richtig wirkt.

Matthias Frank: Das kann auf jeden Fall ein Problem sein. Und das würde ich sagen, war wahrscheinlich bei dir das Problem, als du damit angefangen hast. Das ist sozusagen, okay, ich habe hier so viele Sachen, ich weiß nicht, wie ich hier loslegen soll. Das ist dann der Vorteil auf der einen Seite, wenn man einen Template benutzt oder wenn man zusammenarbeitet oder wenn es jemanden im Unternehmen gibt, der das vielleicht schon mal privat benutzt hat und sozusagen da einen ersten Aufschlag macht. Ich sage immer ...

Die meisten Leute wollen nicht Notion-Experten werden. Mir macht das super viel Spaß, mich jeden Tag mit Notion zu beschäftigen. Aber die meisten Leute im Team, die wollen einfach nur ihren Job machen. Und das ist in Ordnung. Wenn wir sozusagen Notionsysteme bauen, dann geht es immer darum, zu sorgen, hey, erst mal, ist Mittel zum Zweck. Das geht nicht darum, dass ich jetzt besonders gut hier meine Sachen organisieren kann, sondern dass ich meine Arbeit schneller erledige. Die Lösung ist meistens, dass man sagt, wir haben centralized data und centralized Vorgaben.

Das ist sozusagen, wenn sich jemand damit nicht auseinandersetzen möchte, hat er alles, was er braucht, damit zu arbeiten. Aber ich habe die Möglichkeit, wenn ich möchte. Und dieses Wenn ich möchte, das ist der wirkliche Vorteil von Notion, dass ich sagen kann, okay, ich habe jemanden in meinem Team, der hat Lust darauf und der möchte sozusagen pushen und der möchte das sozusagen so anpassen, wie wir das jetzt spezifisch brauchen im Marketing Team oder im Sales Team. Dann kann die Person hingehen und das für das restliche Team entsprechend weitergestalten und ausbauen.

Das Problem ist, dass ich bei anderer Software an dem Punkt bin, es geht nicht. End ist so friss oder stirb. Ich wachse in dieses Tool rein, irgendwann bin ich an der Grenze. Dann toleriere ich die Tatsache, dass meine Schuhe zu klein sind. Bis ich irgendwann sage, jetzt so frustrierend, jetzt schaffen wir neues Tool an. Jetzt nehmen wir 100.000 Euro in die Hand, stellen alles Alle paar Jahre muss man sich an was komplett Neues gewöhnen. Versus eine Sache, die mitwachsen kann mit einem. Wenn man sagt, jetzt sind wir auf dem nächsten Level. Das ist auch eine Sache, die wir

ganz häufig beobachten, dass sobald man ist wie so ein Muskel im Fitnessstudio, sobald ich mich einmal daran gewöhne zu hinterfragen, wie läuft denn dieser Prozess ab? Und ist denn das der richtige Ansatz? Dann fange ich an, da immer mehr zu sehen. Unser Gehirn, Pattern Matching Machines, sobald ich einmal weiß, ich bin nicht mehr den

Matthias Frank: UX Designer ausgesetzt in San Francisco, die sich einmal überlegt haben, so managet ihr Projekte, dann kommen oft ganz viele Ideen. Am Anfang aber erst mal überwältigen, da muss ich erst mal durchkommen. Also Notion hat definitiv eine steile Lernkurve am Anfang.

Joel Kaczmarek: Verstehe, die vierte Sache, du mir gesagt hast, wo du sagst, das geht damit richtig gut, es ist ein fließender Übergang von Arbeitsabläufe selbst gestalten zu dem, was jetzt kommt, und Selbstorganisation. Ich weiß noch, als ich mit dem Axxai mich unterhalten hab, hat der gesagt, wenn man Beispiel einen Kindergeburtstag vorbereitet mit Notion oder eine Kita-Gruppe organisiert oder so, dann hast du einen ganz anderen Zugang. Wenn du das auf der Arbeit machst, wird das voll magisch, weil dann hast du das schon. Ich sag so da und hab gedacht, wer kommt denn auf die Idee?

privaten Kindergeburtstag mit Notion zu organisieren. So, hä? Und da bin ich aber mal neugierig, wie du das so siehst und was du sagst, was so die Elemente sind, mit denen man sich irgendwie privat beschäftigen kann, wenn ich mich selbst organisieren will und Notion einsetzen.

