Mail Mastery 📧: Wie schreibe ich gute E-Mails?

Joel Kaczmarek (00:03.136) Hallo Leute, ich sitze wieder mit dem lieben Erik Pfannmöller zusammen. Erik ist ja der Gründer der Culture Code Foundation, weil er ist erfolgreicher Seriengründer und als er seine letzte Firma verkauft hat, meinte auf einmal sein Käufer zu ihm, die sind natürlich da geblieben, er und sein Team in der Firma, sag mal, wie kommt es eigentlich, dass dein Team 50 Prozent besser performt als unseres? Und siehe da, woran lag es an der Firmenkultur.

Und deshalb sitzen Erik und ich regelmäßig zusammen und sprechen über gute Firmenkultur. Und manchmal fängt Kultur in ganz basic Sachen an. Erik sagt ja immer, Kultur ist das schlechteste Verhalten, das du deinem Team erlaubst, aufrechtzuerhalten. Und sind wir mal ehrlich, wer von euch da draußen schreibt nicht fleißig E-Mails und ist in seinem Messenger aktiv? Also sowas wie Teams oder Slack. Und dieses Thema nehmen wir uns heute mal vor. Wir reden nämlich ein bisschen wie die zehn Gebote von Erik.

Wir reden über die sieben Gebote für geschriebene Kommunikation, also egal welches Medium, und über die neun Gebote für Messagingkommunikation, also Teams, Slack und Co. Und dann nimmst du jedes Mal mit, warum macht man das, wie mache ich das, was eigentlich, nee, wie mache ich das, warum mache ich das und man, why, how, what, warum, was, wie. Und dabei nimmst du jedes Mal mit, warum ... Und dann nimmst ...

Und bei den Punkten, du merken, nimmst du bei jedem einzelnen Gebot mit, warum macht man das, was macht man dort und wie macht man es. Also total aufklärisch und schnanken wir nicht lange rum. Lieber Erik, schön, dass du da bist. Moin, moin.

Erik (01:29.574) Hallo Joel, freut mich wie immer bei dir zu sein. Es ist mir eine Freude über Firmenkultur zu sprechen. Und ich würde gerne hinzufügen, du hast vorhin gesagt, Kultur ist das schlechteste akzeptierte Verhalten an einer Firma. Und gleichzeitig ist Kultur die Summe aus allen Verhalten an einer Firma. Und was wir machen ist, es geht Hochleistung. Ich war ja mal Profisportler und mir geht es ausschließlich darum, Dinge besser, effizienter zu machen und dabei noch die Welt zu einem besseren Platz. Weil, wenn man gut kommuniziert, sind auch alle fröhlicher.

Joel Kaczmarek (01:35.31) Yes.

Joel Kaczmarek (01:58.031) Sehr gut. Hast du zum Start, wenn wir jetzt gleich über E-Mails, Messaging und allgemein geschriebene Kommunikation reden, hast du bisschen Statistiken eigentlich, by the way, oder mal Studien angeguckt, was so geschriebene Kommunikation angeht? Weil mein Verdacht, da verbrennt man unfassbare Wirtschaftsleistung, wenn man schlecht kommuniziert.

Erik (02:11.013) Es gibt eine McKinsey-Studie, sagt, Menschen, gut kommunizieren und gute soziale Kommunikationstourts, wie Teams zum Beispiel, nennen, dass die 20 bis 25 Prozent effizienter sind. Außerdem gibt es Studien, die sagen, Menschen, die viel Zeit auf E-Mails verbringen, sind im Durchschnitt weniger produktiv.

In anderer Art Weise E-Mail kommunizieren zum Zweck. Du musst nicht viele E-Mails schreiben, die nur richtig gut machen. Idealerweise sind sie kurz, knackig, prägnant und kosten dich nicht viel Zeit und nicht viel Zeit beim Leser. E-Mails und Messaging ist ein großes Thema und ein Dauerbranner.

Joel Kaczmarek (02:49.102) Und nochmal eine kleine Off-Topic-Frage. Ich glaube, wir kommen gleich dazu. Ich meine, ich habe da ein Gebot zu gesehen, aber ich saß neulich im Restaurant mit einem Unternehmer und einem Manager und dann haben sie sich beide freudig ihre Handys gezeigt und haben geguckt, wer mehr ungelesene E-Mails hat. wir reden von 100.000 Abbrechen, waren, wo ihr Stake so ein bisschen war. Hey, wenn was wichtig ist, schreiben sie nochmal oder sprechen mich drauf an, das kriege ich schon mit. Ich bin gar nicht auf diesem Inbox Zero-Trip. Ist es so Deins, dass du versuchst, es immer organisiert zu halten?

