E-Mail-Management: So kommst du zu Inbox Zero

Joel Kaczmarek: Digital Kompakt. Heute aus dem Bereich Selbstoptimierung mit deinem Moderator Joel Kaczmarek.

Los geht's.

Hallo Leute, mein Name ist Joel Kaczmarek. Ich bin der Geschäftsführer von digitalkompakt und du hast eingeschaltet quasi zu einem Juel Fix, also einem Termin nur mit mir, wo ich versuche, dir etwas von meinem Wissen zu teilen, von dem ich denke, dass es spannend sein könnte. Und heute dreht sich das rund um das Thema E-Mail-Management. Ich möchte nämlich deinen Weg zur Inbox Zero begleiten bzw. pflastern. Ich habe das Thema nämlich auch oft. Inbox Zero bedeutet ein E-Mail-Postfach, wo alle Mails gelesen, bearbeitet sind, also nichts mehr auf dich wartet, was dir Stress macht. Und da mich das auch viel beschäftigt hat in der Vergangenheit und manchmal immer noch ein bisschen tut, möchte ich dem heute diese Folge widmen.

Ich habe dir insgesamt 16 Tipps zusammengesammelt und ich glaube, es sind sogar noch mehr, weil ich habe mehrere Sachen teilweise in einem Tipp zusammengesammelt, die ich entweder selbst gelernt habe, früher oder heute, also ich habe auch nochmal ein bisschen in die Vergangenheit geguckt, was habe ich früher gemacht, was mache ich heute, ich habe meine Community befragt, mir Artikel durchgelesen und und und, also ich glaube, heute nimmst du richtig was mit. Ich baller dich jetzt also voll mit Tipps, wie du dein Mailfach in den Griff kriegst. Und wenn du das gut findest, möchte ich dich darum bitten, uns eine Bewertung bei iTunes dazulassen. Gerne auch mit einer Rezension, weil das hilft uns, mehr Leuten wie dir Dinge wie das, was wir heute besprechen, zu erzählen.

Also, wenn du das cool findest, kommentier da. Wenn du es nicht cool findest, kommentier nicht, weil wenn man nichts Nettes zu sagen hat, soll man gar nichts sagen. In diesem Sinne, wir starten mal rein. Was ist mein Aufhänger, um mit dir über E-Mail-Management zu reden? Es war so, ich hatte Urlaub, habe mich am Sonntag dann spontan hingesetzt, die Familie war nicht da, ich hatte mal richtig Zeit und komischerweise, verrückterweise, habe ich mir dann so gedacht, okay, eigentlich könntest du mal gucken, wie weit du mit deinen E-Mails kommst, weil ich hatte seit Wochen und wenn nicht sogar Monaten so ungefähr 200 ungelesene E-Mails im Postkasten. Klingt vielleicht gar nicht so viel. Ich habe gelesen, der durchschnittliche Mitarbeiter, Mitarbeiterin kriegt am Tag 121 E-Mails und Aber mich stresst sowas. Also habe ich mich hingesetzt und es tatsächlich geschafft, 200 Mails an einem Tag wegzuknallen und war total happy. Und meine Frau meinte dann, ach, das musst du doch eigentlich mal auf LinkedIn erzählen. Habe ich dann auch gemacht. Und was soll ich dir sagen? 12.000 Ansichten habe. ich stand jetzt auf diesem Artikel gehabt, weil ich gefragt habe, hey, wie macht ihr das? Und irgendwie hurra, hurra, ich habe es geschafft und habe aber auch noch Tipps, wie man das halten kann. Und da sind ganz viele Kommentare zusammengekommen. Den Artikel auf LinkedIn, den teile ich dir auch mal. Also unten gibt es einen Link zu diesem Thread, wo ich quasi was gepostet habe und was die Leute da so geschrieben haben. Ergänz doch auch gerne du, schreib gerne was dazu. Wenn du noch Input hast, freue ich mich sehr. Und wenn du mir über LinkedIn folgst, freue ich mich sowieso auch, weil dann findest du Sachen wie das hier öfters. So, dann mal ein bisschen Number Crunching. Also ich habe mal geschaut, ich habe mir unter anderem so einen Harvard Business Manager Artikel angesehen, da stand drin, dass wir teilweise 28% unserer Arbeitszeit mit E-Mails verbringen, was mir ein bisschen viel klingt ehrlich gesagt, aber es könnte schon hinkommen. 121 Mails bekommt wie gesagt die durchschnittliche mitarbeitende Person am Tag und verbringt damit durchschnittlich 21 Minuten. Und ich glaube, das waren ehrlich gesagt nur kleine Stücke.

Wenn ich es richtig gesehen habe, sind 21 Minuten nur neue E-Mails. Also es kann sein, dass es sogar noch deutlich mehr ist. Und ganz zu Beginn möchte ich gerne mit einem Zitat starten. Und zwar von Tiago Forte. Das ist so eine Art Blogger, jemand wie ich vielleicht, der Wissen über das Internet teilt. Vornehmlich, glaube ich, geschrieben, der eigene Kurse auch macht. Der macht so viele Sachen in Richtung kohortenbasiertes Lernen. Und ganz am Schluss, mein 16. Tipp, ist das, wo ich wiederkeule, was er in einem sehr spannenden Artikel geschrieben hat. Und daraus möchte ich jetzt ein Zitat bringen. Und natürlich verlinken wir dir auch diesen Artikel in den Shownotes. Und dieses Zitat lautet You start thinking of your inbox as a to-do list that anyone can add items to at will. This habit becomes an addition that grows to dominate your working life. Also, nochmal auseinandergenommen, was sagt der gute Mann? Man fängt irgendwann an, seine E-Mail-Inbox, seinen E-Mail-Posteingang wie so eine To-Do-Liste zu sehen, wo jeder einfach beliebig Faktoren, Aufgaben, Inhalte hinzufügen kann und auch nur der Meinung ist, man muss dem nachkommen und dem folgen. Von diesem Zwang möchte ich dich heute gerne befreien. Das ist mein Ziel für heute, dass wir schaffen, dass man nicht diesen Kram nicht mehr vornimmt und Wege findet, wie man schneller durch seine E-Mails prozessiert. Weil das Lustige war, in diesem besagten LinkedIn-Thread, wo ich geschrieben habe, hey, ich habe das geschafft, wie macht ihr das? Hat auch jemand geschrieben, ja, da kann ja was nicht richtig sein. Und dann meinte eine andere Kommentatorin, ja, wieso, was heißt denn das? Erzähl doch mal hier nicht nur so wertlos, sondern wenn, dann werthaltig. Und dann, ja, hat er irgendwie ein Erlebnis beschrieben, wie irgendjemand, ich glaube aus der Baubranche oder sowas, auch Probleme hat, immer aus seinen E-Mails zu antworten.