Matthias Frank: Ja, es ist auf jeden Fall, man muss eine bestimmte Art von Person sein. Man muss sozusagen listen und organisieren und Struktur mögen. Wenn man da sozusagen denkt, ich würde auf keinen Fall irgendwie sozusagen ein Tech-Programm öffnen, das zu machen, dann ist Notion nicht die richtige Antwort. Das ist auch die ehrliche Einschätzung. Notion ist nicht weder für jede Person noch für jedes Unternehmen die richtige Lösung. Aber wenn sozusagen der Overlap da ist, dann ist es der Tat so bisschen magisch. Wenn ich zum ersten Mal irgendwas habe und dann kann ich da meine Reiseplanung machen, auf einmal habe ich sozusagen alle meine Stops für die Reiseplanung

Gruppe mit jedem Tag und mit jedem Programm und ich kann es den Leuten schicken und ich kann denen sagen, guck mal und da ist unsere Reservierung hier und dort und jeder in der Gruppe kann sich irgendwie selber seine Sachen sozusagen zusammentragen. Super. Oder genau, wenn es darum geht, was ist meine große Leseliste? Wann muss ich welche Pflanzen im Garten gießen? Alles an Informationen, ich sozusagen Struktur geben kann, das ist in Notion oft sehr praktisch, weil eben meistens unser persönliches Leben, ja, so wie wir Sachen persönlich organisieren würden, nicht in

Standard-Apps reinpasst. Wie viele Apps kenne ich, Kindergeburtstage zu organisieren oder die Verantwortung für den nächsten Elternsprechtag abzugeben. Da ist wenig vorgebaut. Jetzt natürlich mit KI kann ich da auch mehr machen und kann mir auch überlegen, vielleicht kann Claude mir selbst ein Programm schreiben. Aber da gibt es immer noch relativ viele Sachen, die ich mich kümmern muss. Wie teile ich das mit anderen Leuten? Wie sorge ich dafür, dass ich nicht aussehen kann? Meine Kreditkartendaten weitergebe. Bei Notion hilft mir das immer noch Out-of-the-Box.

schon mal bisschen Struktur da ist und ich dann da meine eigenen Sachen draufsetze. Personal Finance ist ein anderer Bereich, mit dem viele Leute anfangen. Also Notion ist kein Ort für Passwörter und von Notion aus macht man sozusagen kein Online-Banking. Aber mal zum Beispiel seine ganzen persönlichen Finanzdaten dort reinziehen und dann mal schauen, wie sieht es denn aus mit Ausgaben und Einnahmen oder was sind denn Ziele, auf die ich hinspare. Diese Daten, die im allgemeinen Leben anfallen, die kann man da ganz gut organisieren.

Joel Kaczmarek: Aber sag mal, was ich noch so zu versuchen, versuche zu verstehen, ist, was macht das Tool denn besonders stark? Weil ich mich so frage, okay, wenn ich jetzt schon so ein Toolzude habe, wie man so in Neudeutsch sagt, also ein Zoo aus Tools, warum mache ich so was nicht mit Asana oder mit ClickUp oder mit Google Docs? Also das Text kann ich auch mit Google Docs machen zum Beispiel. Weißt was ich meine? Also ich habe so bisschen das Gefühl, ganz vieles kommt da zusammen. Was macht das Ding denn besser?

Matthias Frank: Hm?

Joel Kaczmarek: Oder warum gibt es, welcher Grund ist denn da, das sozusagen einzusetzen anstatt was anderem oder ergänzen zu was anderem?