Erik (03:18.315) Es gibt ein ganz klares Best Practices und das ist täglich in Box Zero. Wir können gerne damit anfangen und falls dir aufgefallen ist, es ist total wichtig zu verstehen nach dem Motto Leute schreiben mir nochmal. Ne, wenn mir jemand etwas schreibt, dann sollte ich darauf antworten. Wenn mir zu viele Leute schreiben, muss ich strukturell dafür sorgen, dass mir weniger Leute schreiben, dass ich weniger E-Mails kriege. Aber wenn ich mir eine E-Mail vorschreibe, wie so jemand ruft mich an und sagt, hey,

Er sagt mir was und ich muss es mir anhören und dann kann ich überlegen, was ich tue. Warum sollte ich mir das durchlesen oder kriegen oder eine E-Mail kriegen, die ich gar nicht mehr antworte? Das heißt, wenn man außerdem in Geschwindigkeit denkt, dann sehen wir, machen ja auch Führungskräftetraining. Ganz oft ist das Thema Führungskräfte sind overwhelmed, sind nicht responsiv und es hängt an der Führungskraft. Natürlich auch, wenn man eher Micromanagement macht, was 80, 90 Prozent der Firmen machen. Und ich sage immer Daily Inbox Zero. Es gibt keine Nachricht, auf die du nicht

reagiert hast und die Reaktion heißt nicht die Antwort. Die Reaktion heißt, ich hab's gesehen, ich melde mich darauf. Und es gibt nur die Ausnahme, wenn sozusagen Leute wissen aus dem Kontext heraus, du, das ist eine E-Mail und es ist abgesprochen, dass ich erst in zwei Wochen antworte, das ist natürlich okay. Aber wenn ich eine neue Nachricht kriege, dann sollte ich sie lesen und darauf reagieren. Zumindest bei internen Nachrichten, bei externen gibt's eine andere Bearbeitungszeit. Und der große Trick ist einfach, mach ich total oft ...

zu sagen, danke habe ich gesehen, melde mich bis zu dem und dem Tag bei dir. Dann ist klar, dass es angekommen ist und es gibt ein klares Commitment. Also Daily Inbox Zero heißt nicht alle beantworten, sondern heißt alle gesehen zu haben. Und es gibt ja mittlerweile die, ich weiß nicht ob Leute das kennen bei E-Mails, du hast ja so eine Inbox und du kannst die E-Mails archivieren. Es geht darum zu sagen, die E-Mail ist bearbeitet, sie ist archiviert, aber in meiner neuen Inbox, in dem was ich bearbeiten muss, da sollte nichts sein, was ich noch nicht bearbeitet habe.

Joel Kaczmarek (05:10.286) Gut, also es heißt nicht, ich habe schon die finale Antwort gegeben, sondern ich habe sie wahrgenommen. Wie machst du denn das? Also wir haben ja Why, What, How vorgeschlagen oder versprochen und ich habe gerade als erstes so gedacht, KI ist natürlich so ein Thema, dass jetzt Leute, glaube ich, dazu übergehen, sich damit irgendwie einen abzuwerfen. Aber wie machst du das denn? Wie kommst du denn hin zu Daily Inbox Zero?

Erik (05:32.262) Ich glaube, das Wichtigste ist, genug Zeit zu haben und E-Mails ein-, zwei-, dreimal am Tag zu lesen. Es gibt ausserdem zwei-Minuten-Regeln. Wenn du eine E-Mail-App von zwei Minuten beantworten kannst oder eine Nachricht, nicht nur E-Mails, tu es einfach. Und ansonsten schreib zurück, danke, habe ich gesehen. Ich werde dir bis dann und dann antworten. Und dann gibt es ja das Scheduling-Feature, wo du sagst, ähm...

erinnere mich übermorgen an diese E-Mail und da kommt sie übermorgen und dann ist sie ein geplantes To-Do in der Zukunft. Manchmal kriegt man, dass es das große E-Mail-Thema ist. Du liest E-Mails und hast bis in einem E-Mail-Rabbit Hole, weil du siehst eine Nachricht und fängst an, auf einmal zu bearbeiten, aber die dauert länger und dann bist du eine Stunde in E-Mails drin, hast aber eigentlich nur ein einzelnes Thema bearbeitet. Und zum Schluss führt das auch zu Time- und Task-Management.