Dass er das total unprofessionell findet, wie man viele E-Mails im Kasten haben kann. Wo mein Take dann war, wait a minute, Moment mal ganz kurz. Wenn ich Dienstleister bin und natürlich ein Dienstleistungsversprechen jedem gegenüber abgebe, dann ist es was anderes. Wenn ich dann eine E-Mail kriege mit einer Aufgabe oder dass der Kanal der Wahl ist, dann muss ich natürlich was tun. Aber de facto ist es ja so, man kriegt ja immer E-Mails und die Leute meinen, einem Aufgaben oder Inhalte zuschießen zu müssen und man muss auch noch darauf reagieren. Also in meinem Fall ist es zum Beispiel so, ganz viele Menschen, die ich noch nie getroffen habe in meinem Leben, überhaupt nicht kenne, wirklich Fremde, schicken mir entweder Pressemitteilungen oder schlagen mir Gäste vor oder fragen mich Dinge, ob ich sie treffen kann, um mit ihnen Wissen auszutauschen, ob ich ihnen Tipps geben kann zur Investorenauswahl zu diesem, jenem und welchem. Also die Anzahl an E-Mails von Leuten, die ich gar nicht kenne, die was von mir wollen und dann auch noch nachhaken und mir dann noch mehr Input bringen, die ist relativ hoch. Und vielleicht ist das bei dir ähnlich, aber dazu noch später mehr. Und deswegen ist mir aber wichtig, dir einmal mitzugeben, dass man vielleicht mal anfangen sollte, seine E-Mail-Inbox nicht wie so ein To-Do-System zu sehen, sondern vielmehr eher als etwas, wo man neue Dinge entdeckt und wie man das aufräumt. Dazu kommen wir jetzt. Wenn ich sage, ich habe viele externe Leute, die ich gar nicht kenne, die mein E-Mail-Fach ansteuern, dann sind wir ja schon mal beim ersten Tipp, bei der ersten Betrachtung, nämlich interne versus externe E-Mails. In meiner Erfahrung ist es so, dass der Großteil des wirklich operativ gepflegten Mail-Faches eigentlich von intern kommt, also hausgemacht ist. Sprich, unter Kollegen schreibt man sich fleißig. Ich bin vielleicht in einer Sondersituation, dass ich dauernd irgendwie Pressemitteilungen kriege. Manche haben aber vielleicht fleißig Newsletter, die sie bekommen oder haben irgendwo mal was gekauft und haben nicht abgestellt, dass die Shops, die einem dann mal fleißig auf so ein Newsletter setzen, dann noch weiterschicken.

Das heißt, das kann mal eine Sondersituation sein. Aber im Kern, es ist meiner Erfahrung nach so, dass häufig, und das kommt aber auch ein bisschen auf den Reifegrad des Unternehmens an, die interne E-Mail, also die von Kolleginnen und Kollegen, die ist, die am meisten ausmachen. Wie kann man das angehen? Erstens natürlich über Tools. Klarer Fall, ich glaube jeder in der Startup-Branche wird jetzt sofort sagen, E-Mail nützt sich doch gar nicht mehr, wir nutzen Slack, zack, peng, hast du schon mal deinen ersten Lösungsansatz. Slack, ein Tool für instantane Kommunikation, was uns extrem viel Stress nimmt, weil alles, wofür man früher vielleicht eine E-Mail gesendet hätte, zum Beispiel, hey Joel, da will jemand eine Podcast-Freigabe, können wir das machen? oder hast du da noch einen Input für mich? oder hier ist der Schnitt verhunzt, was sollen wir da tun, wann ist das Veröffentlichungsdatum von diesem Podcast? Für sowas hätte ich früher alles in der E-Mail bekommen, so schreiben wir das bei Slack, ich kann es mir dann angucken, wenn es bei mir passt, kann antworten und das Thema ist gegessen.

Jetzt magst du sagen, ja, aber Moment mal. ganz kurz, ich habe Slack jetzt noch nie benutzt, es ist nicht eigentlich nur eine Verschiebung, dann habe ich ja sozusagen sogar zwei Mailfächer, dann habe ich ein Slack-Mailfach und noch ein E-Mail-Mailfach. Nein, eigentlich nicht, zumal man da auch mal öfters einfach nur so Feuer-Information-Sachen machen kann oder mehrere Leute mit in Thread reinnehmen, direkt adressieren. Also komischerweise ist es schon so, dass es ganz gut funktioniert, Dinge dort schneller zu beantworten, zumal man sich auch diese typischen Grußformeln irgendwie sparen kann. Hallo, danke, lieben Gruß, mach's gut. Sondern man antwortet direkt auf Sachen oder manchmal auch nur mit einem Emoji, also es beschleunigt schon sehr, sehr massiv. Genauso übrigens bei Bürokommunikation, was man früher über den Tisch gerufen hat, kann man da auch hin parken. Also wenn du das noch nicht in deinem Unternehmen hast, dann wäre das eine der ersten Dinge, die ich mir angucken würde. Natürlich kannst du auch so über Sachen denken wie Yammer zum Beispiel, also es ist ja so eine Art Twitter für Firmen, was da für dich passend ist, muss man sich so ein bisschen angucken, aber was bei Slack zum Beispiel mittlerweile auch sehr nett geht, ist Audio, weil Sprachnachrichten über WhatsApp schicken ist ja auch ein richtig klasse Ding, geht schnell, man schießt sich da Sachen hin und her, das wäre so ein zweites Tool, wo ich teilweise ausgelagert habe, dass wir untereinander im Team uns auch schon mal Sprachnachrichten schicken und sagen, hier guck mal, du, der Kunde XYZ hat das und das gefragt, hier kurz die Antwort gesprochen, weil es geht schneller. Zack, hast du es drüben.