Matthias Frank: Ja, das ist eine sehr gute Frage. ich denke, es ist gerade die Abgrenzung zu den Tools, die du genannt hast, die da interessant ist. Notion ist sozusagen in keinem Einzelbereich besser als der Rest. Aber Notion ist ein bisschen der Zehnkämpfer unter den Tools. Asana ist vielleicht besser in dieser Art von Projektmanagement. Die schmeißen halt den Diskus ein bisschen weiter, wenn man genau einen Diskus schmeißen möchte. Aber wenn ich manchmal einen Diskus schmeißen möchte und manchmal muss ich Weitsprung machen, dann brauche ich was, was ein bisschen flexibler ist.

Und da stößt sozusagen der spezialisierte Athlet oder ein spezialisiertes Tool an die Grenzen. Asana mache ich auf und wie gesagt, da hat sich ein UX Designer in den USA überlegt, so funktioniert Projektmatchment. Und entweder passt das zu mir oder nicht. Und die Zahl der Projekte, die wir sozusagen aus diesen Tools rausmigrieren, wo die Leute mit viel Duct Tape und sehr viel Leidenschaft, Blut, Schweiß und Tränen, Systeme und

Sachen gebaut haben, die sagen, das sind Aufgaben, denkt nicht in Aufgaben, eigentlich sind das Kontakte. Und das sind eigentlich Deals in unserem Dealflow. Aber wir müssen es hier so ablegen, weil das das Einzige ist. Immer wenn man an diesen Punkt kommt. Eigentlich, aber das ist sozusagen die Frage, warum versuche ich hier einen Kreis in rechte Form zu zwingen? Bei Notion muss ich mir diese Form schreiben. Das ist ganz klar der Trade-off. Wenn ich sagen möchte, ich möchte Vanilla Projektmanagement, das ist Einzige, was ich möchte.

Dann sollte ich ein vorgefertigtes Tool nehmen. Aber wenn ich sage, okay, ich habe hier was, das möchte ich so abbilden, wie ich das machen möchte, weil wir zum Beispiel ein Unternehmen sind, die irgendwie Green-Tech-Technologie auf Häuser setzen und das bedeutet, es passiert in der echten Welt, es ist sehr messy, es gibt super viele Stakeholder und es gibt einfach kein Purpose-Build-Tool für Solaranlagen auf Gewerbe-Mobilien draufsetzen, dann kann Notion von Vorteil sein. Und auf der anderen Seite zum Thema Google Docs, ja?

Google Docs hat das Problem, dass Google Docs ist nur Text. Das bedeutet, du hast zwei Probleme. Zum einen innerhalb von einem Google Doc, diese ganzen To-Do-Listen, man schreibt, versuch das mal zu filtern oder zu sortieren. Das passiert vielleicht, funktioniert vielleicht noch für dich, aber wenn ihr jetzt zu dritt an so einem Google Doc schreibt, wo weiß ich denn jetzt, wo die Aufgaben von anderen sind? Das kann ich natürlich immer abdecken darüber, dass ich einfach mehr kommuniziere und sozusagen mehr Aufwand dort reinstecke. Aber wäre es nicht irgendwie schön, wenn ich einfach einen Ort hätte und da sehe ich

Matthias Frank: Alle meine Aufgaben, ganz egal in welchem Google Docs die aufgeschrieben wurden und ganz egal ob ich die aufgeschrieben habe oder ob die mir Anna zugewiesen hat, alles taucht bei mir in einem Ort auf. Und dann noch die zweite Sache, wenn es Wissen geht, in Google Docs oder in allen traditionellen File Management Systemen, SharePoint, Dropbox, Google Drive, hast du immer zwei Dimensionen, Informationen zu finden. Du hast den Namen des Files und du hast den Ort in einem Pfeilbaum. Und das führt dann zu diesen

