So gelingen bessere Meetings im Remote Work

Angelina Ebeling: Hallo und herzlich willkommen zu einer neuen Folge des Remote Work Podcasts von Digital Kompakt. Ich bin Angelina, die Gründerin von Acework. Wir unterstützen Unternehmen dabei, besser auf Distanz zusammenzuarbeiten und helfen ihnen außerdem, die Mitarbeiter zu finden, die remote ready sind und perfekt in ihre Teams passen. Ihr lernt in dieser Folge, warum es super wichtig ist, virtuelle Meetings richtig zu gestalten und wie ihr in fünf einfachen Schritten eure virtuellen Meetings noch erfolgreicher und produktiver macht. Anfangen würde ich gerne damit zu sagen, dass es ja verschiedene Formen von Meetings gibt. Es gibt Meetings, die sind vielleicht nur zwei Teilnehmer, die klassischen One-on-Ones. Dann gibt es Meetings mit drei und mehr Teilnehmern oder große Meetings irgendwie mit 12, 15, 20 Leuten. Und es gibt auch die unterschiedlichen Arten, dass man sagt, es gibt ein spontanes Meeting und es gibt regelmäßige Meetings, so ein klassischer Jour fix zum Beispiel. Und generell habe ich versucht, jetzt hier einfach in fünf einfachen Schritten zu für alle diese Meetings Tipps zu geben, wie ihr sie remote noch besser gestalten könnt. Und grundlegend wäre dabei erstmal wichtig zu wissen, dass wenn ein Meeting in Person schon nicht richtig funktioniert hat, also wenn ihr die Erfahrung gemacht habt, dass das im Office, im Büro ein anstrengendes Meeting war, das irgendwie schlechte Ergebnisse erzielt hat, dann ist das in der virtuellen Welt mit Sicherheit noch schlimmer. Also generell ist es ja so, dass alles auf Distanz immer noch ein bisschen schwieriger wird. Gilt bei Meetings auch. Das heißt, es ist super, super wichtig, dass die Grundlagen für dieses Meeting erstmal stimmen. Ja, sodass man irgendwie sagt, man hat die Agenda, es gibt einen Menschen, der den Team lead oder das Meeting lead übernimmt und so weiter. Also diese grundlegenden Tipps für gute Meetings sollte man in virtuellen Meetings besonders auf jeden Fall auch verfolgen und noch konsequenter umsetzen, sage ich mal. Aber zusätzlich sind Remote-Meetings für distribuierte Organisationen, also die, die nicht mehr alle zusammensitzen, nochmal viel wichtiger. Weil das ja eigentlich genau die Momente sind, in denen das Team zusammenkommt und irgendwie synchron entweder an einem Problem arbeitet oder einfach interagiert. Und die restliche Arbeit findet ja eben auf Distanz statt, im asynchronen Bereich, irgendwie schriftlicher Form. Und von daher ist es super wichtig, dass das Meeting eben keine Frustration auslöst, sondern einfach super, super gut läuft. Weil es eben auch nicht nur für die Arbeit wichtig ist, sondern auch für den sozialen Zusammenhalt. Also dass man das Meeting so gestaltet kann. dass die Menschen eben das Gefühl haben, wir sind hier ein Team und man arbeitet irgendwie an einer gemeinsamen Sache und geht da nicht raus und der Kopf raucht und eigentlich kam am Ende doch nichts bei rum. Also erster Punkt, Grundlagen klären. Klarer Grund für das Meeting ist super wichtig. Vielleicht auch mal hinterfragen, brauchen wir das Meeting oder können wir das nicht auch in der E-Mail klären? Ich glaube, das ist etwas, was ganz, ganz viele Firmen jetzt erfahren haben durch mehr Remote-Arbeit, ist ach, Das Meeting kann ja auch in einer Slack-Nachricht oder in einer E-Mail geklärt werden. Das ist super wichtig. Zweitens, was ich gesagt hatte, es sollte einen Verantwortlichen für das Meeting geben und es sollte immer klare nächste Schritte geben, was aus dem Meeting tatsächlich rausgenommen wird. Jetzt zu den fünf einfachen Schritten. Schritt 1. Das Meeting muss remote first sein. Was soll das heißen? Das heißt, dass im Prinzip, wenn eine Person sich virtuell dazuschalten muss, eigentlich alle remote sein