Das geht mittlerweile auch mit Slack oder ein anderes Tool, was ja gerade sehr gehypt ist, aber ich glaube, viele kennen das in Deutschland noch nicht so, ist Volley. Also Volley wie der Volleyball. Das funktioniert nach genau dem gleichen Prinzip, ein Slack für Audio quasi. Und mit solchen Tools kannst du halt sehr gezielt reduzieren, was bei dir in deinem E-Mail-Fach aus intern kommt. Das zweite, was man natürlich tun kann, also da merkst du, wir sind mehr als bei 16 Tipps hier, der erste besteht schon aus zwei, ist natürlich Regeln definieren. jemanden vorstelle, mit dem zum Beispiel ein Termin ausgemacht werden soll, dann weiß die Person automatisch, alle Folge-E-Mails kommt der Joel nicht mehr auf CC, weil das spammt nur seine Inbox voll und er hat mich ja gerade in die Spur gebracht oder mit an Bord genommen, damit das nicht passiert, dass er Aufwand hat, sondern ich mache den Termin aus, das muss er gar nicht wissen, das fließt in seinen Kalender, fertig, aus, bumm. Das ist ein relativ einfacher Weg, zumal man ja immer so eine gewisse CC- und BCC-Krankheit hat. Man meint immer, jeden mit auf CC setzen zu müssen.

Das würde ich optimieren. Der zweite Punkt ist, wann muss ich eigentlich eine E-Mail schreiben und wann nicht? Also der eine Punkt ist natürlich zu sagen, wir wählen jetzt mal den Kanal anders. Also ein Kanal wäre Slack, aber ein Meeting kann genauso ein Kanal sein, wenn man zum Beispiel Punkte einfach sammelt und dann in so einem Showfix oder dem JL-Fix, wo man den hat, einfach mal en bloc durchspricht. Man kann auch anrufen, man kann auch SMS schicken, Sprachnachrichten, also was ihr da für euch nutzt, müsst ihr euch selbst überlegen. Ich versuche immer nach Dringlichkeit und Relevanz zu schauen, mir dann zu überlegen, welcher Kanal funktioniert wofür am besten. Also ich habe mir das immer wie so eine Eskalationspyramide vorgestellt. Ein Anruf ist schon deutlich eskalativer als eine SMS, eine SMS ist deutlich eskalativer als eine E-Mail und eine E-Mail ist eskalativer als eine Slack-Nachricht. Mal so als ein Beispiel, wie man das angehen kann. Weil unterm Strich, und damit sind wir bei Tipp Nummer 3, je weniger ich selbst schreibe und je weniger ich antworte, desto weniger habe ich natürlich auch in meinem Postfach. Das mündet ja gerne mal in so einen Ping-Pong. Und es ist ja eigentlich ein relativ charmanter Relevanzfilter, dass wenn ich nicht antworte und Sachen wirklich wichtig sind, die Leute sich nochmal melden. Das ist natürlich ein zweiseitiges Schwert. Das heißt, hier muss man mit einer gewissen Verantwortung dann um die Ecke kommen.

Wenn ich jetzt einen mache auf, okay, ich beantworte grundsätzlich jede E-Mail nicht beim ersten Mal, sondern die Leute müssen immer nochmal nachhaken, a, verschiebt man das Problem natürlich zu ihnen, das ist ein bisschen unhöflich. und b, muss man dann halt aber auch wirklich die Disziplin haben, ein Stück weit wichtig von unwichtig zu unterscheiden oder wenn dann die zweite Nachfassaktion kommt, auch wirklich antworten. Es gab ja mal diesen schönen Guy-Kawasaki-Spruch ansonsten, dass er nach zwei Wochen alle E-Mails, die ungelesen sind und wo noch nichts passiert ist, einfach ungesehen löscht oder als gelesen markiert. Das mal so als den Extremfall. Aber per se finde ich schon sehr, sehr sinnvoll. Wenn ich selbst weniger Mails bekommen will, muss ich auch selbst einfach weniger schreiben. Klingt banal, ist aber so. Mein vierter Tipp dreht sich um das Thema Selektion, Vorselektion um genau zu sein. Ich mache es manchmal so, dass ich auf dem Handy E-Mails vorselektiere, aber, und der Tipp ist sozusagen auch darauf ausgemünzt, ich habe kein Ordnersystem. Wenn man sich über E-Mails reduzieren, Inbox Zero und solche Sachen im Internet beliest, dann kommt ja ganz oft, ja schafft ihr ein Ordnersystem.

In besagtem Harvard Business Manager Artikel, den ich auch nochmal gelesen habe in Vorbereitung auf diesen Podcast hier, stand auch drin, dass man mehr Zeit mit der Pflege von so einem Ordnersystem verbringt, als sie einem spart. Deswegen bin ich davon schon lange kein Fan mehr. Man kann so sehr reduzierte Ordnersysteme machen, sowas wie Archiv, To-Do, zur Kenntnis, später lesen. Aber unterm Strich ist meine Erfahrung, lieber schauen, dass man vielleicht in einer mobilen Situation, wenn man gerade mal auf dem Handy kurz was schauen kann, vorselektiert, da schon ein paar Sachen beantwortet, aber ansonsten kein Ordnersystem hat. Und ansonsten ein Tipp, den ich auf LinkedIn bekommen habe unter meinem Thread und den fand ich ganz gut, weil der macht sozusagen genau plausibel, worum es hier gerade auch geht, ist die 3D-Regel.

Also Delete, Delegate oder Do. Entweder ich lösche eine E-Mail oder ich versuche sie an jemand anderen zu delegieren oder ich Strebe selbst eine Handlung an, sprich ich antworte oder tue etwas, sofern die Aufgabe oder die Antwort, die mit der E-Mail verbunden ist, zwei Minuten dauert nicht länger. Das heißt, wenn ich in der Lage bin, eine E-Mail in zwei Minuten zu beantworten oder den Task, die da drin enthalten ist, dann soll ich das definitiv tun. Wenn ich dazu nicht in der Lage bin, sollte ich mir entweder einen Reminder für später setzen oder es delegieren oder es ist vielleicht so unwichtig, dass ich es löschen sollte. Mein letzter, mein 16. Tipp ist da noch ein bisschen präziser, das können wir uns für den Moment mal merken, aber ich finde diesen Gedanken, löschen, delegieren, tun, schon mal ganz gut.