Joel Kaczmarek (06:22.714) Okay, also, zwei Minuten Regel. KI-Verantwort bist du mir noch schuldig geblieben. Arbeitest du damit?

Erik (06:31.173) Ja, insbesondere bei komplizierten E-Mail-Antworten gebe ich zu, nehme ich mittlerweile den E-Mail-Thread, gebe den an eine KI, diktiere meine Nachricht via Audio und sage, bitte formuliere das so, wie ich es typischerweise formulieren würde. Und das spart mir einfach Zeit. Das heißt, es geht schneller, gerade so bei ... Manchmal sitzt man an schwierigen, komplizierten E-Mails, superwohl formuliert sein müssen. sitzt man eine halbe Stunde dran und so geht es in 5 bis 10 Minuten. Das spart Zeit. Es gibt das Autocomplete-Feature.

wo einfach die E-Mail schon weiter für dich geschrieben wird. Und ansonsten würde ich schon noch einen Schritt zurück machen beim Thema KI und Automation. Es gibt hilfreiche Dinge wie E-Mails-Clustern, aber es bloß den E-Mails, eine Kommunikation zu der man lesen und beantworten muss.

Joel Kaczmarek (07:17.102) Gut. Okay, also erstens der Gebote der sieben, die wir für geschriebene Kommunikation jetzt mal vornehmen, ist Daily Inbox Zero. So, zweites, trägt den schönen Titel Read Three Times and Shorten. Also, liest es dir dreimal durch und kürzt es dann. Bisschen selbst erklärnd, trotzdem wollen wir natürlich verstehen, was dahinter steckt.

Erik (07:37.766) Warum? Geplante, strukturierte, kurze Kommunikation spart einfach Zeit. Und diese Nachfrage, wenn Leute was missverstehen, ist ein Riesenthema. Wenn ich eine Nachricht schreibe, dann nehme ich, dann schreibe ich sie und lese sie noch mal. Ich strukturiere sie noch mal. Ich überlege, der an dem ich das schreibe, hat ja den Kontext. Ganz oft schreiben Leute so Wörter wie zu diesem Thema. Und solche Wörter wie dieses Thema oder darum oder das ...

zu ersetzen mit dem echten Substantiv oder dem Verb das es geht, hilft total Missverständnisse zu vermeiden. Bei jeder 20. Nachricht schreibt man was und der andere versteht es einfach falsch. Und deswegen ist es nochmal lesen und absichtlich dreimal lesen und verkürzen. Dreimal lesen und verkürzen. Habe ich es richtig formuliert? War ich freundlich? Habe ich es richtig formuliert? Habe ich Fachbegriffe verwendet, die irgendjemand vielleicht nicht versteht und wenn er sie nicht versteht, kann er nicht gut auf Antworten. Das heißt, allererstes read three times and shorten. Das hilft total.

Zum Thema Lesen und Verkürzen, da kann KI helfen. Das mache ich wirklich, wo ich sage, nimm die finale Nachricht von dir, kopiere sie in einer KI und sage, verändere weder den Ton noch was anderes und verkürze sie die Hälfte. Das funktioniert und es kommt trotzdem der gleiche Inhalt drüber. Das heißt, die andere Seite muss die Hälfte Text lesen und spart sich Zeit. Und ganz zum Schluss, ganz oft das Thema

Anlage vergessen. E-Mails nicht getestet, links nicht getestet. Wenn du einen Link machst, bevor du die Nachricht schickst, klicke selbst auf den Link und guck, ob es funktioniert. Insbesondere bei geteilten Dateien. Machs in Mokognito-Modus und guck, dass die Datei auch mit der Person geteilt ist. Und das kostet mehr Zeit auf deiner Seite, ist aber Vollständigkeit.

Joel Kaczmarek (09:18.862) spart wahrscheinlich insgesamt mehr Zeit, weil dann kommt die Person wieder auf einen zu, sagt, kannst du das mal teilen, musst du wieder raussuchen, freigeben und so weiter. Also kann ich mir vorstellen. Okay, also finde ich ja sehr intuitiv. Dreimal durchlesen und kürzen. Drittes Gebot. Bottom line up front. Also das, worum es sozusagen unter dem Strich geht, willst du am Anfang genannt wissen.