sollten oder beziehungsweise virtuell. Beispiel, es sind drei Leute im Büro und zwei Leute im Homeoffice. Wir haben ein Meeting mit fünf Leuten. Die drei setzen sich in den Konferenzraum und die zwei anderen werden dazugeschaltet über Zoom, Google Hangouts, Skype, was auch immer. Das führt dann oft dazu, dass die drei, die in dem Raum sitzen, sich super gut verstehen können, sowohl menschlich, dann aber auch natürlich auf einer akustischen Seite. Das heißt, da wird dann mal ein Witz gemacht, es wird was gesagt, was vielleicht bei den anderen nicht ankommt. Und es ist generell eigentlich immer so, dass selbst mit einer guten Konferenz, Technologie, so einer Spinne oder sowas, es immer noch nicht genau das Gleiche ist. Also gerade bei so einer Größe von fünf Leuten super, super wichtig, dass man einfach sagt, okay, es sind zwei Leute im Homeoffice, die werden sich dazu wählen. Wir wählen uns alle ein und sind damit auf einem Spielfeld, was eben für alle gleich ist. Und somit schaffen wir einfach Grundlagen, die für alle fair sind und wo wir auch alle gleich beteiligt sein können. Nummer zwei, Schritt zwei, ist der Selbstcheck. Also ich sitze jetzt vor meinem Computer, meiner Software und habe vielleicht schon hundertmal ein Meeting über Zoom gemacht, auch mit meinem Team. Dann ist es vielleicht nicht ganz so wichtig. Aber wenn ich zum Beispiel nur an einem neuen Ort sitze, statt am Arbeitstisch, vielleicht jetzt in der Küche, Dann ist es super wichtig, einen Hardware- und einen Software-Test nochmal vorab zu machen. Also klingt jetzt blöd, aber manchmal ist die Internetverbindung vielleicht dann nicht so gut an einem anderen Ort oder Zoom funktioniert dann doch nicht oder man benutzt eine neue Technologie. Generell gilt, gerade natürlich bei externen Meetings mit Kunden, vorab immer, immer nochmal checken, funktioniert alles, funktioniert mein Mikrofon, dass man so diese ersten zwei, drei Minuten einfach vermeidet, in denen man irgendwie fragt, hey, kannst du mich hören, was nämlich auf Dauer echt nervig ist für alle, die sowas dann eben schon vorher gemacht haben. Kann natürlich immer sein, dass trotzdem was nicht funktioniert. Das gebe ich gerne zu, das passiert mir auch ab und an, dass einfach irgendwas in der Technik nicht passt. Dann braucht man halt die 30 Sekunden und wählt sich neu ein. Generell hilft es aber für die allgemeine mentale, sage ich mal, Gesundheit, wenn alle das vorher checken und man nicht irgendwie vorher versucht, mit jemandem zu kommunizieren, der einen nicht hören kann. Das zweite dazu zum Selbstcheck gehört eigentlich auch der Hintergrund. Wir sind ja alle Profis jetzt da drin. Ob wir uns da irgendwie einen virtuellen Hintergrund reinhauen oder irgendwie einen anderen ruhigen Hintergrund uns aussuchen, ist eigentlich mittlerweile gegeben. Da sind wir quasi schon Profis drin. Was mir aber oft auffällt, ist, dass die Leute, mit denen ich in Videocalls bin, noch nicht ganz verstanden haben, was der ideale Bildausschnitt für sie ist. Dann sieht man oft, dass die vielleicht ein bisschen von oben oder von unten die Kamera haben oder dass sie viel zu nah an der Kamera dran sind, was alles nicht so sinnvoll ist, wenn man ein normales Gespräch mit einem Menschen führen möchte. Man führt ja auch kein Gespräch mit jemandem super nah, wo man nur den Kopf sieht. Generell gilt also, Kopf sollte sichtbar sein, möglichst auf Augenhöhe mit der Kamera und dazu ist wichtig, auch noch ein bisschen Schultern und ich nenne es mal Oberkörper bzw. Arme zu zeigen, damit man eben auch die Gestik sieht. Also Mimik ist wichtig, klar, aber Menschen reden auch nun mal mit ihren Händen und auch mit ihrem Körper und das nimmt der Gegenüber auf. Also um möglichst viel nonverbale Kommunikation mitzubekommen, ist es eben wichtig, dass