Delegieren ist natürlich immer so. die Frage, kann man das, ja, ist man in einer Chefposition, wo man das jemand anderem rüberschiebt oder wirft man es seinem Kollegen rüber und dann wird dessen Stapel größer. Das muss man natürlich austarieren, aber per se ist das, glaube ich, schon mal eine ganz gute Denke. Mein sechster Tipp, schließt so ein Stückchen an die 4 und die 3 an. Also wenn ich sage, weniger schreiben, antworten und auch ein Stück weit schon mal selektieren, dann ist mein sechster Tipp, ruhig kürzer und präziser schreiben. Was heißt das? Je länger ich eine E-Mail schreibe mit je mehr Aufgaben, desto mehr Einhackpunkte liefere ich meinem Gegenüber und desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass sich der E-Mail-Thread verlängert. Sascha Lobo hat mal einen ganz schönen Begriff dafür benutzt, der hatte das hermetisches Schreiben genannt.

Der hat zum Beispiel gesagt, er will möglichst wenige oder keine Fragezeichen in der E-Mail haben und versucht bewusst uninspiriert zu schreiben, weil je mehr Fragezeichen drin sind, desto mehr fühlen sich die Leute genötigt, etwas antworten zu müssen. Und je kreativer man schreibt, desto mehr Andockungspunkte haben auch da die Menschen wieder einem zu antworten. Deswegen ist mein Mantra immer, möglichst versuchen, kurz zu antworten, also maximal fünf Sätze. Ich disclaimere, es gelingt mir meistens nicht. Also möglichst kurz zu antworten und möglichst für jede Aufgabe eine einzelne E-Mail haben. Wenn ich drei Dinge habe, die ich von einer Person wissen möchte, dann tue ich meistens gut daran, ihr auch drei E-Mails zu schreiben. Dann sagt man jetzt, Momentchen mal, aber das macht ja wieder mehr Input. Ja, aber wahrscheinlich kriegt man die Sachen dadurch trotzdem schneller abgearbeitet. Oder man macht die drei Dinge in eine E-Mail und dann so übersichtlich, dass man es schnell prozessiert kriegt. Siebter Tipp haben wir eigentlich schon angerissen und ich glaube es ist selbsterklärend, möglichst die Anzahl der Menschen in CC und BCC managen und reduzieren, also geht ein bisschen mit dem ersten Tipp Hand in Hand, findet Regeln für euer Team, wann ihr jemanden auf CC setzt und wann nicht, beziehungsweise wann er aus dem Mailverlauf rausgenommen wird oder sie und wann sie unbedingt drin sein müsste, die Person.

Weil man denkt ja immer, alles ist wichtig für jeden, ist es nicht. Da hilft auch sowas wie Slack wieder, man hat dann die ganze Kommunikation immer transparent und kann reingucken, wenn man es möchte, muss es aber nicht und man kann es in Kanäle sammeln, wo man sagt, alles klar, das dreht sich jetzt irgendwie um Podcast-Management, das hier um Abrechnung, das hier um Terminkoordination und und und. Also ich glaube, ein relativ simpler und selbsterklärender Tipp, aber ein super essentieller und super wichtiger, weil das für richtig viel Aufkommen sorgt, wenn man bei jeder Kack-E-Mail-Magelinde gesagt immer auf CC ist. Mein achter Handlungstipp wäre, dass man die Anweisungen, was ja gerade mit dem sechsten Tipp so ein Stück weit Hand in Hand geht, wo ich gesagt habe, kürzer und präziser schreiben, dass man die auch wirklich präzise formuliert und ganz gezielt Personen anspricht. Das heißt, wenn ihr von jemandem etwas wollt, dann sehr klar machen, was das ist und die Person auch gezielt ansprechen, weil nichts ist schlimmer als eine E-Mail, die lang, kompliziert und unübersichtlich ist. vielen Fragezeichen und wo viele Leute drauf sind, weil entweder antwortet gar keiner, dann ist es ja vielleicht gar nicht schlecht, aber schlecht in der Sache, also gut fürs Mailfach, schlecht in der Sache oder es antworten alle und völlig verquer. Das heißt, ihr solltet möglichst schauen, dass ihr Handlungsanweisungen sehr präzise gebt und auch klar macht, um wen es dabei geht. Dann ein Faktor, der für mich so ein bisschen der Geheimtipp ist und da sprechen wir von meinem gestrigen Sonntag, den Tag und die Uhrzeit ruhig zu optimieren, an denen ihr E-Mails beantwortet.

Weil es ist ja so, wenn man zum Beispiel Dienstag, Mittwoch irgendwie um so eine Hauptuhrzeit, weiß ich, um 11 oder vielleicht auch um 14 Uhr anfängt, E-Mails zu beantworten, dann entsteht gerne mal so ein Ping-Pong. Die Leute sitzen zufällig auch gerade am Rechner, antworten dir gleich, dann antwortest du wieder, die wieder, du wieder, die wieder, immer hin und her und man spart keine Zeit, sondern man verbrennt sie eigentlich nur. Das heißt, ich würde immer versuchen, mir feste Uhrzeiten zu definieren, an denen ich meine E-Mails bearbeite.

Disclaimer, das muss man von seinem Job her können. Wenn aus irgendeinem Grund es wichtig ist, dass man schnell antwortet, ist es natürlich was anderes, aber ehrlich gesagt, die wenigsten Berufe haben doch sowas. Das heißt, ich würde mir lieber feste Uhrzeiten definieren, an denen ich antworte, vielleicht mal in Richtung Abend, Feierabend oder in meinem Fall auch mal am Sonntag. Ich kann euch sagen, es ist super angenehm, klar, man hat dann Montag kommen die ganzen Antworten reingeflattert, dann hast du auf einmal auch wieder 20, 40 Antworten drin von 200, die du weggeschossen hast, aber du kommst halt mal wirklich dazu, Mails nacheinander wegzuknallen, weil einfach keiner dir gleich wieder antwortet. Das setzt natürlich auch voraus, und das ist sozusagen noch ein zweiter Tipp unter dem Punkt 9, dass man keine Notifications anhat, das heißt, ich würde wirklich versuchen, nicht dauernd das Mailfach offen zu haben am Computer und ping, ping, ping, oben kommen die Hinweise rein, man antwortet gleich und hat diese Ablenkung. und auch auf dem Handy würde ich vermeiden, dass man dauernd in seinem Display irgendwie die E-Mails sieht, weil dann geht man ganz schnell wieder in das Verhalten rein, dass man sofort antwortet und zack, ist man im Ping-Pong drin und hat vor allem die Zeit verbrannt. Ich sage nochmal, your inbox is someone else's to-do-list als Gedankenexperiment an dieser Stelle.