Erik (09:38.406) Das hängt zusammen mit pyramidaler Kommunikation. heißt, manche Menschen denken ja in Geschichten. Das heißt, wir fangen an zu erzählen, ich habe heute das gemacht und das gemacht und das ist passiert und deswegen ist das das Ergebnis. Und wenn man diesen Gedanken hat, die Bottom Line, dann schreibt sie ganz am Anfang. Man kann das auch Executive Summary nennen, aber es heißt absichtlich Bottom Line Up Front. Das gilt für jede lange Nachricht, wo man zum Beispiel sagen kann, in einem Satz, diese Nachricht ist darum, dass ich

von dir Hilfe braucht sie dir mit dem Thema und dann fängst du an die Erklärung zu machen. Das gilt zum Beispiel auch für E-Mail betreffst. Schreib das E-Mail Subject immer zum Schluss der Nachricht, nicht vorher, weil erst zum Schluss der Nachricht weißt du worauf du eigentlich hinaus willst. Bottom Line Up Front. Außerdem wenn du Stichpunkte machst, dann formulieren Menschen typischerweise die Stichpunkte mit

Zum Beispiel, haben im letzten Quartal 32 neue Kunden gewonnen und haben unsere Vertriebszahlen so und so viel übererfüllt. Und wenn du den Stichpunkt nimmst, den du überlegst, wenn ich den in drei Wörtern zusammenfassen muss, wie würde ich ihn zusammenfassen? Dann sage ich, 10 % Quota, Overachievement im Q2 und dann die Erklärung, wir haben so und so viele neue Kunden gewonnen. Und wenn ich Stichpunkte mache, zum Beispiel, da gibt das auch. Du machst einen Stichpunkt, machst FED, zwei, drei, vier Wörter, die die Überschrift des Stichpunktes sind.

Dann erklärst du sie in einem Text. Am Anfang sagen, worum es geht, dem Leser zu verstehen, worauf du hinaus willst. Du kannst eine lange Nachricht schreiben und brauchst Hilfe. Oder du sagst, das ist nur zur Info. Oder ich brauche eine Entscheidung von dir, hier sind meine Argumente. Das Framing ganz am Anfang, bottom line up front, pro Nachricht oder in einem Stichpunkt, hilft unglaublich für die Übersichtlichkeit.

Joel Kaczmarek (11:24.392) glaube auch einfach so argumentativ, wenn du jemandem sozusagen vorneweg schon deine Haltung erzählst, dann versteht er die ganze Argumentation, die nach hinten rausfolgt, viel, besser. Weil manchmal ist es ja so, wenn du von A nach Z argumentierst, gehst du so bisschen im Prozess verloren. Was will der jetzt eigentlich sagen? Und ich weiß nicht, wie es dir geht, aber ich stelle so fest, Menschen hören überraschend wenig von dem, was man sagt. Also sende sieben Botschaften und es kommen vielleicht zwei an. Jetzt mal überspitzt formuliert,

Erik (11:49.638) An dem Punkt gleich eine Buchempfehlung. Das Pyramidenprinzip von Barbara Minto. Pyramidale Kommunikation sagt genau das. Du hast ganz kurz zusammengefasst, was du willst und danach kommt entweder eine Liste von Argumenten, die das hierarchisch unterstützen oder eine logische Kette. Das heißt A führt zu B, B führt zu C, C führt zu D. Das heißt du fängst am Anfang an mit deiner Bottom Line, machst dann deine Argumente und zum Schluss wiederholst du nochmal exakt deine Bottom Line. Wiederholung ist auch rhetorisch total wichtig.

braucht man dann E-Mail nicht, da steht es am Anfang oder in der Nachricht. Aber die strukturierte Kommunikation ist, die Leute wissen, warum erzählst du mir das eigentlich gerade? Das ist total wichtig. Bottom line upfront.

Joel Kaczmarek (12:31.096) Okay, so, und dann kommt so ein Classic, an den hab ich mich auch schon gewöhnt, nämlich deine vierte Geburt. Also, sich anzugewöhnen, dass man nur ein Thema pro E-Mail macht, weil man ist ja immer so Stück weit verführt, bin ich der Meinung? Dass man so, ich schreib dem Erik grade, ich hab drei Punkte, dann schreib ich dem alles in eine E-Mail, und dann bist du in der Antwortenposition undankbar dabei. Als ich argumentier, musst du's erzählen. Aber mir geht's immer so, dann denkst du, fuck, der hat drei Sachen erzählt.

