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E-Mail-Management

E-Mail-Management bezeichnet die bewusste Organisation des eigenen Postfachs, also feste Regeln und Routinen dafür, wann Nachrichten gelesen, beantwortet, weitergegeben, abgelegt oder gelöscht werden. Ziel ist es, eingehende Post planbar in Blöcken abzuarbeiten, statt permanent darauf zu reagieren. Weil E-Mail für viele Berufstätige der zentrale Eingangskanal für Aufgaben ist, entscheidet ein tragfähiges System oft darüber, wie konzentriert und wie verlässlich jemand arbeiten kann.

BeispielEine Teamleitung öffnet ihr Postfach nur noch zweimal täglich für je 45 Minuten und entscheidet bei jeder Nachricht sofort: sofort beantworten, delegieren, als Termin in den Kalender übertragen oder archivieren. Nach dem Durchgang ist der Posteingang leer, und die eigentliche Arbeit steht dort, wo sie geplant wird.

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