Das würde ich tunlichst versuchen zu vermeiden. Als zehnten Tipp kann ich dir eine Geschichte noch erzählen, wo ich mal selbst so eine E-Mail bekommen habe und zwar geht es dabei um Autoreply-Filter. Heißt, jemand schickt einmal eine E-Mail und kriegt automatisch eine gewisse Antwort zurückgesendet. Und ich hatte das mal bei Matze Hilscher, der diesen Podcast macht, Hotel Matze. Und der hat so eine Liste davon. Hallo, ich irgendwie fokussiere mich lieber auf die Dinge, die mir wichtig sind im Leben. Nämlich mit tollen Leuten sprechen. Deswegen habe ich nicht so viel Zeit für E-Mails. Ich mache das immer einmal am Tag. Bitte habt Verständnis. Und übrigens, guck mal, wenn du eins der Folgen anliegen hast, dann wende dich doch lieber an diese Leute direkt.

Wenn du mir einen Gast vorschlagen willst, schreib an, weiß ich, Redaktion, Ed. Wenn du bei uns Werbung buchen willst, dann schreib Erzähls, Ed. Und wenn du eine Frage hast zu einem vergangenen Podcast, dann kannst du dich auch in die Redaktion nehmen und so weiter und so fort. Also der Gedanke war, schon mal zu selektieren, was die Themen der Leute sind, wie so ein Chatbot eigentlich und zu sagen, wenn du das hast, dann schreib lieber dorthin, geht schneller und wenn das, dann an den oder die. Und dann schon mal vorzuimpfen, alles klar, meine Antwort könnte ein bisschen auf sich warten lassen, beziehungsweise ich antworte nur einmal am Tag. Es gibt auch so eine Spezies, die habe ich auch schon bekommen. Ich antworte nur einmal in der Woche auf E-Mails, bitte gedulde dich, wenn es ganz wichtig ist, ruf mich an oder so eine Späßchen oder wende dich an Person XYZ. Disclaimer, ich finde solche E-Mails in 90% der Fälle etwas affektiert, wichtigtuerisch und albern, aber sie tun natürlich etwas, was Vorselektion und Erwartungsmanagement angeht. Deswegen kann man, finde ich, wenn es gut formuliert ist, darüber nachdenken, damit seine Inbox ein Stück weit zu steuern. Wenn wir mal ganz ehrlich sind, ich glaube, die ganzen anderen Tipps sind ein Stück weit produktiver und effizienter. Meistens machen das ja Leute nur so entschuldigend, dass sie eigentlich keinen Bock haben zu antworten. Aber als Tipp mal gehört zu haben und vielleicht darüber nachzudenken, ist gar nicht so schlecht. Dann, jetzt fängt es an, etwas in Richtung Hygiene zu gehen. Elfter Faktor, stelle niemals online deine private Mail-Adresse ein, du wirst dauernd nur zugeballert. Ich versuche immer Mail-Adressen, die generisch sind, also sowas wie Redaktion-Ad, Team-Ad, Office-Ad, Sales-Ad, was immer es ist in deinem Fall, die online zu stellen, dann können die Leute da reingehen, da hinschreiben und dein privates Mail-Fach ist erstmal frei und solche generischen E-Mail-Adressen kann man sich dann auch mit mehreren teilen, dazu gleich später mehr. Zwölfter Punkt und zweiter Faktor in Sachen Hygiene, trag dich schleunigst aus Newslettern aus und aus Social-Network-Notification-E-Mails, die du nicht nutzt.

Also wenn du sagst, das ist mein Lieblings-Newsletter zum Thema, keine Ahnung, neueste Videospiele aus Südkorea, den möchte ich jeden Sonntag lesen und da freue ich mich drüber, darüber reden wir natürlich nicht, aber ganz oft ist es ja so, dass man sich zu irgendwelchen Newslettern mal eingetragen hat, merkt irgendwann, die bringen einem gar keinen Mehrwert, man stellt sie aber irgendwie nicht aus. Und man staunt, es gibt tägliche Newsletter, das musst du dir mal überlegen, damit bist du schon mal mit fünf E-Mails pro Woche zugeballert. Davon hast du drei Stück, hast du schon mal 15 in der Woche. Also das lohnt sich richtig. und genauso mit diesen ganzen Social Network Geschichten. Jedes Mal, wenn jemand kommentiert hat oder was geliked hat oder dir folgt oder was weiß ich nicht was, da jedes Mal eine E-Mail zu kriegen, das ist halt der totale Overkill. Wenn dich das beschäftigt, es gibt einen Dienst namens unroll.me. Ich glaube, der müsste noch gehen und den kannst du teilweise nutzen, um dich gezielt aus Newslettern auszutragen. Und ansonsten einfach mal gucken, dass wir einfach durchgehen oder immer, wenn man was kriegt, einfach auch mal wirklich sagen, unsubscribe, unsubscribe. Ganz oft ist es ja zum Beispiel so, man kauft bei einem Online-Shop etwas und anschließend meint irgendwie der Händler, dir irgendwie ungefragt E-Mails schicken zu müssen. Ich finde das total die Unart und ich glaube, es ist auch nicht DSGVO-konform, aber es wird trotzdem rege praktiziert und das sind so genau diese E-Mails, die ich meine, in solchen Kram auszutragen. Würde ich einfach streichen. Jetzt haben wir schon mal 12 von 16 Tipps durch. Jetzt möchte ich dir gerne noch drei Dinge rund um Tools sagen, weil das ist ja ganz spannend, wenn man sich mit dem Thema E-Mail beschäftigt, ist man ja schnell auch beim Thema Tooling. 13. Tipp und erster Tool-Tipp. E-Mail-Software.