Das wird dann so eine verklausulierte, ineinandergeschachtelte Antwort, man dann schnell baut. Das ist meine Vermutung zu dem Punkt. ich's getroffen.

Erik (13:04.453) Joel, hast das 100 Prozent getroffen. Das ist das Spannende bei diesem Programm. Das sind die Sachen, wo man embarrassed ist, wenn man es nicht sieht. Die meisten Leute haben das verstanden, aber sie haben es nie so klar gelehrt bekommen, an Beispielen. Deswegen machen wir das. Weil das so wichtig ist für die Effizienz in einer Firma, eine Kultur zu haben, man gut kommuniziert. Joel, das hast du gesagt, das ist 100 Prozent richtig. E-Mails oder Nachrichten sind themenbezogene Themen. Wenn du in einer Nachricht drei Themen hast

Und du antworten willst, dann antwortest du auf eins und dann musst du dir ja merken, dass noch zwei Themen offen sind. Und dann kommt eine andere Nachantwort zu einem anderen Thema von einer anderen Person. Es ist total vermischt alles. Das heißt, best practice ganz klar. Wenn wir jetzt mal E-Mail nennen und du hast drei Themen zu besprechen, dann mach einen ganz klaren Bottom-Line-Up-Front, ganz klares Subject und schreibe drei E-Mails zu dem Thema. Und diese Struktur, diese Klarheit hilft zu sagen, okay, dieses Thema muss eine Woche warten.

Daily Inbox Zero, scheduling auf nächste Woche. Das andere Thema können wir abhaken, ist auch Archived in meine E-Mail Inbox. Und das große Thema ist eigentlich in Kommunikation, für eine schriftliche Kommunikation zu wissen, wo steht was wann und das in so kleine Bits und Pieces aufzubrechen. Und deswegen One Message per Topic, so wie du es gesagt hast. Das führt dazu,

Das führt einfach dazu, dass Menschen direkt drauf handeln können. Wenn du eine große E-Mail mit fünf Themen schreibst, das muss ich machen. Oder ansonsten eine E-Mail, kurze Frage, kurze Antwort. Das ist gute Kommunikation.

Joel Kaczmarek (14:43.534) Das ist nämlich der Gipfel des beschissenen Schreibens. Wenn du drei Themen in einer E-Mail hast, zwei sind voll, du sofort beantworten kannst, hast du einen Mental Load weg. Das eine hindert dich aber daran, das Teil abzuschicken, weil das ist das Brett, das willst du dir vornehmen, und dann kaskadiert das in der Mail. Du du du du, in deinem Postfach, war's nicht mehr gesehen. Jetzt ist mir aber eine Sache noch im Kopf. zwar, manchmal ist es ja so, dass du wirklich mehrere Themen hast, und manchmal ist es so, dass die aber so interdependent sind.

einen Bezug zueinander haben. ist mehr so was wie eine Art Unterthema. haben das Dach, weiß ich nicht, Erik und Joel wollen ihre Kooperation ausloten. Dann gibt es entweder klares drei To-do's, jedes To-do eine E-Mail. Manchmal gibt's aber auch, im Bereich eins haben wir noch einen Klärungsbedarf, nämlich bei zwei Punkten. Und zack, bist du quasi Multitopic. Dann kannst du's gar nicht so gut trennen. Wie machst du das denn?

Erik (15:34.594) Jetzt sind wir im Bereich Dokumentation und Echtzeit-Kollaborationstools. Wir sprechen ja über Teams oder über E-Mail gerade, also über Messaging oder über E-Mails in schriftliche Kommunikation. Wenn ich ein kompliziertes Thema habe, benutze Notion oder Confluence oder Microsoft OneNote oder irgendein Dokumentationstool oder Google Docs und ich würde dann ein Dokument machen und würde sagen, Joel, wir haben diese zehn Themen, so eine Art Mini-Projektplan und dann würde ich einen Emoji an die Überschrift machen, die kann man wegtoggeln.

