Remote Recruiting – So findest du Mitarbeiter:innen aus dem Home Office

Angelina Ebeling: Hallo und herzlich willkommen zu einer neuen Folge des Remote Work Podcasts von Digital Kompakt. Mein Name ist Angelina, ich bin die Gründerin von Acework. Wir unterstützen Firmen dabei, digitale Talente für flexible und ortsunabhängige, also remote Stellen, zu finden. Außerdem beraten wir Firmen dabei, wie sie besser auf Distanz zusammenarbeiten. In dieser Folge lernt ihr wie ihr im Remote Recruiting die richtige Auswahl trefft, auch wenn ihr Bewerber nur virtuell kennenlernt. Und zweitens, auf welche Fähigkeiten ihr bei Bewerbern achten müsst, um sicherzustellen, dass sie erfolgreich remote, also verteilt, arbeiten können. Flexibel stellen, das kann unterschiedliches bedeuten, also zum Beispiel auch zwei Tage Büropräsenz pro Woche und drei Tage Homeoffice, aber auch nur drei Tage im Monat vor Ort und den Rest komplett ortsunabhängig oder eben vollständig remote. Aber was macht Remote Recruiting eigentlich anders? Wie eben erwähnt, ist es natürlich eine andere Situation, wenn man jemanden nicht vor Ort, also in echt, kennenlernen kann, das ganze Team die Person kennenlernen kann und umgekehrt die Person, das Team, euch, die Firma und die Umgebung in echt erleben kann. Und das Zweite ist natürlich, dass wenn man jemanden für eine ortsunabhängige oder flexible Stelle einstellt, man ganz klar darauf achten muss, dass diese Person in dieser Umgebung auch wirklich erfolgreich arbeiten kann. Das sind also die zwei Sachen, die ich euch heute mitgeben möchte. Und im ersten Schritt für die Auswahl. Wie wähle ich die Person denn aus, wenn ich sie nicht in echt sehen kann? Das geht damit los, dass wir das Anforderungsprofil und die Stellenbeschreibung anpassen müssen. Die Stellenbeschreibung ist eines der wichtigsten Elemente. Ganz einfach, weil sobald man eine Stelle als flexibel oder ortsunabhängig ausschreibt, man damit rechnen kann, dass man tendenziell mehr Bewerber bekommt, weil der Talentpool größer wird. Aber auf der anderen Seite ist es so, dass die Qualität der eigentlichen Bewerber massiv abnehmen kann und man ganz viele Bewerbungen bekommt, die überhaupt nicht auf die Stelle und auf die Firma zugeschnitten sind und passen. Also ist es besonders wichtig, in der Stellenbeschreibung ganz klar Kriterien anzugeben, zum Beispiel potenzielle K.O.-Kriterien, die vorher abgeklärt werden sollten. Dazu gehören unter anderem das Gehalt und auch die Vorstellungen und Richtlinien, wie flexibel die Stelle denn eigentlich ist. Was sind da die Anforderungen? Zum Beispiel ist die Richtlinie, dass man mindestens drei Tage Anwesenheit im Büro pro Monat hat oder vielleicht sind das eben drei Tage die Woche. Vielleicht ist es aber auch eine bestimmte Zeitzone, in der jemand sein muss, ein Land oder eine Region. Auch möglich, und was ich auch schon häufiger gesehen habe, ist, dass die Person in einem Radius von zum Beispiel zwei Flugstunden um ein Headquarter leben muss, einfach weil man schauen möchte, dass die Menschen dann, wenn sie kommen müssen, nicht allzu weit fliegen müssen. Dann ist es wichtig zu erklären, warum hat diese Stelle Zeit? Genau das Level an Flexibilität. Wie sieht es denn aus mit anderen Stellen im Unternehmen? Wie ist denn die Struktur und die Remote-Work-Kultur im Team? Sind es nur bestimmte Teams, die flexibel arbeiten dürfen? Sind es alle? Und wie lebt die Firma eine Remote-Work-Kultur? Was macht diese Firma in ihrem virtuellen Zusammenarbeiten besonders? Das ist besonders wichtig, um unter anderem auch das Employer-Brand klarer darzustellen. Eines der Dinge, die wir immer wieder sehen, ist, dass Firmen, die besonders im Ausland