tollen Überlegungen, dass du sagst, unsere Ordnerstruktur, die sieht so aus. Wir haben hier diese 17 Oberordner. Jeder Oberordner hat theoretisch diese fünf Unterordner. Und wenn du weißt, suchst nach der Rechnung, musst du zu diesen Kunden, zu diesen Dingen, sozusagen in der 17 Unterecke. In einem Datenbanksystem kannst du praktisch unendlich viele Anknüpfungen haben. Du kannst immer noch die Anknüpfung haben, dass das zu diesem Projekt gehört. Du kannst aber auch die Anknüpfung haben, dass Joël dafür verantwortlich ist. Oder

dass das den Tag rotert oder dass du das letzten Dienstag bearbeitest. Du hast sozusagen ein Netz an Punkten, das dann im jeweiligen Kontext hochbringen kann. Und das macht es auch dann für KI, die lange Schleife, einfacher, das im richtigen Kontext zu finden, weil sich die KI nicht merken muss. Wenn Joel nach der Rechnung fragt, dann finde ich die nur an diesem einen Ort. Sondern diese eine Rechnung kann an 17 verschiedenen Orten im richtigen Kontext auftauchen.

Joel Kaczmarek: Ja, ist interessant. Ich war nur gerade am begrifflichsten zu fragen. ist doch immer so, gibt immer so diesen flotten Spruch, wer alles kann, kann nichts richtig. Also das ist eigentlich Spezialisierung. Also wenn mich jetzt jemand fragen würde, würdest du gerne lieber einen professionellen Anbieter haben, der sich nur auf Projektmanagement konzentriert für dein Projektmanagement Tool versus jemand, der so bisschen alles kann. Der kann das nicht, der kann nur 80 Prozent Projektmanagement, aber dafür kann er noch 80 Prozent das und 60 Prozent das. Weißt was ich meine? Also ist das nicht immer so bisschen tricky eigentlich?

Matthias Frank: 100 % und da kommt das auch so bisschen rein, dass man sich dann überlegen muss, was ist das richtige Tool in meiner Situation. Die Antwort würde ich sagen, hat sich ein bisschen gegennert mit KI. Vor KI war sie noch bisschen extremer und da war es die ganz klare Ansage, ja, die Frage ist, brauchst du den Ferrari unter dem Projektmanagement oder brauchst du den Ferrari in der Sales Pipeline? Ganz viele Teams vor zwei, drei Jahren, denen haben wir gesagt, macht euer Serum nicht in Notion. Wenn ihr sozusagen eine professionelle

Go-to-Market-Motion braucht, wenn ihr sozusagen 20 Leute in eurem Sales Team seid, dann braucht ihr ein Purpose-Build-Serum. Aber das könnt ihr immer noch mit Notion kombinieren, weil Notion sozusagen an die Fläche ist, wo alles zusammenläuft. Das Sales Team arbeitet dann sozusagen in ihrem Serum. Aber Leadership möchte sich vielleicht jetzt nicht durcharbeiten durch 17 Tools, dann immer rauszuwinden, was macht Marketing, was macht Sales, was macht das. Sondern ich habe sozusagen einen zentralen Ort, dem das alles zusammenläuft. Notion vor allem ist diese Cross-Collaboration-Oberfläche.

Und inzwischen mit KI ändert sich das nochmal ein bisschen, weil jetzt hat Notion zum ersten Mal neben all diesen Zehnkampf Sachen, wo wir sozusagen sagen, okay, 80 Prozent macht Notion hier super und dann ist einfach die Frage, brauche ich die letzten 20 Prozent? Habe ich jetzt eben dieses Element noch von KI-Oberfläche. Und da muss ich sagen, da habe ich einfach bislang noch kein besseres Tool gefunden. sozusagen gerade in diesem Bereich KI-Abläufe an einem Ort zusammenbringen und diesen Austausch ermöglichen.