wegklicken und sagen du drei themen haken dran ein thema besprechen und ich schicke dir nur noch hey das war zu diesem dokument das ist linkschatt am browser und vielleicht macht man zehn minuten medium dazu und besprechen das und lösen das das heißt das ist eine andere art der kommunikation wir leben im zeitalter der echtzeit browser synchronisierten dokumenten die haben alles verändert dadurch ist remote arbeit possible weil wir gleichzeitig in echtzeit auf das gleiche stück digitales papier gucken können

und das mit Menschen teilen können. Und wir können Unterschriften, dieses Weggruppieren von Überschriften von Themen. Also es gibt es in fast jeder Software. Du drückst auf so ein kleines Dreieck, so einen kleinen Haken bei einer Überschrift und dann wird das klein. Dieses raus- und reinzoomen, komplizierte Themen, einzeln besprechen, aber auch wieder deep-diving. Das heißt, wenn wir fünf Themen hätten, dann würde ich dazu keine E-Mails schreiben. Würde ich sagen, Joel, das sind unsere fünf Themen, hier ist ein Dokument. Lass uns gemeinsam draufschauen.

Joel Kaczmarek (16:55.406) Okay, ich hab's immer nicht, gefällt mir. Nummer fünf von deinen Geboten ist, Formatting is king. Wie formatiere ich denn die E-Mail richtig gut,

Erik (17:05.277) Also Formatierung. glaube, warum? Das haben wir ja gesagt. Man kann es einfach besser lesen. Struktur hilft unserem Gehirn. Wir sind visuelle Menschen. Schreibe keinen langen Plain Text. Nicht mehr als zwei, drei Sätze. Eine ganz klare Sache ist, wichtige Wörter in Fett zu Highlighten. Das heißt, wenn ich Fließtext schreibe, dann Highlighte ich ein paar wichtige Wörter Fett. Außerdem benutze ich zum Beispiel so eine ...

Manchmal die Hintergrundfarbe, wenn ich von Leuten wirklich was will, dann heileite ich es so in einem leichten Gelb. Nicht dieses Signalgelb, sondern ein leichtes Gelb, wo ich sage, das brauche ich von dir. Das ist auch eines der anderen Best Practices. What do I need from you? Ganz zum Schluss am Ende, was brauche ich von dir? Ich bin ein ganz großer Freund von Bullet Points. Wir hatten vorhin Bottom Line Up Front auch einen Stichpunkt. Ein Stichpunkt muss, ein Stichpunkt, zwei, drei Fette Wörter, Doppelpunkt, Erklärung in normalem Text. Das hilft, das zu scannen. Du hast auch ...

logische Stichpunkte fünf Stichpunkte kurze Zusammenfassung dann die Erklärung und ich glaube in Summe sind so Emojis auch cool wenn du sagst die Glühbirne für eine Idee oder ich habe immer diesen Pfeil der nach rechts guckt für so eine Art Conclusion das hilft

Joel Kaczmarek (18:22.862) Also Fetten, Färben, Bullet Points, Emojis. Und jetzt mal Hand aufs Herz. Gut kommunizieren ist ja das eine. Trotzdem wollen die Menschen sich ja auch ein Stückchen Zeit sparen. Laufe ich Gefahr, wenn ich so was tue, was wir jetzt alles schon jetzt besprochen haben? Also schon mal zu sagen, ich lese es dreimal durch, ich kürze es. Die Bottomline nach vorne. Ich formatiere das Ding. Frisst sowas nicht unglaublich Zeit, dieses ganze Formatieren?

Erik (18:27.812) Ja, wei.

Erik (18:52.203) Wir sprechen immer über ein Investment in gute Kommunikation. Das heißt, ja, das kostet Zeit, aber in Summe kriege ich eine bessere Antwort zurück. Ich verhindere auch mehr Zeit bei mir, weil die Leute nachfragen stellen, weil sie das nicht verstehen.

Erik (19:10.903) und im Kern führt das dazu, dass die Kommunikation schneller abläuft. Das heißt, ich höre das oft in diesen Workshops, ja das ist ja so aufwendig. Ich sage, nein, das ist nicht aufwendig. Es ist einfach auch nur nett, dem anderen gegenüber, strukturierte, gut formatierte, wohldurchdachte kurze Nachrichten zu schreiben.

Joel Kaczmarek (19:28.366) Okay, wir machen weiter. Nummer sechs, da kommen wir so ein Stück weit auf deinen ersten Punkt, nämlich Daily Inbox Zero, lautet 24-Hours Reaction Time. Also innerhalb von 24 Stunden Antworten. Warum ist das wichtig?