Was mir immer wieder vorgeschlagen wurde, war das Tool Superhuman. Es gibt auch noch andere, sowas wie Spark oder Hey. Hey wird, glaube ich, gemacht von den gleichen Leutchen, die Basecamp gemacht haben. Also sehr erfahrene Unternehmer oder auch Produktivitätsexperten. 37 Signals, wenn ich mich nicht täusche. Oder Mailbutler ist auch so ein Mail-Programm, was man sich angucken kann, wenn man, glaube ich, vor allem in der Apple-Welt ist. Aber vielleicht verlieren wir mal zwei, drei Sätze über Superhuman, weil alle Leute, die, ich will jetzt mal sagen so, Avantgarde sind, Cutting Edge, die wirklich voraus sind mit Dingen und irgendwie, wo ich weiß, die optimieren sich, die haben ja alle Superhuman empfohlen. Und als ich mich dann heute, beziehungsweise gestern auch nochmal mir das genau anguckt, habe ich festgestellt, ich habe mich da sogar auch schon mal für interessiert, aber Superhuman macht es ganz interessant.

Man muss sich quasi bewerben auf eine Mitgliedschaft dort. Das ist ein Tooling. Entweder muss man einen Bewerbungsprozess durchlaufen oder man kriegt eine Empfehlung, eine Einladung von einem bestehenden Nutzer. Und dann muss man mit Typeform so einen Prozess an Fragen beantworten. Wie heißt du? Welches E-Mail-Programm benutzt du? Wie gehst du mit E-Mails um? Was ist dein Hauptziel? Und so weiter und so fort. Und bei mir kam am Ende raus, ja, nee, wir haben für dich leider nichts. Sorry, tut uns leid. Wenn wir was anderes für dich mal haben, dann kommen wir wieder auf dich zu. Tschüss, mach's gut. Das war wirklich, war ganz interessant. Bei mir war nämlich das Problem, ich habe verschiedene Mail-Adressen, meine private JL-Adresse, meine berufliche JL-Adresse und eine Redaktionsadresse, die ich mir regelmäßig anschaue und habe halt gesagt, ich hätte gerne ein zusammenhängendes Postfach für alle diese drei Mail-Konten und das kann Superhuman schlichtweg nicht. Und sie sagen halt, nee, pass mal auf, bei mir musst du einen 30-minütigen Onboarding-Call durchgehen mit einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin von uns, die dir erstmal zeigt, wie man unser Tool eigentlich benutzt, wo wir dir Kürzel zeigen und wo du dann im Prinzip verstehst, wie eigentlich unser Angang an E-Mail ist. Wenn man das alles aber macht, soll es sehr gut sein, sagten mehrere Leute, auf die ich alle vertraue, ich werde mir das jetzt mal detaillierter angucken. Ich habe mich aber auch belesen und wenn ich mich richtig erinnere, war es bei The Verge oder irgendeinem anderen Dienst, muss ich nochmal nachgucken, wo so ein bisschen gemekelt wurde, das Ding kostet 30 Dollar im Monat, war der damalige Stand, ich weiß nicht, ob es immer noch so ist, das sei auf gut Deutsch sehr, sehr teuer. und man muss sich da halt so einem fremden Regelset unterwerfen und kriegt so ein bisschen Google Mail mit irgendwie Filtern und Funktionen drüber. Das sagt die Zyniker-Seite. Die begeisterten Seite sagt, hey du, die bringen irgendwie gefühlt alle Woche neue Features, sind super gefundet, ist mega schick im Design. Ich frage mich, warum ich das nicht schon viel früher hatte. Also die Begeisterung für solche Tools ist sehr, sehr hoch und Superhuman im Speziellen. Spark. auch einiges schon gelesen oder gehört und hey, habe ich mir auch mal angeschaut, das sind halt alles so Tools, wo auch nochmal eigene Features teilweise mit reinkommen, das heißt, wenn du sowas benutzt, musst du dir vorstellen, hast du ein E-Mail-Fach, wo du auch mal Filter setzen kannst, wo du sozusagen bestimmst, dass manche Dinge erstmal aus deinem Blick kommen, wo du so eine Send-Later-Geschichten hast, also du schickst was ab und es kommt erst später raus, die E-Mail geht erst abends raus oder morgens, du kannst E-Mails snoozen, also so wie beim Wecker kannst du sagen, okay, die möchte ich morgen nochmal sehen, aber jetzt gerade nicht beantworten, also du kannst da allerlei Dinge tun. Teilweise gibt es auch Tools, mit denen kannst du E-Mails gemeinsam mit anderen editieren und und und.

Das heißt, da lohnt es sich vielleicht für dich nochmal tiefer reinzugehen. Vierzehnter Tipp und zweiter Tooltipp, ich habe ja eben so das Wort Kürzel kurz aufgegriffen, es gibt sehr schöne Kürzelsoftware, die ich immer jedem ans Herz lege, nicht nur fürs E-Mail schreiben, sondern auch generell, sowas wie Type It For Me zum Beispiel oder Text Expander, die funktionieren immer nach dem Gedanken, man tippt zum Beispiel LG und dann wird sozusagen diese Abbreviation, diese Abkürzung wird verlängert, das heißt das L und das G wird gelöscht und das Tool setzt dir dann zack, lieben Gruß Joel. zum Beispiel hin, das heißt man gibt einfach nur Kürzel ein und er macht etwas draus, was dann deutlich länger ist. Und auf dem Wege kannst du dir ganze E-Mails vorformulieren, wenn du es denn möchtest. Und natürlich gibt es ähnliche Gedanken auch in den Mail-Programmen selber. Also wenn man zum Beispiel, ich arbeite mit Apple Mail oder auch mit Google Mail, wenn du da die Tastenkürzel lernst, wie mache ich zum Beispiel einen Anhang, wie antworte ich auf eine E-Mail, wie antworte ich allen, wie lösche ich die etc., geht natürlich alles viel, viel schneller. So, und ich versuche immer, dass ich vor allem mit Type It For Me arbeite und da dann bestimmte Vorlagen schon habe, weil Vorlagen wäre so der zweite Part dieses Tooltips, dass ich zum Beispiel hingehe und sage, alles klar, wenn mir jemand einen Podcast vorschlägt, dann gibt es in der Regel vier Kanäle. Kanal 1 ist, hey, ja, ist interessant, wir machen uns mal an die Terminfindung. Hier, die liebe Person X kann uns dabei helfen, gemeinsam einen Termin zu finden. Kanal 2 wäre, ah, danke schön, super spannend, aber passt bei uns nicht rein, weil ich wünsche dir viel Glück. Kanal 3 ist, oh Mensch, ich habe das zwei Wochen liegen lassen, tut mir leid und es passt aber nicht so, trotzdem viel Glück. Und Kanal 4 ist, oh fuck, ich habe es ein halbes Jahr liegen lassen. Oder richtig, richtig lange, bitte entschuldige, es war überhaupt nicht böse gemeint.