man einen Teil vom Körper auch sieht. Der dritte Teil im Selbstcheck ist eigentlich die Umgebung und Störfaktoren. Klassiker sind natürlich im Homeoffice die Partner, Hunde, Kinder und so weiter, die auch noch in dem gleichen Haus unterwegs sind. Oder vielleicht ein Störfaktor, bei mir ist das normalerweise der DHL-Bote, der meistens genau dann klingelt, wenn man in einem Meeting ist. Das kann man am besten am Anfang mitteilen. Also wenn man ein Meeting hat, kann man ruhig am Anfang sagen, hey, ich bin gerade hier und dort, es kann sein, dass Und einfach die Leute vorwarnen, wenn man sich vielleicht auch kurz ausklingt, dass die einfach wissen, was da passiert. Genau, das ist der Selbstcheck und eben die Mitteilung an die Kollegen am Anfang. Und das geht dann weiter mit Schritt drei, ist klare Regeln festlegen für das Meeting, beziehungsweise einfach Meeting-Etikette virtuell, vielleicht sogar firmenweit einfach mal aufsetzen. Das kann man natürlich in den eigenen Teams machen. In Firmen bietet sich das aber auch durchaus an, das vielleicht mal durch HR irgendwie größer aufzusetzen, einfach zu sagen, das sind unsere Meeting-Etikette virtuell und danach sollten sich bitte alle richten. Bei uns ist es eigentlich so, dass wir sagen, Benachrichtigungen werden ausgeschaltet. Das heißt, alle Pings, ob das jetzt E-Mails sind, ob das Slack-Nachrichten sind und so weiter, dass man selbst eben nicht abgelenkt wird, dass man die eben auf bitte nicht stören stellt und die einem nicht ständig oben in das Bild reinploppen. Es gibt natürlich Leute, die haben das Ping trotzdem und die sagen, okay, die E-Mails will ich vielleicht nebenbei noch sehen. Ist eine andere Option, dass man dann zumindest sagt, es ist die Pflicht für alle, Kopfhörer zu tragen während des Meetings. Es gibt ja auch manchmal Leute, die einfach nur den Laptop mit einem Lautsprecher für ein Meeting nutzen. Das hat natürlich den Nachteil, dass wenn so ein Ping reinkommt, geht der gerade wieder ins Mikrofon rein und alle anderen hören den Ping auch. Kann man vermeiden, indem man Kopfhörer trägt. Also kann man sich aussuchen, Benachrichtigungen ausschalten und oder Kopfhörer, macht total Sinn. Da ist es dann wichtig natürlich auch zu sagen, es geht darum, keine Ablenkungen zu haben. Also Benachrichtigung ist eins, aber das andere ist natürlich auch, wenn man eben ein Meeting über einen Laptop oder über einen Screen einfach macht, dass man entweder vielleicht noch einen zweiten Bildschirm da stehen hat, auf dem was passiert oder dass man zwischen Fenstern hin und her klickt und dann doch nochmal was anderes macht und eine E-Mail beantwortet. Das sind eigentlich so ganz klare No-Gos in Meetings, dass man einfach sagt, wenn jemand tippt, Dass man vielleicht vorher schon weiß, dass es entweder die Person, die Notizen macht und die macht die eben schriftlich, vielleicht im Projektmanagement-Tool trägt die direkt die Tasks ein oder man arbeitet gemeinsam an dem Projekt. Es ist nämlich so gut wie immer ersichtlich, wenn jemand etwas anderes tut. Also das sieht man irgendwie allein schon an den Augen. Und da ist es ganz wichtig, einfach eine klare Regel zu ziehen und zu sagen, das geht absolut nicht, weil man eben dadurch im Meeting viel, viel weniger produktiv wird. Ich erinnere mich, in großen Meetings in Firmen ist es natürlich auch oft so, es wird irgendwie was präsentiert, klar, und dann guckt der ein oder andere mal aufs Handy oder in der Luft rum und so. Das war auch im Konferenzraum extrem unangenehm und galt eigentlich als ein No-Go. Das haben Leute natürlich trotzdem immer mal wieder gemacht. Aber gerade im virtuellen Raum, wenn man eben mit dieser zwischenmenschlichen und sozialen Zusammenarbeit auch gerade nochmal zusätzlich eine Wichtigkeit hat, ist es besonders