Erik (19:40.781) Das ist wichtig, um eine hohe Geschwindigkeit zu haben. großes Thema ist die Antwortzeit. Man kennt es vielleicht von Behörden. Manchmal haben Behörden so zwei, drei Monate Antwortzeit. Ich hab grad was mit der ... Ich leb ja in Österreich, aber bin in Deutschland steuerlich ansässig. Ganz normale Geschichte, ist ein Sonderfall, so Grenzgängerstatus. Dann sprichst du mit der Familienkasse, die für Auslandsdeutsche zuständig ist. Das dauert halt zwei Monate, eine Antwort zu bekommen. Wenn man in dieser Geschwindigkeit arbeitet ...

Wir haben auch größere Mittelständler, wo es manchmal sagt, ja, da brauch ich zwei Wochen für eine Antwort. Die Geschwindigkeit ist einfach viel geringer und manchmal brauchst du einfach eine Antwort. Und deswegen ist eine Reaction time relevant. Das gehört zu Daily Inbox Zero. Daily Inbox Zero heißt, ich habe keine, kein E-Mail-Backlog. Und dazu gehört, in 24 Stunden sollte ich eine Art von Reaktion zeigen.

Die Reaktion muss aber nicht die komplette Antwort sein. Die kann auch nur sagen, du hab ich gesehen, mach ich total oft. Außer die Person weiß, dass es länger dauert und es ist ganz klar vom Kontext her. Und da höre ich ganz oft dieses Misunderstanding zwischen Reaktion und Antwort. Eine Reaktion kann auch einfach nur auf eine Teams-Nachricht oder Slack-Nachricht ein Emoji sein. Und wenn man eine Art von Kommunikationskultur hat, wo man sagt, ich geb dir den zwei Augen Emoji drauf, das heißt, ich habe die Nachricht gesehen.

Oder ich mache den Emoji mit den Haken dran. Jetzt nehme ich ein bisschen was von Messaging schon vorweg. Das geht nur bei Messages, E-Mails. Dann habe ich eine Reaktion gezeigt und der andere weiß, ich bin da. Ich habe es gesehen. dann geht die 2-Minuten-Regel. Dinge, die du schnell machen kannst, beantworte sie. Wenn alle Leute 5 Tage warten auf ihre Antwort, dann verfünffacht sich im Durchschnitt die Bearbeitungszeit eines Themas. Und Geschwindigkeit ist in einer schnelllebigen Zeit wie heute wichtig. Deswegen

Stell dir vor, im Kundenservice hast du ein Service Level Objective, ein SLO. Warum gibt es nicht das Service Level für interne Kommunikation? Und wenn wir das mit den Kunden besprechen, wir immer, du, was ist euer interner Service Level? Und alle sagen, ja, ein paar Tage, eine Woche. Und dann frage ich, warum ist das so? Und zum Schluss kommt man immer wieder drauf, dass an einem Arbeitstag, wenn ich eine Nachricht kriege, man typischerweise als wohlorganisierter, wohlstrukturer der Mensch, der nicht völlig überarbeitet ist, jeden Tag schaffen sollte,

Erik (22:05.259) alle seine Nachrichten einmal zu lesen.

Joel Kaczmarek (22:09.394) ein bisschen auch drauf an, was man an Anzeigen kriegt pro Nachrichten, oder? Und wie viele von denen sinnhaft sind. Also ich meine, haben wir ja noch gar nicht drüber gesprochen, dass vielleicht manchmal auch eine E-Mail unnötig ist oder ich sie gar nicht erst schreiben sollte. Hast du da auch ein Gebot für?

Erik (22:28.607) Ich glaube, da kommen wir jetzt in das Thema typischerweise sind das ja keine E-Mails. das war eine schwierige Frage Joel. Die gibt es auf drei Ebenen. Die erste Frage ist, wenn du einen Teams hast oder einen Slack, verlasse irrelevanter Kanäle und mute Notifications. Das zweite Thema ist Monkey-Management als Führungskraft. Meist kommen bei Führungskräften viele Themen an.

Man muss sich auch mal rausziehen und so eine ACC-Kultur nicht machen. ich will dann nicht dabei sein, komm zu Minowats eskaliert. Also Monkey-Management ist, Mitarbeiter wollen immer der Führungskraft den Affen auf die Schulter setzen. Die Führungskraft muss sagen, nein, nehmen den Affen wieder zurück. Und zu sagen, ich kann da nicht involviert sein, weil das ist nicht mein Job, das ist dein Job, das Thema zu lösen. Das heißt, wenn man zu viele Nachrichten kriegt, dann sollte man zu seiner Führungskraft gehen und sagen...