einstellen, natürlich eine schwierigere Zeit haben, Top-Talente anzuziehen und als Bewerber zu gewinnen, weil sie einfach keinen Namen haben in dem Land oder in der Region und es dadurch schwieriger wird, eben die besten Leute davon zu überzeugen, ein guter Arbeitgeber zu sein. Dementsprechend ist es ganz, ganz wichtig, diese Remote-Work-Kultur und die virtuelle Kultur auf einer Karriereseite und auch in den Stellenbeschreibungen zu präsentieren und auch wie das Team miteinander kommuniziert. Denn es kann nämlich sein, dass jemand, der sehr gerne synchron, also in vielen Telefonaten, Abstimmungen und so weiter, sich auf eine Stelle bewirbt in einem Team, das hauptsächlich asynchron arbeitet, wo also maximal in Slack-Nachrichten kommuniziert wird und ganz viel über Projektmanagement-Tools abgewickelt wird und ansonsten eben jeder sehr individuell arbeitet. Das ist ein ganz schlechter Fit, der eigentlich fast immer schief geht und daher ist es besonders wichtig, sowas in der Stellenbeschreibung schon vorher abzuklären. Wie wird denn kommuniziert im Team? Dadurch filtern sich Kandidaten oft selbst raus und man kann eben davon ausgehen, dass die, die sich bewerben, in besserer Fit sind und man sich dann letztendlich die Zeit spart, viele Bewerber zu interviewen, die gar nicht passend sind. Also je deutlicher die Anforderungen am Anfang kommuniziert werden, desto einfacher wird es hinten raus, dann die Bewerber richtig auszuwählen, weil sich die Leute eben selbst rausfiltern können. Das nächste ist natürlich das Anforderungsprofil. Was müssen wir in die Stellenbeschreibung reinschreiben für die Arbeitsweise, wie die Person dann eben arbeiten wird? Was sind die Skills, die Fähigkeiten, die die Person mitbringen muss? Wir nennen das Ganze Remote Readiness. Das ist dieses zusätzliche Element zu natürlich, passt die Person auf die Stelle, passt die Person zum Team? Wir sagen Remote Readiness, weil das ein bestimmtes Set an Fähigkeiten, an Soft Skills sind. die wir bei Acework bei allen Kandidaten testen, die jede Firma testen sollte und muss, wenn sie jemanden flexibel einstellen. Dazu gehören zum Beispiel Selbstmotivation, Zeitmanagement und Proaktivität. Wir machen das Ganze in einem Interview und das ist eben eins dieser Anforderungsprofile, die ein HR-Manager oder ein Recruiter ganz am Anfang direkt abklären sollte. Außerdem sollten Sie in diesem allerersten Interview gleichzeitig auch versuchen, den Status des Arbeitnehmers und die Möglichkeiten zur Einstellung abzuklären. Das kann man sogar vorher in der Stellenbeschreibung oder mit Screening Questions machen oder Screening Fragen. Allerdings ist es natürlich auch nochmal sinnvoll, es im ersten Interview abzufragen. Das ist besonders bei internationalen und eben grenzüberschreitenden Arbeitsverhältnissen super wichtig. Und für globales Hiring, ich will das jetzt nicht zu viel anschneiden, spreche ich noch mit einem Experten an. einer der nächsten Folgen, weil es da eben verschiedene Möglichkeiten gibt, wie man das abklären kann, dass die Personen auch rechtskonform und arbeitsnehmerschutzrechtlich ordentlich eingestellt werden. Bei Acework machen wir das so, dass wir diese Kriterien auch für unsere Kunden abklären und natürlich eben bei allen Kandidaten das richtig kommunizieren, was dann eben möglich ist und wie sie eingestellt werden können. Denn nur wenn diese Grundanforderungen passen, kann man sich danach auf die nächsten Elemente im Auswahlprozess konzentrieren. Das ist dann nämlich eben genau das. jobspezifische Anforderungen feststellen oder eben auch natürlich passt die Person von seiner oder ihrer Persönlichkeit in das Team, passt die in die Firma, stimmen die Werte überein und so