wichtig, da wirklich den Fokus auf den Gegenüber zu legen. Das bringt uns zu Schritt 4, aktives Zuhören. Da geht es natürlich genau darum, dass man dem Gegenüber signalisiert, dass das, was er da loslässt, eben ankommt. Das ist im nicht-virtuellen Raum deutlich leichter. Man hat natürlich verbales und nonverbales Feedback. Also man kann einfach mal sagen, oder ja, ich verstehe das, kannst du das nochmal erklären? Alles, was irgendwie verbal ist. Das geht eben, wenn man sich von Angesicht zu Angesicht gegenüber ist, relativ einfach. Ist ein bisschen schwieriger, wenn man eben in einem Remote Meeting ist, weil einfach die Audiokommunikation so schnell oft nicht funktioniert. Ich bin jemand, ich mache das trotzdem. Also meine Art Feedback zu geben, mein aktives Zuhören geht eben oft über so ein verbales Feedback. Funktioniert, hilft dem anderen auch total, dass es eben ankommt und dass er nicht irgendwie ins Nirvana oder in den luftleeren Raum reinredet. Und die andere Option ist dann einfach zu sagen, man macht das vielleicht auch einfach über nonverbales Feedback, gerade eben, wenn man in einem Videocall ist, dass man vielleicht auch deutlich nickt, Augenkontakt hält. Wie gesagt, man merkt das, wenn der andere irgendwie gerade eine E-Mail schreibt und woanders hinschaut. Es ist natürlich nicht ganz leicht. Dementsprechend ist es besonders wichtig, dass man vorher eben diesen Bildausschnitt richtig eingestellt hat und auch den Augenkontakt erhalten kann. Was auch total helfen kann, was manchmal vielleicht ein bisschen laffig rüberkommt oder vielleicht ein bisschen viel ist, ist nochmal zusammenzufassen, was der andere gesagt hat. Das ist auch eine klassische Strategie im aktiven Zuhören, dass man einfach nochmal sagt, hey, ich habe das gerade so verstanden, dass und wiederholt einfach, was der andere gesagt hat, was eben auch nochmal ein guter Verständnischeck ist. Also das hilft in virtuellen Meetings oft ungemein und damit kann man eben dieses aktive Zuhören auch nochmal zusätzlich verstärken. Das sind alles so Techniken einfach in der Kommunikation, die muss man üben. Die kann man in jedem Meeting wieder üben. Man kann sich vielleicht auch mal Post-its hinkleben, dass man sich selbst daran erinnert, dass es eben so am besten funktioniert. Schritt Nummer fünf ist das Einbinden aller Meeting-Teilnehmer. Ist jetzt in einem One-on-One vielleicht nicht so super kritisch. Kann natürlich auch immer mal sein, dass einer einfach 80 Prozent des Gesprächs übernimmt und so monologisiert, vielleicht wie ich das gerade tue. Und der andere gar nicht zum Wort kommt. Da ist es natürlich auch nochmal wichtig, dann einzuhaken und nochmal nachzufragen, hast du das verstanden? oder wie hast du das verstanden. Aber gleichzeitig zum Beispiel auch in einem größeren Meeting ist es dann besonders wichtig, dass man sagt, gerade diejenigen, die vielleicht ein bisschen introvertierter oder schweigsamer sind. nochmal einzeln abzuholen und wirklich anzusprechen. Also wenn wir ein größeres Meeting haben, dann spreche ich die Leute oft oder eigentlich fast immer nochmal mit Namen an und sage, hast du noch ein Thema? Wie hast du das verstanden? Was denkst du noch dazu? Und das liegt einfach daran, dass es virtuell oft noch schwerer ist, das Wort zu ergreifen, weil man sich eben so durch diese Audio-Geschichten irgendwie nochmal häufiger ins Wort fällt und es ist irgendwie unangenehmer. Und einige Leute machen das einfach nicht. Dementsprechend ist es wichtig, wirklich nochmal eine extra Fläche zu geben für diejenigen, die einfach generell weniger sagen. Das waren jetzt allgemein die fünf Schritte, die sich nochmal zusammenfassen in Remote First, also wenn einer virtuell sich dazuschalten muss, am besten alle. Zweitens der Selbstcheck, seine eigene