Ich habe zu viel zu tun. Und dann sollte man gemeinsam analysieren, kriege ich zu viel E-Mail-Notifications oder bin ich in zu vielen Kanälen in meinem Messaging-System drin? Das heißt, ich sehe das ganz klar bei Nein zu sagen, anstatt Ja zu sagen und Kommunikation zu strukturieren.

Joel Kaczmarek (23:41.119) Gut, so, und dann lass uns noch mal ganz kurz in dein siebtes Thema reingehen, nämlich What I Need From You, dass wir das noch mal ganz kurz einmal sauber aufbereiten. Also, damit meinst du, dass du am Ende einer Nachricht der Person sozusagen gehighlightet schreibst, was du genau von ihr brauchst?

Erik (23:53.606) Ja, das ist a courtesy to the person. Typischerweise vergessen die Menschen zu sagen, ja, was ist denn jetzt genau das To do? Und wenn du immer am Ende denkst, was brauche ich denn jetzt von dir? Nach dem Motto, ich schreibe dir was, was brauche ich jetzt von dir? Und man diesen Gedanken hat und gerne auch die Überschrift what I need from you und sagt, ich brauche, dass du dieses Dokument bis zu dem Tag liest oder dass du auf meinen Kommentar bis zum 31. Oktober antwortest oder du hast kein To do, das war rein informativ für dich.

Das hilft, den Menschen zu verstehen, was sie jetzt tun sollen. Denn meistens sind die Menschen, denen man schreibt, nicht so tief in dem Thema drin. Und wenn das implizit drin steht, dann ist es ja, das habe ich dir doch geschrieben. Wenn man aber explizit zusammenfasst, what I need from you, ich brauche von dir, das bis zu dem Thema, dann kann die andere Person das nicht mehr missverstehen. Und das führt zu ganz klarer Klarheit.

Joel Kaczmarek (24:47.278) Ehre kurz auf Topic sozusagen, also off the record. Ich würde jetzt einen Cut machen, lass uns einen Zweiteiler draus machen, weil wir machen, nehmen wir gleich weiter auf, weil wir haben jetzt sieben Dinger, bei 25 Minuten, die anderen sind neun. Ich glaube, das macht sich ganz gut, oder?

Erik (25:01.823) wie ich spreche so gerne über das Thema. machen so viele Folgen, wie du möchtest.

Joel Kaczmarek (25:06.446) Dann mach ich eine Abmoderation, dann würde ich die Anmoderation vom Anfang einsprechen und du sagst, hallo, schön, ich da sein darf. Dann sollen die Producer das bitte umschneiden. Gut. Ja, cool. Du komm, dann fassen wir noch kurz zusammen. Deine sieben Gebote für geschriebene Kommunikation, was jetzt vorwiegend Mail war, aber sich auch auf andere Bereiche bezieht, die gehen wir noch mal durch. Also Nummer eins, Daily Inbox Zero. Dass wir es schaffen, jeden Tag einen Inbox Zero zu haben, heißt ja nicht beantworten, sondern kann nur Reaktion sein. Nummer zwei.

Read three times in shorten. Also liest sie noch mal durch und kürze es. Nummer drei, bottom line up front. Also du fängst am Anfang zu erzählen, was du möchtest, was dir wichtig ist, dann machst du die Argumentation. Nummer vier, one topic per message. Wenn du mehrere Nachrichten in einer hast, dann teilst du das auf. Nummer fünf, formatting is king. Du kannst durch deine Formatierung erreichen, dass die Leute deine Mails besser lesen können. Nummer sechs, 24 hours reaction time. Also versuche bitte eines Tages zu antworten, muss nicht inhaltlich sein, kann auch einfach nur sagen, ich hab's gesehen.

kann auch einfach nur sein, ich hab's gesehen und melde mich bei dir. Und Nummer sieben, what I need from you, du schreibst am Ende nochmal ganz klar heraus, was du von den Menschen brauchst. So, das also die sieben best practices, deine sieben Gebote für geschriebene Kommunikation. Und in unserem zweiten Teil machen wir wie gesprochen, besprochen, und im zweiten Teil machen wir wie besprochen nochmal neun von diesen speziell für Messaging. Also, lieber Erik, freue ich mich schon drauf und bis zum nächsten Mal.

Erik (26:28.857) Vielen Dank für's Gespräch.