weiter. Das ist der erste Schritt. Im zweiten Schritt ist es dann natürlich so, dass wir eben uns den Auswahlprozess anschauen müssen. Was können wir tun, obwohl wir die Person nicht kennenlernen? in echt sehen können, um eine richtige Entscheidung zu treffen. Das gilt sowohl für HR-Manager und Recruiter, aber natürlich auch für den Hiring-Manager und Team-Lead oder zum Beispiel einen CEO, wenn es eine Führungsrolle ist. Was können diese Personen in ihren Interview-Elementen tun, um rauszufinden, ob diese Person wirklich passt? Und da gibt es generell ein paar Tipps. Best Practices von Firmen, die schon sehr lange verteilt arbeiten und die es eben gewohnt sind, ganz viele Personen einzustellen, die sie überhaupt nie in echt sehen, weil es vielleicht auch gar keinen Headquarter gibt, in das man für ein finales Interview fliegen kann, sondern dann sehen sich oft die Kollegen das erste Mal bei einem Retreat, vielleicht auch erst sechs Monate, nachdem die Person eingestellt wurde. Was wir gesehen haben in diesen Teams, ist, dass sie tendenziell eher mehr Interviewrunden durchführen, Als Teams, die in Büros zusammenarbeiten und gleichzeitig verschiedene Formate für diese Interviews einplanen. Der Grund für mehrere Interviews ist ganz einfach, dass es einfach auch das Prinzip ist, dass mehr Teammitglieder in den Auswahlprozess involviert sind, aber auf der anderen Seite eben auch, man Menschen in verschiedenen Situationen kennenlernen kann. Und da kommen dann eben diese verschiedenen Formate ins Spiel. Zum Beispiel macht Automatic das so, dass das erste Interview, das sie führen, ein komplett schriftliches Interview ist, zum Beispiel auf Slack. Wir haben das auch schon gemacht, indem wir Leute auf LinkedIn interviewen. Also wenn wir sie noch gar nicht in unserem Ökosystem haben, wir ganz einfach den LinkedIn-Chat nutzen, um mit der Person erstmal schriftlich zu kommunizieren, um die ersten Anforderungen abzuklären. Und da kann man schon ganz schnell einige Leute rausfiltern, weil einfach einige Anforderungen nicht passen. Aber auf der anderen Seite dient es natürlich auch dazu, die schriftliche Kommunikation oder die schriftlichen Kommunikationsfähigkeiten dieser Person abzufragen. Denn in den meisten verteilten Teams ist es ganz einfach so, dass man sehr viel schriftlich kommuniziert, ob das jetzt im Chat ist oder vielleicht auch, ich nenne es mal ein bisschen veraltet, über E-Mail zum Beispiel, aber dass eben ganz viel schriftlich stattfindet. Und nur wenn die Person sich schriftlich gut ausdrücken kann, ist es ein sicheres Zeichen, sie überhaupt erst zu einem Telefoninterview einzuladen. Das wäre dann der nächste Schritt, dass man, obwohl man natürlich Videocalls, ganz klar Zoom, Microsoft Teams, Skype im Prinzip schnell zur Verfügung hat und das auch nutzen sollte, man eigentlich im ersten Schritt auf jeden Fall erstmal ein traditionelles, ich nenne es mal Telefoninterview oder eben ein Voice Call über das Internet durchführen sollte. Ganz einfach, weil es ganz vielen Bewerbern auch helfen kann, wenn man sie erstmal nicht sieht und es erstmal nur um die Stimme geht, schnell Sachen abzuklären und der Person auch nochmal ein zusätzliches Level von Sicherheit zu geben und man darüber nochmal einige zusätzliche Sachen rausfinden kann. Dann ganz klar Videocalls sind auf jeden Fall super wichtig im Auswahlprozess. Das ist die höchste Bandbreite an Informationen, die man bekommen kann. Im virtuellen Interview ist durchaus der Videocall. Da gibt es dann allerdings auch wieder zwei Varianten. Auf der einen Seite natürlich der klassische One-on-One, also eins zu eins im typischen Interview. Macht auf jeden Fall auch total Sinn, das Einzelgespräch. Aber