Da ist Notion, kämpft nur unter Notion in der 100 % Kategorie. Und dann ist am Ende des Tages für jedes Unternehmen so bisschen überlegen, was brauche ich in welchem Bereich? Wir migrieren relativ viele Unternehmen von Salesforce weg, weil sie einfach sagen, okay, muss ich hier wirklich 50.000 Euro im Jahr zahlen für die fünf Sitze, die wir haben, für Funktionen, die wir in Notion problemlos abbilden können? Aber es gibt genauso viele Discovery-Gespräche, wo die Leute uns Sachen erzählen, was sie brauchen, wir ihnen sagen, macht euch einen Gefallen, ja.

Nehmt dieses Tool, das macht genau das, was ihr braucht. Out of the Box. Ihr müsst da sozusagen jetzt nicht erst mal das Rad neu erfinden in Notch. Aber es kommt dann eben auf die Situation an.

Joel Kaczmarek: Spannend. Jetzt bin ich noch neugierig auf einen Aspekt, weil wir haben jetzt, wenn wir mal ganz kurz durchgehen, wir hatten gesagt, ist die zentrale Arbeitsoberfläche für KI. Es ist super, die Firmenkultur erlebbar zu machen. Es bildet Arbeitsabläufe supergut ab. Ich kann es für Selbstorganisation nutzen. Und das letzte ist vielleicht so bisschen so eine Kombination. Also wir können natürlich Contentmanagement machen und orchestrieren. Aber vor allem, man kann ja auch so das ganze Detail wissen, was man hat, monetarisieren bzw. auch einfach

die Mehrwerte, die in meinem Wissen stecken, ganz gut damit hervorheben. Und da bin ich mal neugierig drüber, weil gerade wenn wir über Templates reden und über Verkaufen von Templates, da stünden sich auch ganz neue Möglichkeiten auf. Kannst mal so bisschen hinter die Kulissen mitnehmen, wie das mit Notion möglich ist?

Matthias Frank: Sehr gerne. Und das ist der Punkt, bei Notion eigentlich besonders spannend wird, jetzt gerade. Wenn man Notion schon mal von früher kennt, gerade aus Covid, dann gab es da ganze Welle an Templates und guck mal, hier so ein Projektplaner und hier so ein paar so ein ein paar paar paar so so so so

Mit AI ist das gar kein Problem mehr. kann ich sozusagen, dass diese technische Barriere, schrumpft, was tatsächlich viel wichtiger ist, sich zu überlegen, wie organisiere ich mich denn? Wie mache ich denn etwas Bestimmtes? Und da kommt dann dieses Spezialwissen rein. Wenn ich Physiotherapeut bin und jetzt genau weiß, okay, das ist sozusagen der Plan, den ich jetzt jemandem mitgeben würde, die Übungen zu machen, und das sind sozusagen die Erklärungen dazu, dann habe ich mit Notion einfach eine relativ simple Oberfläche, Übungen zu erklären.

Und diese strukturierten Aufgaben dann jemandem mitzugeben, dass er dann seinen Notionsetup hat und sich einfach sagen kann, okay, jetzt klick ich mich hier durch, ich hab meine Aufgaben. Oder wenn es persönliche Entwicklung geht und jetzt persönliche Scrollmanagement, kann ich das, was vor sozusagen in PDFs relativ leblos war, weil ich einfach in der PDF, das ist fest, das kann ich vielleicht noch ausdrücken, dann was reinschreiben, aber ansonsten kann ich damit nichts machen. Und der Sprung zu einer...

Custom App ist auch mit KI immer noch mit einigem an Entwicklung und Geldaufwand verbunden. Habe ich in Norrschon schon einen ganz guten Kompromiss bei dem ich dann sagen kann, hier sind sozusagen strukturierte Übungen für Leute. Ich kann denen relativ viel Materialien, auch sozusagen multimedial mit Videos, mit dem und dem geben und dann können wir das abarbeiten.