Passt leider auch jetzt gerade nicht zu uns, aber ich wollte dir noch ein Signal schicken, dass ich mich selber gefreut habe. Danke, mach's gut. Für alle diese vier Wege habe ich dann bestimmte Kürzel, die leicht merkbar sind, wo ich sage, alles klar, mit drei, vier Tasten drücken habe ich eine ganze E-Mail reinformuliert, passe nur noch den Namen an und die Person fühlt sich gewertschätzt und ich habe sowas extrem schnell abgearbeitet. Das heißt, an Kürzelsoftware führt für meinen Geschmack kein Weg dran vorbei. Das gepaart mit Vorlagen und dann noch irgendwie den Tastaturkürzeln, die du im E-Mail-Fach hast, dann ziehst du richtig Geschwindigkeit raus.

Als drittes Tool und damit den vorletzten Tipp möchte ich dir noch Ticketing-Gedanken mit auf den Weg geben. Das funktioniert für generische Mails, glaube ich, ganz gut und den Tipp habe ich heute bekommen vom lieben Ansgar Oberholz, was ich echt smart fand, weil ich habe für mich zum Beispiel festgestellt, ein Großteil meines E-Mail-Aufkommens kommt über unser Redaktionspostfach. Das sind dann einerseits Pressemitteilungen, aber andererseits ganz oft auch so Podcast-Anfragen. Hallo, ich möchte dir gerne den und den vorstellen oder ich habe ein spannendes Thema, kannst du dir vorstellen, dass ich zu dir komme? Und dann hat es sich mittlerweile eingebürgert.

Ich finde das ein bisschen unsäglich, aber es ist so, dass die Leute, wenn sie fünf Tage nichts gehört haben, nochmal schreiben. Das heißt, mit einer Podcast-Vorstellung verbindet sich in der Regel auch noch eine zweite E-Mail mit einer Nachfass-Mail. Und wenn man dann hingeht und nimmt zum Beispiel sowas wie Zendesk, was irgendwie ein Partner von uns ist und legt so ein Ticketing drauf, dann kann man im Prinzip das ganze E-Mail-Fach durch ein Ticketing-System durchschnorcheln, durchschleusen und mehrere Mitarbeiter können das E-Mail-Fach dann bearbeiten und man sieht halt, was mit passiert ist. Ich glaube, ein sehr charmanter Weg, um möglichst schnell auf Flughöhe zu kommen, dass man solche Sachen im Sinne von Delete, Delegate, Do einfach nochmal an andere delegiert und sich so eine Aufgabe teilt. Das heißt, wenn es ein generisches Postfach ist, kann man sagen, ich benutze so einen Service und wenn man sagt, alles Kleiniges ist mein Persönliches, entweder setzt man dann den Service nicht drauf an oder man kann auch einem Sender sagen, hey, das ist persönlich, bitte einfach direkt durchschleifen.

Dann bekommt man in sein privates E-Mail-Fach einfach die Tickets da direkt rein und bearbeitet sie alleine. Und jetzt der schönste und beste Tipp, glaube ich, zum Schluss, der 16. ist die Betrachtung von dem besagten Artikel von Thiago Forte, weil das war das Beste, was ich bis dato dazu gelesen habe.

Alles andere, was ich immer gelesen habe, waren viele so Sammlungen, wie ich sie dir gerade auch runtergebetet habe, mit irgendwie, keine Ahnung, überleg dir, wenn du eine E-Mail schreibst, nutz Tools, nutz Abkürzungsgeschichten, wie viel Uhr schreibst du sowas? Und bei dem Kollegen Forte war das so, dass er, finde ich, einen sehr, sehr spannenden Angang hatte, dass er nämlich sagt, wait a minute, unser Problem mit E-Mails ist doch, dass sie mittlerweile gefühlt alles machen. Das ist ein To-Do-System, da sind irgendwie so kreative Sachen drin, manche Mails hält man sich wie so Notizen vor, ich habe irgendwie Kalendergeschichten da drin, aber eigentlich sollte eine E-Mail nur eine Funktion haben, aus seiner Sicht ist das Collecting New Inputs, also neue Anregungen bekommen oder Austausche anstoßen, aber that's it. Und dann ist sein Gedanke zu sagen, es sollte vier Downstream-Systeme geben. Ich finde es ein ganz geiles Bild. Stell dir vor, du hast so einen Briefumschlag oben, zack, der kommt in deinen Postkasten rein. Und dann hast du vier Downstreaming-Systeme und zwei Alternativformen noch. Also eigentlich sind es vier Downstream-Systeme und zwei Funktionen. Funktion eins ist Löschen, wenn du sie nicht brauchst. Funktion zwei ist Antworten, wenn du im Zwei-Minuten-Fenster drin bist. Und dann gibt es vier Downstreams. Was sind das? Das sind einmal der Kalender.

Das heißt, die erste Idee ist, dein erstes Downstream-System soll dein Kalender sein. Wenn etwas eine Einladung enthält, ein iCal-Dokument oder was ähnliches, dann soll es in deinem Kalender sein, eingetragen werden, fertig aus, die Mail kann gelöscht werden, gelesen, markieren, whatever it is. Aber der erste Weg ist Kalender. Das funktioniert ja eigentlich mittlerweile einigermaßen automatisiert. Also ich muss mich relativ wenig mit Kalender-E-Mails rumschlagen, aber das ist dein erstes Downstream-System.