auf der anderen Seite ist es auch ganz wichtig, einen Videocall in einer Gruppe zu machen und da wieder mehrere Teammitglieder zu involvieren. Und dabei kann man auch schön dann die Dynamik sehen. Passt die Person in das Team? Wie verhält die sich in diesem Gespräch? Das Ganze auch eher als Gespräch zu strukturieren, weniger als Interview. Ist wahnsinnig hilfreich, weil man eben dann die Umgebung repliziert, in der das Team zusammenarbeitet. Eine weitere Best Practice, die einige verteilte Teams nutzen, sind sogenannte Mini-Projekte, die fünf Tage maximal, also circa eine Woche, für die finalen, ich sag mal, zwei bis drei Bewerber sinnvoll sind. Die sind oft sogar bezahlt, weil es da eben um richtige Arbeit geht, die auch dem Team weiterhelfen kann oder der Firma weiterhilft. Und die sind ganz klar limitiert auf einen bestimmten Bereich, limitiert auf eine bestimmte Leistung. Menge an Informationen, weil man natürlich eben auch nicht gleich alles preisgeben möchte an Bewerber. Aber man sieht dann eben, wie die Person mit dem Team zusammenarbeitet. Also es ist im Endeffekt eine Art Probezeit neu gedacht, sage ich mal, und das Ganze vorgelagert, um dann wirklich rauszufinden, passt die Person mit ihren Arbeitsweisen in das Team? Das hilft ganz, ganz vielen verteilten Teams, weil man so wirklich mitbekommt, ob die Zusammenarbeit stimmt. Man sieht also, dass in dem Auswahlprozess es wichtiger ist, strukturiert zu arbeiten, dass man mehrere Interviews einplanen sollte, dass man auch verschiedene Formate einplanen sollte, um die Personen von verschiedenen Seiten kennenzulernen und eben möglichst viele Teammitglieder in den Auswahlprozess zu involvieren. Soviel also zum Auswahlprozess von ortsunabhängigen Mitarbeitern und wie man sie eben auch in einem virtuellen Recruiting-Prozess am besten rausfiltern kann. Um das Ganze nochmal kurz abzurunden. Generell ist es so, dass virtuelle Interviews definitiv Vorteile haben. Ganz klar findet man oft schneller Termine für diese Interviews, für den Auswahlprozess. Man spart sich die Reise- und Antwortskosten. Der ganze Prozess, die Vorbereitung dauert weniger lange. Die eigentlichen Interviews sind oft kürzer, weil man natürlich nicht dieses Vorab Kaffee, Chit-Chat und dann irgendwie der nächste Kandidat. Also man kann wirklich Interviews relativ schnell hintereinander führen. Aber man muss natürlich sagen, dass man sich dann gleichzeitig auch die Zeit nehmen sollte, eben mehrere Interviewrunden einzuplanen. Also können die Interviews dann tendenziell oder der Prozess auch tendenziell mal länger dauern. Ein großer Nachteil den Gruppeninterviews, also Teammitglieder in den Interviews hat, ist, dass eben die Terminfindung wieder länger dauern kann, eben Termine zu finden, die für alle passen. Dementsprechend sollte man das natürlich an den hinteren Teil des Recruiting-Prozesses stellen und eben nicht mit allen Bewerbern machen, aber das ist relativ eindeutig, denke ich. Zu Stellenbeschreibungen, wie gesagt, gibt es einige Best Practices, die ich auch nochmal in den Shownotes verlinken werde. Wir haben dazu einen Guide geschrieben, den könnt ihr euch da gerne runterladen. Und wie immer gibt es auch ein Mural, also unser virtuelles Whiteboard mit einer Zusammenfassung und zusätzlichen Ressourcen. Den Link dazu packe ich euch auch in die Shownotes. Und wenn ihr generell mehr über globales Hiring erfahren wollt, was ich vorhin erwähnt hatte, dann verpasst auf keinen Fall die nächste Folge. Da spreche ich mit einem Experten, der sich genau mit dem Thema beschäftigt. Und dafür abonniert ihr am besten Remote Work direkt im Einzelkanal, entweder bei Spotify oder Apple Podcasts. Bis zum nächsten Mal.