Anforderung natürlich, dass ich weiß, wie es funktioniert. Und anderes Beispiel, ich habe relativ häufig in dem Nord-Schon-Bereich schon gesehen, Leute zum Beispiel aus dem Hotelbetrieb oder aus der Gastronomie, die genau wissen, das brauchst du, Beispiel ein Event zu organisieren. Oder das brauchst du, ein Restaurant zu eröffnen. Das sind sozusagen die Checklisten, die Sachen, die Prozesse. Das kann ich einfach in mehr Dimensionen strukturieren, als einfach jemand zu sagen, mal, druck dir dieses Papier aus und dann hake das ab.

Joel Kaczmarek: Und hast du irgendeine Art von Shop-System, was da eigentlich auch mit drin steckt, dass ich jetzt zum Beispiel sagen kann, hey, ich habe hier irgendwie ein geiles Template für, meinst du gerade gesagt hast, eine Restauranteröffnung, die wichtigsten To-Do's und vielleicht ein Wissensquellen und verkaufe das oder Kurs. Kurse sind ja auch irgendwie ein riesiges Thema dieser Tage. es Funktionen dafür, beziehungsweise irgendeine Form von Shop-System dahintersteckt?

Matthias Frank: Es gibt einen Marketplace bei Notion für Temples. Da kann ich das dann reinstellen. Da kann ich auch direkt drüber Payments nehmen, wenn ich möchte. Ich würde sagen, es kommt so bisschen darauf an, welcher Situation man dort ist und was man eigentlich versucht aufzubauen. Wenn es sozusagen, ich kann das natürlich relativ einfach, dass ich einfach einen Download Link habe, sozusagen dieses ganze Ding dann zu duplizieren, kann ich das auch einfach in meinen bestehenden Shopify Store oder was auch immer ich habe, ja, mit einbetten und es dann darüber abdecken. Aber ich kann es auch auf die Notion Plattformen setzen, sozusagen dann da noch so bisschen Discoverability auch zu haben.

Und wenn jemand einen Tipp bei Notion in der App brauche etwas für mein Hotel, dass das entsprechend hochkommt.

Joel Kaczmarek: Ich meine, Marktplätze leben ja immer von Angebot und Nachfrage, wie man so schön weiß. Wenn ich so was einstelle auf so einen Marktplatz, Template, ist da relevant Nachfrage drauf.

Matthias Frank: Ja, also der Fluss durch Notion-Templates, ist enorm. Ich hab jetzt die letzten Zahlen, da kann ich im Nachhinein noch mal das Notion-Team fragen, da haben wir einen ganz guten Draht zu, was da momentan die Downloads im Monat sind. Aber das sind sozusagen hunderttausende Eyeballs, die auf diesem Marketplace irgendwie jede Woche oder jeden Monat drauf sind. Da gibt's schon Traffic. Gibt natürlich auch viel Angebot. Das heißt, wenn man was sehr Generisches hat, so organisiere ich meine persönliche To-do-Liste, dann steht man da wahrscheinlich nicht besonders raus. Aber wenn ich weiß, ich bin halt der Spezialist,

für X. Ich weiß genau, wie das funktioniert. Gerade wenn ich vielleicht auch meine eigene Audience habe, die ich sozusagen dorthin hinbringen kann, das dann bisschen hochzuheben im Marketplace, dann ist es natürlich einfacher.

Joel Kaczmarek: Also Matthias, lerne so bisschen. Dein juristisches Denken hat dir wahrscheinlich stark geholfen, dieses ganze Strukturierte, was in so einem Tool drinsteckt, gut zu verstehen. Und ich bestaue mir so ein bisschen, was man damit noch alles machen kann. daher vielen, Dank, dass du dich auch all meine kritischen Fragen hier gestellt hast. Und ja, vielleicht quatschen wir mal, ob du mal für mich auch was baust, mir hilfst, hier mal ins Game zu kommen. Für die Moment auf jeden Fall ganz, ganz herzlichen Dank und ich drücke dir die Daumen, dass du nicht wieder zurück in den Jurabereich gehst, sondern immer weiter hier in der Machenswelt bleibst. Danke dir.

Matthias Frank: Vielen Dank fürs Gespräch, das hat sehr viel Spaß gemacht.