Hardware-Software vorher testen, Umgebungsstörfaktoren abklären und den Bildausschnitt richtig einstellen. Nummer drei sind die klaren Regeln festlegen, ob das jetzt firmenweit ist oder in Teams, sich auf jeden Fall festlegen. auf so eine Etikette festlegen und sagen, das sind unsere Regeln für das Meeting. Nummer vier ist aktives Zuhören und Nummer fünf ist das Einbinden aller Teilnehmer. Das sind jetzt erstmal allgemein die fünf Schritte, die man machen kann. Zusätzlich würde ich vielleicht noch ein paar Tipps geben, die ich einfach aus einer sehr langjährigen Erfahrung mit Videocalls und auch eben virtuellem Arbeiten habe, ist, dass man oft einfach nochmal hinterfragen sollte, wie man das Meeting allgemein gestaltet. Ich bin jetzt eben davon ausgegangen, das ist ein virtuelles Meeting mit Video, was einfach dem physischen Meeting am nächsten kommt. Das ist das Nächste, was man im virtuellen Raum irgendwie machen kann. Aber man kann eben auch oft hinterfragen, brauchen wir dieses Meeting überhaupt? Dadurch, dass wir, wenn wir remote arbeiten, einfach wirklich relativ isoliert den ganzen Tag vor einem Computer sitzen und eben in Telefonaten und Videocalls festhängen und das einfach sehr, sehr anstrengend ist. Es ist anstrengender mit der Technologie, diese Meetings zu machen, als es das ist, wenn man es eben physisch macht. Sollte man sich vielleicht auch überlegen, kann man die Meetings nicht kürzer gestalten? Dass man sagt, hey, statt hier irgendwie eine Stunde Meeting schaffen wir das auch in einer halben Stunde oder in 45 Minuten, weil einfach der Anstrengungsgrad ein bisschen höher ist. Dann kann man sich fragen, muss es ein Videocall sein? Also generell, wenn man ein physisches Meeting ersetzen möchte, macht das schon Sinn. Aber zum Beispiel für ein One-on-One mit einem Kollegen, den man gut kennt. Kann das auch reichen, dass man es einfach als Telefonat macht ohne Video? Und dann sich auch zu überlegen, müssen wir tatsächlich vor einem Bildschirm sitzen? Also müssen wir da Notizen machen und müssen irgendwie zusammen an etwas arbeiten? Klar, dann bleiben wir sitzen. Aber wenn das ein Meeting ist, wo das vielleicht nicht so gefragt ist, sondern es ist vielleicht eher so ein Personalthema oder so, wo man sagt, hey, es geht hier eher um so ein Feedback, dass man es vielleicht nicht einfach auch mal macht, indem man läuft. Also ich bin ein ganz großer Fan davon. Wenn es geht, Meetings beim Spazierengehen zu machen, mehr oder weniger, einfach ein Telefonat, 30 Minuten und mich dabei ein bisschen bewegen, idealerweise an der frischen Luft. Geht natürlich nicht immer, geht nur in bestimmten Situationen, aber wenn es die Möglichkeit gibt, mache ich das sehr, sehr gerne. Und schlussendlich ist natürlich dann die Königsdisziplin zu sagen, hey, können wir das Meeting nicht auch einfach ersetzen mit zum Beispiel, ich sage immer platt E-Mail, aber es ist natürlich eigentlich ein größeres Thema, zu sagen, können wir nicht das, was wir in dem Meeting machen wollen, ob das jetzt irgendwie ein Status-Meeting nur ist oder ein Entscheidungs-Meeting, Können wir das Ganze auch asynchron abbilden, also entweder schriftlich oder durch eine Dokumentation, dass man einfach weiterdenkt und überlegt, können wir nicht einfach Meetingstrukturen generell ersetzen. Das ist jetzt natürlich ein Denkanstoß, das ist ein größeres Thema. Wichtig sind auf jeden Fall für die Meetings, die man hat, diese fünf Schritte umzusetzen, um sicherzustellen, dass das Meeting möglichst produktiv und erfolgreich wird und eben auch die Meetingteilnehmer danach rausgehen und sagen, hey, das hat mir auch echt was gebracht und ich fühle mich meinem Team auch noch zusätzlich ein bisschen näher. So viel zu virtuellen Meetings. Das war's für diese Folge. Bis zum nächsten Mal.