Dein zweites Downstream-System sind Task-Manager. Das heißt, manche E-Mails lässt du vielleicht ungelesen, weil sich eine Aufgabe damit verbindet. und dann ist es viel schlauer zu sagen, nein, ich versuche das jetzt mal explizit in mein Task-Management-System zu überführen, was zum Beispiel sowas wie Things sein könnte oder auch Asana. Es gibt in der Regel Andockungspunkte. Also Things benutze ich nicht, sondern wir benutzen Asana. Aber bei Things ist es zum Beispiel so, du kannst, glaube ich, teilweise bei Gmail zum Beispiel Buttons hinzufügen. Dann kannst du eine E-Mail per Button-Klick zu einem Think-Task machen. Oder im Falle von Asana kann man unter einer bestimmten E-Mail-Adresse, ich glaube, es ist x.asana.com, die E-Mail weiterleiten. Und dann landet der Betreff der E-Mail als Task in deinem General-Postfach. Also es gibt so ein generisches Postfach, wo du dann reingucken kannst, da landen dann E-Mails als Aufgaben. Man kann dann auch noch steuern, was im Text steht, wird die Beschreibung und ich glaube, man kann auch noch E-Mails hinterlegen. beziehungsweise wenn man bestimmte Ad-Replies reinsetzt, kann man auch noch zuordnen, wer diesen Task machen soll. Das heißt, das wäre das zweite Downstream-System. Erstes wäre Kalender, zweites wäre To-Do. Dann hast du schon mal alle Tasks, also alle E-Mails, die du dir ungelesen lässt, weil sie mit einer Aufgabe verbunden sind, zack in dein Task-System reingeballert, ohne dass sie dir dein E-Mail-Fach weiter beschweren und belasten. Die letzten beiden Downstreams, die sind manchmal, finde ich, nicht ganz so einfach auseinanderzuhalten. Das dritte nennt Thiago Forte die Reference App. Also was meint er damit? Ich gebe es immer mal auf Englisch wieder. Das ist Non-Actionable Stuff You Need to Save.

Also Dinge, die gerade keine Aktion erfordern, die man sich aber irgendwie abspeichern will zum späteren Angucken, beziehungsweise als Notiz, wo so das typische Tool zum Beispiel Evernote wäre. Das heißt, Evernote wäre das dritte Downstream-System. in diesem Beispiel, in dieser Logik, kannst du dich auch andere Notizfunktionen dir angucken, wo man sich Inhalte quasi abspeichern kann, die interessant sind und deren Content man nicht vergessen will. Und den vierten Downstream, den finde ich aber sehr, sehr ähnlich und das nennt er so eine Read-It-Later-App oder Read-Later-App, also Inhalte, die du konsumieren möchtest, aber nicht jetzt. Das ist gerade nicht zeitkritisch, du musst es dir nicht jetzt angucken, aber du willst es nicht verlieren, wo ich mir zum Beispiel Pocket angeschafft habe. Und lustigerweise, da merkt man aber, man muss so eine Systemik für sich echt im Kopf festigen. Ich habe die ganze Zeit gedacht, fuck, du hast so einen tollen Artikel gelesen über E-Mail. Wo ist der nochmal? Wer hat den nochmal geschrieben? Habe so meinen Browserverlauf durchsucht, nicht gefunden, mal gegoogelt, nicht gefunden.

Dann fiel es mir ein, ach ja, hast du bei Pocket abgelegt. Also diese Systeme muss man irgendwie auch zum Leben bringen. Es bringt nur dann was, wenn man wirklich aktiv drin ist. Aber dann war es total toll. Und dann hatte ich wirklich bei Pocket schön übersichtlich diesen Thiago-Forte-Artikel zum Thema E-Mail-Management. Also nochmal ganz kurz zusammengefasst, den letzten Tipp und ich finde, das ist wirklich Gold wert in Verbindung mit all den anderen Dingen, die wir schon hatten. Stell dir vor, eine E-Mail, zwei Funktionen, löschen oder antworten und dann hast du einfach vier Downstream-Systeme, Kalender, Task, References und Read Later. E-Mails rein, folgst dem Zwei-Minuten-Prinzip, dass du sagst, alles, was ich in zwei Minuten abarbeiten kann, mache ich nach diesen vier Downstreams und den zwei Funktionen. Was nicht geht, kann ich mir vielleicht nochmal für später zusenden lassen mit so einer Snooze-Funktion oder ich gucke mir halt an, kann ich Sachen delegieren. Wobei Tasks zum Beispiel auch so ein Delegationselement enthalten. Puh, so, das mal als wilder Ritt. Ich hoffe, dir hat das was gebracht und dein E-Mail-Fach ist jetzt auch bald wieder bei der Null angelangt und insgesamt, dass du weniger Stress hast, wenn man ganz ehrlich ist, ist es jetzt so lohnenswert, mit E-Mails so viel Zeit zu verbringen, irgendwie nicht so richtig, ne? Man kann sich neue Dinge erschließen, aber eigentlich, da hat ja Matze Hilscher mit seiner Autoreply ein bisschen recht, eigentlich möchte man lieber mit netten Leuten reden, mit den Kids spielen, das Wetter genießen oder oder. Und deswegen nochmal zum Abschluss dieser Gedanke. Deine Inbox ist nicht die To-Do-Liste, die jemand anders dir dauernd befüllt. Also behandle sie auch selber nicht so, sondern überleg mal, ob eines dieser Tools oder mehrere dieser Tipps dir vielleicht helfen. Und ich freue mich, wenn du einfach auch nochmal auf den LinkedIn-Thread klickst, da auch nochmal deinen Kommentar hinterlässt, schreibst, was du machst, bin ich immer neugierig. Und wie gesagt, bewerte uns, folge uns und bleib uns treu. In diesem Sinne, mach's gut, ciao, ciao.

**Outro: **Danke fürs Zuhören beim Digital Kompakt Podcast. Du merkst, hier ziehst du massig Wissen für dich und dein Unternehmen heraus. Wenn du mit uns noch erfolgreicher werden möchtest, abonniere uns auf den gängigen Podcast Plattformen. Und hey, je größer wir werden, desto mehr Menschen können wir helfen. Also erzähl doch auch deinen Kolleginnen und Kollegen von uns. Bis zum nächsten Mal.